כללי התנהגות והנחיות בשיחות וידאו בזום שיעזרו לך להיראות טוב יותר וימנעו מבוכה

זה דבר בסיסי!

אני מצפה ששיחת הוידאו שבה אני משתתף תתחיל בזמן בדיוק כמו שאני מצפה ש: הטיסה תצא בזמן, ההצגה תתחיל בזמן, משלוח האוכל שהזמנתי יגיע בזמן ועוד הרבה דברים אחרים.

אני לא מצפה שיהיה עיכוב בגלל מי שאיחר, בגלל מי שלא הגיע בזמן.

מה? מגיע לי עונש בגלל שאני הגעתי בזמן? ממש לא!

על הרבה דברים שיכולים לשבש את ההגעה שלנו בזמן אין לנו שליטה. אין לנו שליטה על איכות האינטרנט, אין לנו שליטה על כך שחלונות 10 התחילה עדכון. אין לנו שליטה על כך שצריך להוריד וגם להתקין גירסה חדשה (כפי שקרה עם זום גירסה 5) ואין לנו שליטה על עוד אלף ואחד דברים שעשויים לעכב אותנו ולמנוע מאיתנו מלהגיע בזמן לשיחת הוידאו.

בניסיון לכוון את הכניסה שלך לוובינר לרגע האחרון יש הרבה סיכון שמשהו ישתבש.

להגיע בזמן – זהו כלל התנהגות בסיסי!

סרט הוידאו של הפרופסור הבריטי המכובד במהלך ראיון בבי.סי.סי כבר חצה את 39 מיליוני צפיות. בסרט שלפניך, שיחת הוידאו עם ה- BBC נערכה בשעות הערב. פרופ' רוברט קלי שהה בביתו עם בני משפחתו. אך לפני זמן לא רב הוא חזר מעבודה, פשט את בגדיו, לבש משהו קליק, ביתי.

לפתע, צלצל הטלפון ועל הקו תחנת הטלויזיה שמבקשת להעלות אותו לשידור חי. מיהר הפרופסור ללבוש חליפה ועניבה, נכנס לחדרו, סגר את הדלת והראיון החל.

במהלך הראיון "פרצו" שני ילדיו הקטנים לחדר וניגשו אל אבא היושב חנוט בחליפה ועניבה ומדבר על דרום קוריאה והרי לשם כך נקרא לראיון עם ה- BBC.

לא עוברות כמה שניות ואשתו "פורצת" בריצה לחדר וממש גוררת את הילדים החוצה תוך שהיא שומרת על קומה שפופה כדי שלא יראו אותה.

אז כלל ברזל: לא מספיק לסגור את הדלת, יש לנעול אותה!

אם שיחת הוידאו היא במסגרת הלימודים, בוא לשיחה לבוש כמו שהיית מתלבש למוסד בו אתה לומד.

אם השיחה היא עם לקוח, התלבש כמו שהיית הולך לפגישה פנים אל פנים עם אותו לקוח.

אם שיחת הוידאו היא עם צוות העובדים שלך, התלבש בדיוק כמו שאתה מתלבש לעבודה.

יש כאלה שחושבים שאם השיחה נערכת מהבית אפשר לעשות אותה בפיג'מה, אבל זאת לא גישה נכונה לדעתי. שיחה בפיג'מה ושיחה בלבוש מלא ומתאים היא לא אותה שיחה.

אני רוצה להדגיש את המילה מלא במשפט "לבוש מלא ומתאים" ולמה? בדרך כלל המצלמה מצלמת את פלג הגוף העליון ולכן, משתתפים חושבים שאפשר לשים רק חולצה ולהישאר בתחתונים.

אני רוצה לחזור לרגע לסרטון של הפרופסור המכובד שילדיו ואשתו נכנסו בסערה לחדר במהלך שיחת וידאו עם ה- BBC בשידור חי.

דבר אחד לא הבנתי בסצינה הזאת: מדוע האיש המכובד דחף בגסות את ילדתו הקטנה? מדוע לא לקח אותה על הידיים והוציא אותה בעדינות מהחדר?

