עבור רבים מאיתנו, עבודה מהבית שנכפתה עלינו בעקבות COVID-19 פירושה שאנחנו מבלים זמן רב בשיחות וידאו כמו Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, WhatsApp, Skype וכלים דומים והדבר גורם לנו עייפות.
התופעה נקראת: עייפות זום בגלל פופולאריות השימוש בתוכנת זום.
איך נראת שיחת וידאו?
ראשים ענקיים בוהים בנו מקרוב (ממרחק של פחות מחצי מטר) ואחד מהם הוא הראש שלנו – כן, אנחנו מדברים לראי!
זה מאוד מלחיץ!
זה מאוד מאיים!
ומתברר שזה גם מעייף וכבר יש לזה שם: "עייפות זום", הנה מדוע.
לשיחה קצרה של מספר דקות זה נחמד ואפילו משעשע, אבל שיחת וידאו ארוכה עלולה להכביד עבור רבים מאיתנו במובן שאנחנו עובדים "קשה" יותר במהלכה.
מה עושה מי שעומד/ת מול הראי?
מסדר את עצמו, את השיער, את החולצה, מכוון את הראי, מתרחק, מתקרב, מכוון תאורה וכל הזמן עסוק ב "איך אני נראה/ת?".
זה המון עבודה שדורשת מאיתנו הרבה משאבים לכן, אין פלא, ששיחת וידאו בזום פשוט מעייפת אותנו.
אז מדוע פגישה מקוונת (שיחת וידאו, שיחה אינטרנטית עם וידאו ומיקרופון) מעייפת יותר מאשר פגישה פנים אל פנים?
אנשים מרגישים שהם צריכים להתאמץ יותר רגשית כדי להראות עניין. רוב הרמזים אינם מילוליים. צריך לשמור כל הזמן קשר עין עם שאר "הראשיים הגדולים" וההתמקדות האינטנסיבית הזאת בקשר עין מתמשך ובניסיון לפענח את הסימנים הלא-מילוליים מעשרות "ראשיים גדולים" היא מתישה.
פגישה פנים אל פנים
מפגשים באופן אישי לא נוגעים רק לצורך עסקי כמו שיווק, משא ומתן, מכירה או הדרכה, הם גם טקסים חשובים במסגרת הפעילות החברתית בעסק. בתור טקס, שיחת וידאו היא תחליף למפגש: במסדרון, בעמדת הקפה, ליד מכונת הצילום, במעלית, בחדר אוכל, בקפיטריה או בחנייה.
מפגשים פנים אל פנים הם גם מנגנונים חשובים לתקשורת של עמדות ורגשות בקרב שותפים ועמיתים עסקיים ולאוו דווקא בענייני עסקים נטו.
יש לרגשות השפעה על ההתנהגות שלנו והשפעה על קבלת החלטות עסקיות, דבר שמחייב אותנו לשים לב לדקויות התנהגותיות ולהפגין אמפתיה.
במה מפגשי זום שונים מפגישת פנים מול פנים?
מכיוון שיש לנו זיכרון עבודה מוגבל, המוח שלנו מוגבל ביכולת לעשות הרבה דברים במודע בבת אחת. לעומת זאת, אנו יכולים לעבד הרבה יותר מידע באופן לא מודע, כמו שאנחנו עושים עם שפת גוף.
מפגשי וידאו גוזלים משאבים קוגניטיביים רבים, ולעתים קרובות אנו מרגישים מתוסכלים ומרוקנים, במילה אחרת: עייפות זום.
1. עיבוד תקשורת לא מילולית בכמות עצומה
הרגשות שלנו מועברים ברובם על ידי אותות לא מילוליים כמו הבעות פנים, טון, מצמוץ בעין, תנועת ראש, משיכה באוזן, גירוד בראש ועוד סימנים לא-מילוליים שכאלה. אלה אינם תנועות של שפת סימנים, אלה הם תנועות טבעיות של אנשים, מי יותר ומי פחות.
