יועץ כנס וירטואלי

הפיכת אירוע החברה שלך לאירוע וירטואלי אינה משימה קלה, במיוחד אם אתה עושה זאת הפעם הראשונה. כמו בכל אירוע פיזי, גם באירוע וירטואלי, יש הרבה דברים שעלולים להשתבש. יועץ כנס וירטואלי בעל ניסיון שילווה אותך בתהליך, יעזור לך באירוע וירטואלי מוצלח.

יכול להיות שהתכוונת לקיים כנס פיזי אבל הנסיבות (בין השאר הקורונה) גרמו לך לדחות או לבטל את הכנס. דחית פעם אחת ועוד פעם ולבסוך התחלת לחשוב על כנס וירטואלי.

אני בטוח שכבר הספקת לראות וידאו אחד או שניים עם תקלות מביכות באמצע שידורי זום: ילדים שנכנסים לחדר של הדובר, חתולים קופצים על המקלדת, בן זוג יוצא ערום מהמקלחת, דובר שקם בהתלהבות מכסאו רק שכח שהוא לובש תחתונים ולא מכנסיים ועוד…

אני מניח שבשנה האחרונה גם השתתפת ב- וובינר או שיחת וידאו שהיו בה תקלות טכניות למיניהם: דוברים שפתאום "נופלים" משידור, סרטוני וידאו שלפתע נתקעים, רעשים ועוד אוסף של תקלות טכניות לא נעימות.

לאחר שראית את כל הכשלים הללו, ייתכן שאתה שואל את עצמך האם בכלל לערוך אירוע וירטואלי?

זאת לא השאלה הנכונה! ואני ואסביר

אתה חייב לערוך כנס וירטואלי, כי זה הדבר הנכון לעשות עבור החברה שלך. זאת הדרך הכי משתלמת וגם הכי מהירה:

• להגיע ללקוחות חדשים
• ליצור לידים איכותיים
• לשמור על קשר עם לקוחות

אגב, בגלל הנגישות והנוחות להשתתף בהם, באמצעות אירועים וירטואליים ניתן להגיע לקהלים גדולים הרבה יותר, פשוט כי זה נוח ופשוט. הם המשתתפים: לא צריכים לטוס, לא צריכים לעמוד בפקקים, לא צריכים לפנות יום שלם – אני חושב שכבר ציינתי מספיק סיבות טובות למה אתה כן צריך לערוך כנס וירטואלי.

השאלה הנכונה, אם טרם אירגנת כנס וירטואלי, היא: מה מונע ממך לעשות כנס וירטואלי?

כבר ציינתי את הסיבות למה כן לערוך כנס וירטואלי ואתה גם בטח שמעת על סיבות נוספות למה כן ובכל אופן, משהו מונע ממך לארגן כנס וירטואלי.

מה צריך לעשות כדי לארגן כנס וירטואלי – פעילויות עיקריות:

• להקים צוות משימה
• לבנות את תכנית הכנס: לוחות זמנים, דוברים, מנחה של הכנס
• לבנות דף הרשמה ולחבר אותו לפלטפורמה הוירטואלית באמצעותה יועבר הכנס הוירטואלי
• לבנות את תכנית שיווק
• לבחור פלטפורמה שתענה על צרכי הכנס
• לעשות חזרה, בדיקה והדרכה עם הדוברים
• לנהל טכנית את הכנס

בהתבסס על צרכים אלה, בואו נפרט את האפשרויות שלך לשירותי אירועים וירטואליים:

ייעוץ לאירועים וירטואליים

ייעוץ לאירועים וירטואליים מתמקד בעיקר באסטרטגיה של האירוע שלך ועוזר לך להצליח. הייעוץ כולל הדרכה לבחירת התוכנה המתאימה ביותר לצרכים שלך, בניית מצגות וירטואליות, פיתוח דרכים יצירתיות ליצירת מעורבות עם הקהל שלך, תהליך שיווק האירוע, אופי ההנחייה של הדוברים בכנס ועוד.

ייעוץ עבור כנס וירטואלי עשוי להתאים:

• אם יש לך כבר צוות שיודע איך לטפל באירוע פיזי ועכשיו זקוק להבנה איך מתנהל אירוע וירטואלי ומה צריך לעשות. אפשר להניח שאתה והצוות שלך השתתפתם באירוע וירטואלי, אבל זה לא דומה לניהול אירוע וירטואלי.
• אם אתה מרגיש שהפעם ארגון כנס וירטואלי "גדול" עליך.

סיפור מקרה

קיבלתי פנייה מחברה שעושה כנסים וירטואלים שרצתה אותי לנהל את הכנס הבא שלהם. הם עורכים וובינרים בעצמם עם עד 3 דוברים והכל עובד מצויין. עכשיו הם התחילו לעבוד על כנס של 3 ימים עם עשרות מרצים, מאות משתתפים והבינו שזה "גדול" עליהם. הם פנו אליי שאקח על עצמי את כל הצד הטכני של האירוע עם הידע והניסיון הרב שיש לי.