המסקנה שלי היא שהוא לבש תחתונים! כן, כן, הוא לא לבש מכנסים. הוא היה בתחתונים או איזה שארוול, או מכנסי ספורט או משהו אחר, בטח לא משהו שתאם את החליפה.

כלל התנהגות בסיסי בזום: בוא לשיחה בלבוש מלא, כי מי יודע מה עשוי לקרות במהלך השיחה?!?

כדי שאתה תוכל להתרכז בשיחה וכדי שאחרים שמשתתפים איתך בשיחת הוידאו בזום לא תוסח דעתכם בגלל מה שקורה אצלך בחדר, דאג להימצא בסביבה שקטה.

זה לא רעיון טוב לשבת בפינת האוכל שמאחוריך מישהו מפנה את מדיח הכלים. זה עושה רעש איום ונורא והפעילות של פינוי המדיח מושכת את העין ואת תשומת הלב.
זה לא רעיון טוב לשבת במרפסת בה הרוח שורקת וכל פתיחה של מיקרופון מכניסה רעשים.
זה לא רעיון טוב לשבת במשרד שמאחוריך קיר זכוכית שקוף ואנשים עוברים. זה טוב לאולפן טלוויזיה, שם יש צוות צלמים, 3 או יותר מצלמות וכל 7 שניות נעשה מעבר פריים ועוד הרבה דברים שאין לך.
זה גם לא טוב שאתה תשב מול פעילות שמתרחשת שם בחוץ, בין אם זה במשרד, בבית או בחוץ, כי אז אתה לא תהיה מרוכז במה שקורה בשיחת האונליין.

מצא לך פינה שקטה שבה לא תוסח דעתך ולא תוסח דעתם של אחרים שיראו אותך בוידאו.

לא מספיק לסגור את הדלת ולנעול אותה. ישנם אנשים בבית או במשרד שינסו בכח להתפרץ לחדרך והעובדה שהדלת נעולה, זה ממש לא מפריע להם.

"מה פתאום הדלת נעולה?", "מי נועל את הדלת באמצע יום עבודה?", "ממתי הדלת שלו/ה נעולה?" ועוד שאלות דומות שעולות במוחם.

מה את/ה עושה בבית מלון שאינך רוצה שיפריעו לך? תולה שלט על ידית הדלת.

הצעתי היא לתלות שלט על דלת חדרך, במהחלך השידור החי, שכתוב בו מה הינך עושה אבל גם זה לא מספיק.

מה יחשבו אנשים שקוראים את השלט עליו כתוב: "אני בשיחת וידאו"? יש לכתוב להם בצורה ברורה מה עליהם לעשות כמו למשל: "אני בשיחת וידאו. נא לשמור על שקט", "לא לא להפריע, אני בשיחת וידאו".

השלט מיועד לא רק למי שמתכוון להיכנס לחדרך אלא גם למי שעובר לידו. שיחת מסדרון של מספר עובדים מול דלת חדרך, זה לא מה שהינך רוצה במהלך שיחת וידאו, נכון? לכן, השלט צריך להיות גדול ובולט.

יש שיחות וידאו שצריך להיערך לקראתם כמו לכל פגישה בהתאם לאופי שלה. אם אתה בשיחת וידאו בנושאי הדרכה והתבקשת להכין כלי כתיבה, מחשבון, תוכנה או כל דבר אחר – הכן אותו מראש.

אם בשיחת הוידאו עומדים לדבר על מסמך ואתה יודע זאת מראש, כדאי שיהיה לפניך מודפס או פתוח על המסך.

ארגן לך את סביבת העבודה עוד לפני שהשיחה מתחילה וכך תהיה לך גישה קלה ומהירה לתכנים ולכלים.

כבר דיברתי על סביבה שקטה, ללא הפרעות סביבתיות. בסעיף זה אני רוצה לחזור ולהדגיש את הרקע.

הרקע צריך להיות כזה שלא ימשוך את תשומת הלב של המשתתפים האחרים בשיחה. הוא צריך להיות רגוע כמו קיר חלק ולבן.

טלוויזיה פועלת ברקע מאחוריך?!? לא, זה לא!