בפגישה פנים אל פנים אנו מעבדים את הרמזים הללו באופן אוטומטי, ועדיין יכולים להאזין לדובר בו זמנית ולצפות במצגת. הסיבה לכך היא שאנחנו עם פנינו לדובר, הקשב שלנו מרוכז בו ומידי פעם אנחנו גם מעיפים מבט למשתתפים אחרים בפגישה. לרוב, אנחנו לא רואים את כולם במבט אחד, אלא מספר אנשים בכל פעם – דבר שמקל עלינו את עיבוד המידע ב- 2 הערוצים: הערוץ המילולי במודע והערוץ הלא מילולי באמצעות הלא-מודע.
בשיחת וידאו עלינו לעבוד קשה יותר כדי לעבד הרבה רמזים לא מילוליים מכל "הראשים הגדולים" שעל המסך. ככל שיש יותר ראשים, בזום אפשר עד 49 ראשים למסך, אנחנו עובדים קשה יותר. תשומת לב רבה יותר לראשיים אלה צורכת אנרגיה רבה.
לא רק מספר הראשים הם הבעיה. במחקרים נמצא שככול שיש יותר רקעים שונים בזום יש עלייה בכמות המידע המעובד וזה גורם לנו לעבוד יותר.
הידעת? אותה שיחת וידאו שלכל הדוברים יש את אותו רקע, תעייף פחות.
המוחות שלנו יחד (כולם רואים את כולם) כשגופנו מרגיש שאנחנו לא (כל אחד יושב בביתו). הדיסוננס הזה, בין מצבנו המנטאלי לבין מצבו הגופני, גורם לאנשים לרגשות סותרים ובסופו של ענין הוא גם מתיש.
קוראים לזה "עייפות זום".
2. חוסר של תקשורת לא-מילולית גורם לנו לעבוד קשה יותר ואנחנו מתעייפים
אם תמונה של עשרות ראשים מדברים גורמת לנו להתעייף, אז למה לא לעשות שיחת זום ללא מצלמה?
זה רעיון ששווה מחשבה וגם התאמה.
שיחת זום ללא מצלמה זה כמו שיחת טלפון. אתה שומע קול אחד ומתרכז בנאמר. למעשה כל השאר לא מעניין אותך. בשיחה מקוונת שעיניינה הדרכה, לא מעניין את המודרך איך מודרכים אחרים מגיבים לתוכן. לא כך המצב בשיחה עסקית או משא ומתן, שם אתה כן רוצה לראות את התגובות של הצדדים ולא רק לשמוע.
במהלך השנים למדנו לקרוא אנשים לפי שפת גוף. יש מי שמצביעים על כך שמעל ממחצית התקשורת בינינו עוברת בערוץ שפת גוף, מעל שליש בערוץ אינטונציה ופחות מ- 10% בתוכן המילולי (יחד זה צריך להסתכם ל- 100%, לא?).
המשמעות היא שבשיחת זום ללא פניהם של המשתתפים חסר לנו הרבה מאוד מידע!
במפגש מקוון שמטרתו הדרכה, אין משמעות לתנועת הידיים והרגליים, תנוחות הראש ואפילו תנועות העין של שאר המודרכים – המבט בפניהם של אחרים לא יעזור לך לקלוט טוב יותר את החומר, להיפך, זה רק יעייף אותך יותר (ראה לעיל).
במשא ומתן הפענוח של תוכן מילולי ושל אינטואציה, ללא וידאו, קשה יותר כי חסר חלק מרכזי של שפת גוף. לכן, קשה יהיה לזהות את ההקשר בו נאמרו הדברים והאם יש התאמה בין התוכן המילולי לשפת הגוף, מהסיבה הפשוטה שאין שפת גוף.
אנחנו שומעים את הדברים (תוכן מילולי), עירנים לדרך בה הם נאמרים (אינטונציה) ובעיקר מפענחים את מה שאנחנו רואים (שפת גוף). צריכה להיות התאמה בין שלושת הערוצים. לומר "אני מצטער" והבעת הפנים היא של "פחד" לא תייצר אמינות בעייני הצופה. להיפך, הצופה יעשה חשדן.
