לבטל, לדחות או להעביר לדיגיטל כנס פיזי שאתה מארגן ללקוחות?

בכל שנה אתה מצפה לארח לקוחות, שותפים ועובדים שמתקבצים מרחבי הארץ או העולם למקום אחד כדי לדבר על העתיד, לחשוף חידושים ולחזק קשרים.

COVID-19 מציב אתגר רציני בפני מארגני כנסים, ועידות או תערוכות.

הנחיות משרד הבריאות בישראל הן:

  • חל איסור על התקהלות מאורגנת של יותר מ-2 אנשים, למעט אנשים שגרים באותו בית,
  • חל איסור על קיום התכנסויות וכנסים בינלאומיים בארץ,
  • יש להימנע מהשתתפות בכנסים בחו”ל, אם מתקיימים,
  • חל איסור גורף על קיום כנסים בינלאומיים בישראל.

אם אתה מתכנן כנס ללקוחות או לעובדים או לשותפים אתה צריך לוודא שזה תואם את אסטרטגית היציאה של ישראל ממשבר הקורונה.

כפי שזה נראה כעת, עומדות בפניך 4 אפשרויות:

בוא נדבר על האפשרות “לא לעשות דבר”

חג הפסח עבר עלינו בזום, אליהו הנביא נשאר מחוץ לדלת, למרות שקטורזה אומר שהוא “עובד חיוני” ואולי בגלל שהוא נשא או בקבוצת סיכון.

ברור לכולנו שסגר והיגיינה הם הכלים האפקטיבי להגנה מפני קורנה.

גם כן ברור לנו שה- אסטרטגיה ליציאה ממשבר הקורונה כוללת בתוכנה איסורים וביניהם התקהלויות, שמירת מרחק, נסיעות התחבורה ציבורית ועוד כהנה וכהנה.

אז לשבת על הגדר לחכות נס, לחכות שמשהו יקרה והקורנה תיעלם – זה לא יקרה!

אם כך, נותרו 3 אפשרויות:

  • לדחות את הכנס

  • לבטל את הכנס

  • להעביר את הכנס לדיגיטל

דחיית האירוע שלך

אם יש לך גמישות מספקת עם הספקים ועם הדוברים שלך, אולי כדאי לדחות את האירוע שלך למועד מאוחר יותר השנה או אולי לשנה הבאה.

להלן דוגמה להודעת דחייה מכנס מפתחי משחקים GDC:

לאחר התייעצות צמודה עם שותפינו בענף פיתוח המשחקים והקהילה ברחבי העולם, קיבלנו את ההחלטה הקשה לדחות את ועידת משחקי המשחקים שאמורה להתקיים בחודש מרץ הקרוב.לאחר שבילינו את השנה האחרונה בהכנות לתערוכה עם מועצות הייעוץ, הדוברים, המציגים ושותפי האירועים שלנו, אנו כועסים ומאוכזבים מאוד שלא נוכל לארח אתכם כרגע.

אנו רוצים להודות לכל לקוחותינו ושותפינו על התמיכה, הדיונים הפתוחים והעידוד. כמו שכולם הזכירו לנו, דברים גדולים קורים כשהקהילה מתכנסת ומתחברת ב- GDC. מסיבה זו אנו מתכוונים לארח באופן מלא אירוע GDC בהמשך הקיץ. אנו נעבוד עם השותפים שלנו לסיים את הפרטים ונשתף מידע נוסף על התוכניות שלנו בשבועות הקרובים.

להלן דוגמה נוספת מאירוע Qualtrics X4 :

הבריאות והבטיחות של הלקוחות, העובדים והשותפים שלנו היא העדיפות הגבוהה ביותר שלנו.

לאחר בחינה מדוקדקת, ולאור ההתפתחויות המתמשכות ב- Coronavirus COVID-19, אנו דוחים את X4 לתחילת הסתיו.

זימון מחדש של אירוע שבו בדרך כלל משתתפים כ- 16,000 משתתפים יאפשר לנו לספק את החוויה שהלקוחות, השותפים והעובדים מצפים לקבל בסביבה בטוחה.

אנו נרגשים לארח אתכם בהמשך השנה ונחזור אליכם עם מידע נוסף על תאריכים ספציפיים בשבועות הקרובים.

אם כבר נרשמת, ההרשמה שלך תחול אוטומטית על האירוע שנקבע מחדש. המידע העדכני ביותר יהיה זמין תמיד באתר

אנא הקדש רגע כדי ליידע אותנו אם יש לך שאלות בנוגע לרישום שלך כאן. הקול שלך חשוב, ואכפת לנו מהמשוב שלך.

אנו מצפים לארח אתכם בסתיו. עד אז, הישארו בריאים ובריאים!