רקע של מטבח, חדר משחקים של הילדים, חדר כביסה או חדר כושר הביתי שלך – לא!

כוננית ספרים יכולה להתאים ובתנאי שהספרים בה מסודרים.

תוכנת זום מאפשר יצירת רקע וירטואלי. זאת אפשרות נהדרת, אבל מה שמים שם מאחור ברקע הוירטואלי?

אפשר לעשות שימוש בתמונות שמגיעות יחד עם זום, כל עוד אלה הן תמונות עם מעט פרטים.

בענין של רקע וירטואלי, היצירתיות של אנשים לא יודעת גבול ואם תשים מאחוריך את הוידאו הבא, בטוח שכל עיני המשתתפים בוובינר יתמקדו בתמונת הוידאו שלך. מובטח!

שיחת וידאו באינטרנט כמו גם צפייה בסרטי וידאו צורכת יותר חשמל. זה נכון במחשב נייד וגם במכשיר נייד מסוג אייפון או אנדרואיד.

כדי להבטיח את פעולתו של המכשיר לאורך כל שיחת הוידאו בזום, דאגו לחבר את המכשיר בו אתם משתתפים בשיחה למקור מתח. זה יכול להיות מתח חשמלי מהקיר או סוללה חיצונית.

המצלמה במכשיר שלך היא מצלמה דיגיטלית והיא כל הזמן מחשבת ממוצע של כמות האור. כאשר מאחוריך יש הרבה אור כמו חלון פתוח בשעות היום, אור חזק חודר מהחלון וגורם למצלמה לצמצם את החשיפה, ממש כמו שאתה מצמצם את עיניך שיש אור חזק בחוץ. כאשר זה קורה, אתה, היושב מול המצלמה נראה כהה.

מה צריך לעשות?

לדאוג שיהיה מקור אור שיאיר על פניך. לסגור את כל מקורות האור מאחוריך.

אם השיחה נערכת בשעות היום בחדר ללא חלון או שהשיחה נערכת בלילה כאשר בחדר יש תאורה, דאג שתהיה לך תאורה על הפנים. מנורת לילה קטנה מאחורי המצלמה (והמחשב) שתאיר עליך, יכולה לעשות את ההבדל ולתת למצלמה אפשרות להציג אותך בצבעים טבעיים.

שיחת וידאו נערכת בישיבה אלא אם אתה עושה שיחת וידאו לא פורמאלית עם חבר/ה, מאהב/ת, ידיד/ה. לכל שאר סוגי השיחה בענייני לימודים או עבודה – השיחה נערכת בישיבה.

רבים חושבים שזה כיף ללמוד או לעבוד מהבית, בין השאר כי אפשר לעשות זאת מהמיטה. אבל, זה ממש לא כך.

זה לא מראה רצינות מצידך כשאתה משתתף בשיחת וידאו מהמיטה: לא כלפיך ולא כלפי המרצה / מנהל השיחה וגם לא כלפי המשתתפים האחרים בשיחה.

כבר הייתי נוכח בשיחות וידאו בהם אנשים משתתפים בשיחה עם מצלמה פתוחה ועוישם הכל חוץ מלהיות בשיחה: הם אוכלים ושותים, הם מדברים בטלפון, הם עונים למיילים, הם כותבים הודעות בנייד, הם משאירים את המצלמה והולכים, הם מסתרקים. זה לא התנהגות נאותה בשיחת וידאו ואם אתם רוצים לעסוק בשלכם, למה המצלמה שלכם פתוחה?

הנח את המחשב שלך על משטח יציב.

לשים את המחשב שלך על הברכיים זה לא טוב מכמה סיבות: האחת, המחשב מתחמם ומחמם את רגליך ואת אבריך. הסיבה השנייה היא שמחשב על הברכיים זז כל הזמן ואיתו המצלמה, דבר שיכול לגרום סחרחורת וכאבי ראש לצופים בך. סיבה שלישית, המצלמה נמצאת מתחת לגובה העיניים, מה שגורם לך להיראות מאיים כמי שמסתכל מלמעלה למטה, מה שמביא אותי לנקודה הבאה.