מכיון שחסר לנו מידע, אנו צריכים להשלים את החסר, דבר שלא רק גורם למשתתפים בשיחה להיות יותר וכחנים בשיחה אלא גם גורם לנו לעבוד יותר קשה!
3. מה אם הילדים יתפרצו לחדר?
אנו חשים חרדה מסביבת העבודה המרוחקת שלנו בבית וחשים שאין לנו שליטה על אירועים שעלולים לגרום לנו להיראות רע לעמיתינו בשיחת הוידאו.
- מה יקרה אם הרקע הוירטואלי שלי יפסיק לפעול וכולם יראו שאני יושב.ת בחדר כביסה?
- מה יקרה אם הילדים הקטנים יכנסו לחדר בזמן שאני מדבר.ת והמצלמה פתוחה?
- מה יקרה אם השליח מהסופר יגיע במהלך השיחה ולא יפסיק לצלצל בפעמון הדלת?
- מה יקרה אם הגנן של השכן החליט דווקא באמצע השיחה להפעיל את המפוח?
אף אחד מאיתנו לא רוצה להיות כמו טריני וודל Trinny Woodall, גורו אופנה בריטית ומגישת טלוויזיה, שעשתה שידור חי בפייסבוק כשבן זוגה התהלך עירום בחדר.
היא כמובן שלא היתה מודעת למה שקורה והתרכזה בתוכן השידור: טיפוח עור הפנים, איפור והלבשה אותו שידרה מחדר האמבטיה שלה – בהחלט מיקום ראוי לנושא טיפוח עור הפנים.
היא לא ציפתה שבן זוגה גם הוא ירצה לעשות שימוש באותו חדר אמבטיה וכך האוהדים של טריני זכו לצפות בבן זוגה ללא בגדים בכלל.
אל תנסו לחפש את הסרטון בדף הפייבוק של טריני וודל כי הוא נמחק, ולמענכם אני מציג סרטון מיוטיוב
4. אין הפסקות במהלך היום
לעתים קרובות, בדרכנו לפגישה אנו פוגשים אנשים כדי להתעדכן בנושאים או לדון בדעותינו לפני שנכנסים לחדר הישיבות.
גם אם יצאנו מהחדר שלנו והלכנו במסדרון כמה דקות, המעשה הפשוט של מעבר מחדר אחד לחדר אחר ממלא אותנו באנרגיה.
אבל בבית, אנו פשוט עובדים על משימה אחת ואז נכנסים לזום, אין שום הפסקה, שום "ריקון מצברים" לפני "טעינת מחדש", אנחנו עובדים בלי הפסק.
כמו כן, ידוע כי הליכה משפרת את היצירתיות. כל זה אינו קיים בזום.
5. התבוננות בפנים שלנו מלחיצה
הדגש המוגבר על הבעות פנים והיכולת לראות את עצמו יכול להפעיל עלינו לחץ. הצגת הבעות פנים שליליות משלנו (כמו כעס וגועל) עלולה להוביל לרגשות עזים יותר מאשר בעת צפייה בהבעות פנים דומות אצל אחרים.
לראות את הפרצוף שלך על המסך, כמו שאת.ה רואה את עצמך בראי, יכול לגרום לך להיות יותר מודע.ת לעצמך וזה אומר יתר התעסקות באיך נראים ובא לידי ביטוי בהתעסקות בלתי נפסקת בשיער, בייצוב המשקפיים, מתיחת הבגד ולשיפוט עצמי אובססיבי: רואים לי את הקמטים? האם זאת הזוית הנכונה למצלמה? האם אני נראת מבוגרת לגילי? ועוד ועוד.
6. לא שומעים
שתיקה בשיחה בין אנשים היא חלק טבעי בשיחה פיזית בין אנשים. ההפסקה בדיבור נועדה לתת זמן לשומע לקלוט ולעבד את המידע. אבל בשיחת וידאו שתיקה היא סיבה לחשד שיש נתק בתקשורת האינטרנטית.