תכנון אירועים וירטואליים

האירוע שלך צריך להיות מתוכנן עד לפרט הקטן ביותר. כל דובר וכל בעל תפקיד בכנס הוירטואלי (וובינר) צריך לבצע את תפקידו על הצד הטוב ביותר. זה דורש תכנון, זה דורש אימון, אימון ושוב אימון.

אתה זקוק למישהו בעל ידע ונסיון שינהל את הפעילויות בתהליך, הרבה לפני שהשידור החי מתחיל, יעזור לך לקבל החלטות, יענה על שאלות הדוברים לקראת האירוע ותתפלא, גם של המשתתפים. גם להם יש שאלות עוד לפני שהאירוע מתחיל.

הפקת אירועים וירטואליים

הפקה של כנס וירטואלי מתמקדת בעיקר בביצוע הטכני ביום האירוע שלך. מפיקי אירועים וירטואליים מוודאים שכל מה שתוכנן ועליו נעשו חזרות – הכל יפעל בצורה חלקה.

מפיק אירועים וירטואלי מתאים מאוד כאשר אתה לא רוצה להתעסק בצד הטכני של הדברים ומוכן לשלם למישהו שיפיק את האירוע עבורך כדי שאתה תוכל להתעסק בדברים החשובים באמת.

מפיק אירועים וירטואלי מתאים לך כי החלק הטכני הוא החלק הבלתי צפוי ותמיד יש בו תקלות. אתה רוצה מישהו בעל ידע וניסיון שיעשה כל מה שנדרש כדי שתקלות לא יקרו וכאשר הן קורות, הוא ידע איך לטפל בהן.

מפיק אירועים מתרכז כולו בצד הטכני של הכנס הוירטואלי. הוא לא יעזור לך בשיווק בפייסבוק או בגוגל, הוא לא יעזור לך במציאת הדוברים, הוא לא יעזור לך בהכנת המצגות, הוא לא יעזור לך לבחור את סידור הפרחים באולם (בעצם, אין אולם פיזי 🙂 ) הוא ידאג שאם הדובר פותח מיקרופון – ישמעו אותו. אם הדובר משתף סרט וידאו – יראו וגם ישמעו את הסרטון וכדומה.

מפיק אירוע וירטואלי מוודא שהכנס הוירטואלי מתנהל בצורה חלקה מנקודת מבט טכנית.

לפעמים, מארגן הכנס, שאינו דובר בכנס, מבין שלמעשה, אם התכנון היה מפורט, אם החזרות עברו בהצלחה, אז במהלך הכנס הוירטואלי עצמו, כל מה שנותר למארגן האירוע לעשות זה לצפות בכנס המתרחש על מסך המחשב. נקודה.

קביעת צרכי הייעוץ שלך לאירועים וירטואליים

כאשר אתה מתחיל לארגן כנס וירטואלי כדאי שתעבור על השאלות האלה בהתאמה לאירוע שאתה מתכנן. שאלות נכונות ינתבו אותך לתשובה המתאימה לך ביותר:

• עד כמה ידוע לך על האירוע? משהו כללי או לפרטי פרטים?
• כמה דוברים מתוכננים להיות באירוע?
• מה המטרה הראשית של האירוע שלך?
• מתי האירוע שלך, כמה זמן הוא יימשך?
• האם האירוע כולו יהיה בשידור חי או ישולבו בו קטעי וידאו שהוקלטו מראש?
• לכמה משתתפים אתה מצפה?
• האם האירוע יכלול פאנל של דוברים?
• האם האירוע כולו וירטואלי או היברידי?
• באיזו שפה ישלחו מיילים לנרשמים? בעברית?
• האם נדרש דף הרשמה לוובינר? בעברית?
• האם נדרש תרגום סימולטני לשפות כמו רוסית, גרמנית, צרפתית?
• האם נדרש תרגום לשפת סימנים?
• האם אתה מתכוון לשלוח מסרון SMS תזכורות לנרשמים?
• האם יש להפיק תעודות השתתפות וירטואליות למשתתפים בכנס?

אם עדיין אין לך את התשובות לשאלות אלה, זה בסדר! כדאי לך להתייעץ עם יועץ אירועים וירטואלי כדי לקבל את התשובות הטובות ביותר לכל השאלות שאין לך תשובה עליהן.

יועץ כנס וירטואלי יעזור לך לקבל החלטות שיגרמו לכנס הוירטואלי שלך להצליח.

עולם האירועים העסקיים השתנה מהקצה לקצה במהלך שנת 2020. כנס וירטואלי הוא כאן כדי להישאר ואתה צריך באמצעותו להשיג את המטרות העסקיות שלך ביותר נוחות, ביותר גמישות ובפחות מאמץ.

ולגבי התוצאות?

אתה מוזמן לנסות. מקסימום זה יצליח!

בין אם אתה מתכנן וובינר או כנס וירטואלי של יום שלם, יועץ אירועים וירטואלי יכול לעזור לך לקבוע מה הכי מתאים ליעדים שלך ולעזור לך להוציא לפועל את האירוע.