זכור! הצופה בך (הקהל) נמצא במצלמה. לכן, כשאתה מדבר, דבר אל המצלמה.

המבט הנוח ביותר הוא שמישהו רואה אותך בגובה העיניים. אם אתה גבוה מהמצלמה, מי שצופה בך רואה לך את הסנטר. מבחינתו זה נראה כמו שילד קטן מסתכל למעלה לעבר המבוגרים הגבוהים ממנו – לא מראה נוח במיוחד.

לכן, יהיה עליך להתאים את גובה המצלמה לגובה העיניים שלך ומכיון שהמחשב הנייד שלך נמצא על השולחן (ראה סעיף קודם) ואתה יושב על כיסא (ראה כמה סעיפים קודם) תוכל לעשות אחד מהשניים: להגביה את המחשב או להנמיך את הכיסא.

אתה צריך להיות 100% בשיחה ולכן הימנע מכל הסחות והפרעות.

סביבה שקטה מסביבך זה לא מספיק. עליך להשתיק את המכשיר הנייד שלך, להעביר אותו למצב רטט והכי טוב להעביר אותו למצב טיסה.

להתנתק ולהיות מרוכז בשיחת הוידאו.

לעיסת מסטיק נחשבת הרגל אוראלי מזיק שעלול ליצור נזק גדול לשיניים, לפה, ללסתות וגם לצוואר ולראש.

שלא תבינו אותי לא נכון: אין לי שום דבר נגד מסטיק. לעיסת מסטיק ללא סוכר לאחר ארוחה נחשבת כדבר בריא וטוב לשיניים.

הידעת שמאז 1992 נאסר ללעוס מסטיק בסינגפור!

לעיסת מסטיק מותירה רושם שלילי. עליי.

אל תאכל ואל תשתה מול המצלמה במהלך פגישה או הדרכה. אכילה מול המצלמה מראה על זלזול, חוסר התחשבות וזה לא מה שאתם רוצה לשדר למשתתפים בשיחת האוןליין.

אם אתם פותחים שקיות חטיפים או מפצחים גרעינים והמיקרופון שלכם פתוח, זה עושה המון רעש, תופס תשומת לב. אז לא!

קורה לכולנו, אולי לך לא, שבשעת האכילה משהו נשפך על החולצה ואם אתה מצולם בשידור חי, זאת ממש חגיגה לעיניים.

בקיצור ולענין, לא אוכלים מול מצלמה.

סביבה העבודה שלך כוללת כל מיני "צעצועים" כמו: משחקי הרכבה, ספינרים, כדור גמיש, גולות מגנטיות, קליעה לסל, קפיצים, קובייה הונגרית, פעמון, מטוטלת, תמונת מסמרים, קליעה למטרה הם רק חלק מהצעצועים שיש לאנשים על השולחן שלהם.

חלק מהצעצועים משמשים להרגעה, אחרים לריכוז ואחרים להחיות זמנים "מתים" במהלך היום.

המקום של הצעצועים האלה הוא לא לפני המצלמה.

במחשב שלך יש מצלמה אחת ומיקרופון אחד. לעומת זאת במחשב שלך פועלות, בזמן אמת, הרבה תוכנות שכל אחת מהם רוצה גישה למצלמה ולמיקרופון. הבעיה היא שרק תוכנה אחת יכולה לקבל גישה למצלמה ורק תוכנה אחת יכולה לקבל גישה למיקרופון.

עכשיו תאר לך מצב בו במחשב שלך פתוחות התוכנות הבאות: Skype, Microsoft Teams, Google Meet, WhatsApp, Facebook וגם Zoom.

כדי לוודא שאתה נכנס לשידור עם מצלמה ומיקרופון עובדים, תוכנת זום מאפשר לך לבדוק את תקינות הציוד שלך לפני הכניסה לשידור – עשה שימוש.

זה הרגל טוב לדאוג שהמיקרופון יהיה במצב מושתק muted כאשר אתה לא מדבר.

הבעיה היא שאתה רוצה לדבר, עליך לזכור לפתוח את המיקרופון ורק אז לדבר.