ברגע של שקט, הראש מתחיל לעבוד: למה לא שומעים? זאת תקלה? האם הבעיה במחשב שלי? האם רק אני לא שומע? האם נפל לי האינטרנט? ועוד תהיות מהסוג הזה שיש להן משמעות אחת: אנחנו עובדים יותר קשה והתוצאה היא עייפות, עייפות זום.
כאשר יש נתק בשיחה בגלל ענין טכני, התמונה "קופאת" והקול לא נשמע.
כאשר יש הפרעה בשיחה בגלל ענין טכני, התמונה נעשת מטושטשת, נמרחת או קופצנית והקול מתעוות לעיתים.
כאשר יש הפרעה בשיחה בגלל ענין טכני, יש אי-התאמה בין הקול לשפתיים.
במחקרים נמצא כי עיכוב של 1.2 שניות בתגובה ברשת גורם לאנשים לתפוס את האדם המדבר פחות ידידותי או ממוקד.
בנוסף, אנשים מתוסכלים מכך שאחרים מדליקים ומכבים את המיקרופונים ואת מצלמות המחשב שלהם.
החווייה הלא טובה בגלל איכות האינטרנט ורעשי רקע גורמים לכך שהפגישה לא זורמת בצורה חלקה.
איך ניתן להיות פחות עייפים בשיחת זום?
עם תחזיות שמקום העבודה החדש יהיה שונה מאוד מהקודם, נראה כי זום כאן כדי להישאר.
ישנם מספר צעדים שאנו יכולים לנקוט כדי להפחית את ההשפעות השליליות של פגישות וידאו מקוונות.
ראשית, יש לשקול האם הפגישה צריכה להיות בשיחת וידאו. במקרים מסוימים, עדיף לעשות שימוש בפלטפורמות אחרות, הנה כמה אלטרנטיבות:
- פלטפורמת מסמכים משותפות עם הערות מפורטות (Google Docs, Office 365 וכדומה)
- טלפון
- דואר אלקטרוני
- קבוצת WhatsApp, או Chat קבוצתי
- וובינר
וגם, תמיד אפשר לצמצם את מספר פגישות הזום.
לפי מה ניתן להחליט האם שיחת וידאו מקוונת מתאימה לצרכים שלי?
שיחת וידאו מאפשרת לכל משתתף בה לפתוח מיקרופון ומצלמה. זה לא רק אפשרות טכנית אלא אנשים שהוזמנו לשיחת וידאו מצפים לעשות שימוש במיקרופון ומצלמה.
מחקרים מראים כי פתיחת מצלמה ומיקרופון מלווה בירידה ביכולת הקליטה של התוכן.
שיחת וידאו ללא מצלמה זה כמו שיחת טלפון וחסר בה מידע מערוץ חשוב ושמו "שפת גוף" ששוב גורם למוח שלנו לעבוד קשה יותר כדי להשלים את החסר.
שיחת וידאו לא מתאימה לכל מטרה של פגישה. בצד המטרה העסקית: שיווק, משא ומתן, הדרכה וכדומה צריך לבחון פגישה בפרמטר של מעורבות אנשים בשיחה:
לפיכך, ישנם 4 מצבים:
אם המטרה היא לייצר מעורבות גבוהה בין המשתתפים בפגישה לבין המרצה וגם ליצור מעורבות של קשר עין ושיח בין המשתתפים לבין עצמם, כלומר לראות וגם לשמוע את כל אחד מהמשתתפים, אז שיחת וידאו מתאימה למרות כל החסרונות שציינתי.
סוג הפגישה – אחד מול אחד או צוות מול צוות:
- משא ומתן
- שיחת מכירה
או
- סדנא מעשית הדורשת עבודה בקבוצות
אם יש צורך במעורבות בין המשתתפים לבין המציג אבל אין צורך במעורבות בין המשתתפים לבין עצמם, אז הפלטפורמה המתאימה היא וובינר. בוובינר, המשתתפים רואים ושומעים את המציג ודרך ההתקשרות שלהם עם המנחה היא באמצעות הקלדה.
סוג פגישה: אחד לרבים בין אם זה B2C או B2B:
- הדרכה
- שיווק
- מכירות
רבים חושבים שאפשר להפוך שיחת וידאו meeting ל- וובינר webinar על ידי כך שמשתיקים את כולם ומכבים להם את מצלמת הוידאו. בזום למשל, אפשר לסגור את המיקרופון לכולם בלחיצה אחת אבל לא כך לגבי מצלמת הוידאו אותה רק המשתתף יכול לסגור – בעיה.
בנוסף, משתתפים בשיחת וידאו מצפים לעשות שימוש בוידאו ואם המארח מבקש מהם לסגור את הוידאו הם מרגישים פגועים ומרומים. זה כמו להזמין מישהו לקחת חלק במשחק כדור ולהושיב אותו על הספסל.
אם אין צורך במעורבות בין המשתתפים לבין המציג, יש צורך במעורבות בין המשתתפים לבין עצמם, אז הדבר היכ קרוב לכך הוא שיחת וידאו עם חלוקה לחדרים breakout rooms.
אם אין צורך במעורבות בין המשתתפים לבין המציג וגם אין צורך במעורבות בין המשתתפים לבין עצמם אז וובינר היא הפלטפורמה המתאימה.
בוובינר, אפשר שלא לאפשר למשתתפים לייצר תקשורת עם המציג. זוהי למעשה תקשורת חד כיוונית, כמו צפיה בשידור חי בטלויזיה בלי יכולת להגיב, בלי יכולת לשאול שאלה או להעיר הערה או הארה. יכולות לכך סיבות רגולטוריות או סיבות אחרות. לפעמים ראש הממשלה עורך מסיבת עיתונאים ומאפשר שאלות עיתונאים ולפעמים לא.
סוג פגישה:
- העברת מסר חד-צדדית
עוד כמה עצות לטיפול בעייפות זום
- הסתר את תמונת הוידאו של המצלמה שלך. יש אפשרות בזום הנקראת Hide Self View. עשה בה שימוש
- חיבור אלחוטי של המקלדת והעכבר כך שתוכל להתרחק מהמחשב ועדיין לשלוט בו
- קח הפסקות מידי פעם במהלך האירוע הוירטואלי. סגור מצלמה: קום, הסתובב בחדר, חלץ עצמות וחזור לשיחה
- אם יש לך שולחן עבודה מתכוונן או עמדת עבודה ארגונומית המעודדת תנועתיות, מתכוננת ידנית ומאפשרת לשנות את גובה המסך והמקלדת לעבודה בישיבה ובעמידה, זה הזמן לעשות בה שימוש
- שנה מצב תצוגה זום. עבור בין Speaker View ל- Gallery View
שיחות וידאו הם כאן כדי להישאר, אז כדאי שתהיה מוכן לקראתן.
אם התעייפת משיחות זום אז אולי הגיע זמן וובינר!?
אני עובד עם מגוון חברות במשק מכל התחומים: מכון היצוא, מכבי שירותי בריאות, התאחדות התעשיינים, חברות ביטוח, עורכי דין, ארגונים ועסקים; מסייע להן למקסם את התוצאת שלהן ולעמוד בהצלחה ביעדים שלהן באמצעות וובינר. משלב ידע, ניסיון ומתן כלים להצלחה;
אשמח לשוחח איתך או עם גורם רלוונטי אצלך בחברה;
אני בטוח שנמצא דרכים, שבהן אוכל לסייע לך ולחברה שלך להצליח.
הפקת וובינר מקצה לקצה תביא אותך לתוצאה הטובה ביותר
ותחסוך ממך כאב ראש, טרחה והתמודדות עם תקלות בלתי צפויות
אני עוזר לבעלי חברות להעביר את המידע שיש להם בקלות, במהירות וגם בנוחות מבלי לצאת מהמשרד ולהפיק עבורם וובינרים וכנסים וירטואליים מתוזמנים, מסודרים ומוצלחים שזוכים לתשבחות.
איך תבטיח/י Webinar עם תוצאות מושלמות?
מה לקוחות אומרים על התהליך ועל תוצאות העבודה איתנו