הרבה אנשים שוכחים שהמיקרופון שלהם במצב מושתק ומדברים. כמאמר הפסוק הלקוח מספר שמות על סיפור חנה וילדיה: "שפתיה נעות וקולה לא ישמע" – זה לא בגלל שאתה שיכור (כך חשב עלי שראה את חנה) אלא בגלל ששכחת להפעיל, במשמעות להוציא ממצב מושתק, את המיקרופון.

אין לך שליטה על הרעשים בסביבה שלך. אמנם דאגת לסביבה שקטה אבל אין לך שליטה על אמבולנס או מכונית משטרה שחולפת ברחוב עם סירנה בקולי קולות. אין לך שליטה על המוסך שבקרבת מקום עבודתך שמפעיל את המברגה שלו לפרק גלגל של אוטו. אין לך שליטה על הגנן של השכן שמפעיל את מפוח האוויר (לגנן יש אטמי אוזניים, מעניין למה?). אין לך שליטה על השכנה שהחליטה לבקש ממך כוס סוכר וכרגע היא מחזיקה אצבע כבדה על פעמון הכניסה ועוד.

דאג שהמיקרופון יהיה מושתק כל עוד אתה לא מדבר.

וכאשר אתה רוצה לדבר?

בזום, לחץ והחזק לחוץ את מקש רווח (המקש הכי גדול בלוח המקשים), דבר.

סיימת? שחרר את מקש רווח.

זהו!

בעת הכניסה לשיחת הוידאו בדוק שאתה מופיע בשמך המלא והנכון. לפעמים אתה מצטרף לשיחת הוידאו ממחשב של מישהו אחר, אולי של הילד שלך ואז שמו יופיע בשיחה ולא שמך.

כאשר משתתפים בשיחת זום ממכשיר נייד רואים את שם המכשיר כמו Mi A2 Lite, iPhone או כל שם מכשיר אחר כי לא שינית אותו.

מכיר את זה שאנשים, באמצע שיחת וידאו, מתחילים לשוטט בבית או במשרד עם מצלמת פתוח במכשיר שבאמצעותו הם משתתפים בשיחה?

"ג'ניפר המסכנה" הפכה לויראלית באינטרנט כי החליטה הגברת באמצע שיחת וידאו בזום, לקום ממקום ישיבתה בחדר. היא צעדה לעבר השירותים, הפשילה את מכנסיה וכל השאר בסרטון הקורע מצחוק שלפניכם.

בארגנטינה, במהלך שיחת זום של מחוקקי בית הנבחרים, אחד הנבחרים נישק את החזה של חברתו במהלך השידור.

אם לרגע קיבלת סחרחורת או ורטיגו במהלך צעידתה של ג'ניפר עם המחשב? אתה לא לבד.

אם אתה חייב לזוז לרגע במהלך שיחת הוידאו, כבה את המצלמה. חזרת לשיחה? תזוזה עם המצלמה גורמת לי ורטינגו, מושכת תשומת לב ומפריעה לקשב עבור שאר המשתתפים בשיחת הוידאו. לכן, אם אתה צריך לזוז ממקומך מכל סיבה שהיא, כבה את המצלמה.

חזרת לשיחה? התיישבת במקומך? הדלק את המצלמה.

הוידאו הוא שתופס נפח גדול בתעבורת האינטרנט. אם לפתע 'חסר' לך אינטרנט, מכל סיבה שהיא, כבה את הוידאו. לסאונד וגם לשיתוף המסך שלך לא צריך הרבה אינטרנט כמו שצריך להעברת וידאו.

אין לך ממש שליטה מלאה על מהירות האינטרנט ועל נפחי התעבורה, כך שאם לפתע תמונה הוידאו נעשת מטושטשת או מפוקסלת, זה הזמן לכבות את הוידאו. לאחר זמן מה, הדלק את מצלמת הוידאו.

הצ'אט מיועד לייצר תקשורת בין המשתתפים ובין המשתתפים למרצה. מנהל שיחת הוידאו בזום, יכול לקבוע את אופן השימוש בצ'אט, אם בכלל.

אתה יכול להניח שהצ'אט נועד לתקשורת בין המשתתפים למרצה ולא בין המשתתפים לבין עצמם. לכן, מנהל שיחת הוידאו בזום ידאג מראש לא לאפשר צ'אט פרטי בין המשתתפים.

אל תעשה שימוש בצ'אט כדי לכתוב מסרים לכל המשתתפים בשיחה.

עשה שימוש בצ'אט אך ורק אם מנהל השיחה נתן רשות לכך ולצורך שהוגדר, למשל: שימשו בצ'אט כדי לשאול שאלות או להאיר או להגיב.

פתח את המיקרופון שלך ודבר רק כאשר המרצה נתן לך רשות לעשות כן בקולו. אם אתה רוצה לדבר, עליך לבקש רשות ואת זאת אפשר לעשות באחד מהאופנים הבאים: האחד, ללחוץ על לחצן הרמת יד הנמצא בחלון משתתפים participants או להקליד בקשה בצ'אט או לסמן למרצה בידך שהינך מבקש את רשות הדיבור.

אפשר להניח שמרצה יראה לפחות סימן אחד מהרשימה הנ"ל ויחליט כיצד לנהוג, אבל צריך לשם כך סבלנות כי כנראה הוא יהיה מרוכז בתוכן ורק מעת לעת יסתכל בחלונית הצ'אט לדוגמה.

צ'אט זה המקום בו אתה רושם שאלות למנהל השיחה ולאנשי הצוות. מנהל השיחה יכול לקבוע הגדרות שונות לגבי התנהלות הצ'אט כמו למשל האם המשתתפים יוכלו לערוך בכלל צ'אט או רק עם המארח (מנהל השיחה) או באופן פומבי או באופן פומבי וגם פרטי.

המשמעות של צ'אט ציבורי היא שכל המשתתפים יכולים לראות אותו ולכן חשוב פעמיים לפני שאתה לוחץ Send – זאת בכלל עצה טובה לחיים.

גלה סובלנות למה שאחרים בשיחה אומרים, מקלידים ומביעים. אתה לא יודע מה הם מרגישים וחושבים – את זה רק הם יודעים. אתה שומע רק את מה שהם אומרים וצריך לתת קרדיט למנהל השיחה שידע לנהל אותם.

אם בכיתה פיזית, אתה "עושה פרצוף" בתגובה לדבריהם של אחרים בכיתה, רק 2 אלה שלידך רואים את הפרצוף או התנועה שעשית, כל השאר, אלה שיושבים לפניך לא רואים אותך. לעומת זאת בשיחת זום עם מצלמות פתוחות, כולם רואים אותך. זה הבדל ענק ויש לו השפעה.

אז מה אם המצלמה פועלת? המשך לגלות התנהגות אנושית כלפי הסביבה שלך וכלפי המשתתפים.

בוידאו של פרופ' רוברט קליי בו ילדיו הקטנים מתפרצים לחדר, אני ציפיתי שהפרופ' המכובד יעצור לרגע את הראיון, ייקח על ידיו את הילד הקטן, יושיב אותו על ברכיו לרגע – זאת התנהגות אנושית. במקום זאת, הוא ניסה בכוח להמשיך את הראיון, דבר שגרם לו לדחוף בגסות את הילד הקטן.

שיחות וידאו מעייפות ויש כבר מי שנתנו לזה שם: "עייפות זום".

לצפות ב- 49 פרצופים גדולים על המסך, כאשר לכל אחד רקע משלו, זה דבר מעייף. אבל אני בטוח שתתפ]לא, מה מעייף יותר.

ובכן, מה שמעייף בשיחת זום זה עצם העובדה שאתה רואה אותך.

המוח שלך עסוק בכל מי דברים שעיקרם היא דאגתך לאיך שאתה נראה: האם השיער שלי נראה טוב? האם החולצה ישרה? האם הגבות מסודרות? האם הפצעון בלחי ימין בולט מידי? וכיוצא באלה. שאלות ברומו של עולם שדורשות משאבים ולכן אתה מתעייף.

הפתרון: הפסק לראות את עצמך. המצלמה שלך עדיין עובד, המשתתפים בשיחה רואים אותך, אבל אתה לא רואה את עצמך.