שיטות עבודה מומלצות לדחיית האירוע שלך

  • הראו כי אתם עוקבים בשוטף אחר ההתפתחויות, הנהלים וההנחיות של ארגון הבריאות העולמי וכי כל ההחלטות שלכם הם בראש ובראשונה לטובת המשתתפים, הדוברים והשותפים שלכם.

  • בדוק עם המקום בו אמור להיערך האירוע ועם הספקים שלך כדי לראות אם אתה מכוסה חוזית. אם לא, בדוק אם אתה יכול לצאת מהחוזה. רוב הסיכויים כי הספקים יבינו את המצוקה שלך בעבקבות מגפת הקורונה, יבטלו את האירוע ללא קנס ויעדיפו לשמור על הקשר שיש להם אתכם.

ביטול האירוע שלך

במקרה הגרוע ביותר, תצטרך לבטל את האירוע שלך.

לאחר חודשים ולעיתים שנים של עבודה, זו יכולה להיות החלטה קשה מאוד לבטל את האירוע אך זו עשויה להיות הבחירה הנכונה.

אם זה קורה, דע שאתה לא לבד. חברות רבות ביטלו כנסים, ועידות וכנסים בגלל COVID-19.

תוכל למצוא דוגמה מהודעת הביטול של סיסקו לייב מלבורן בהמשך.

בשל החששות המתמשכים מההתפרצות הנוכחית של וירוס Coronavis, סיסקו קיבלה את ההחלטה הקשה לבטל את סיסקו לייב מלבורן שתוכנן ל 3-6 במרץ, 2020 באוסטרליה.

הלקוחות, השותפים והעובדים שלנו הם בראש סדר העדיפויות שלנו ואנחנו מאוד מאמינים שזו ההחלטה הנכונה בהתחשב בנסיבות הקיימות.

המחשבות שלנו הן עם אלה שהושפעו ישירות ממצב זה.

קבלת ההחלטה לבטל אירוע יכולה לגבות מחיר רגשי גדול. זה בסדר לבטא את זה בהודעות הביטול שלך.

להלן דוגמה לאופן בו סמנכ”ל השיווק בחברת Outreach פרסם את החדשות ב- LinkedIn בנוגע להחלטת החברה לבטל את הכנס השנתי שלהם Unleash:

אני יודע שאנחנו כבר חודש בתוך המשבר, אבל לא יכולנו לחכות. עקב מגיפת וירוס Coronavirus, נאלצנו צריכים לבטל את Unleash 2020.אנחנו הרוסים. 9+ חודשים של עבודה קשה. 100+ דוברים, 45+ נותני חסות, מעל 1,500 משתתפים שכבר נרשמו.

בטיחות הלקוחות, העובדים והשותפים שלנו הם בראש סדר העדיפויות שלנו. לבטל את הכנס הייתה הדרך היחידה להבטיח שעשינו את חלקנו באופן מלא.

שיחה קשה, אבל החלטה קלה. אנשים חייבים לבוא ראשונים.

בקרוב יהיה לנו מידע נוסף אודות תוכן וירטואלי כולל תכנית Outreach Keynote המלאה. פרטים על כך בהמשך השנה.

אם יש לך שאלות, עבור לדף הבית של Unleash כדי לראות את השאלות הנפוצות אשר מספקת גם את איש הקשר המתאים שיכול לעזור עוד.

משפחת Outreach מאחלת לך: הישאר בטוח שם בחוץ.

שיטות עבודה מומלצות לביטול האירוע שלך:

  • הראו כי אתם עוקבים בשוטף אחר ההתפתחויות, הנהלים וההנחיות של ארגון הבריאות העולמי וכי כל ההחלטות שלכם הם בראש ובראשונה לטובת המשתתפים, הדוברים והשותפים שלכם.

  • בדוק עם המקום והספקים שלך כדי לראות אם אתה מכוסה על חוזה. אם לא, בדוק אם אתה יכול לבטל את החוזה. רוב הסיכויים כי הספקים יבינו את המצב ויעדיפו לשמור על הקשר שיש להם אתכם.

  • תקשר עם כל השותפים המושפעים באמצעות אימיילים או וואצטאפ או כל דרך אחרת שתיבחר.

  • יש מדיניות ברורה (ונדיבה) בנושא העברת החזר / רישום למשתתפים – אל תמציא את הגלגל!

מעבר לאירוע וירטואלי

אין דבר טוב יותר מאשר פגישה באופן אישי, פנים-אל-פנים, אבל אם מדובר בבחירה בין לקיים אירוע או לא לקיים אירוע, ​​ישנם חברות וארגונים שבוחרים להעביר את המסרים שלהם דרך האינטרנט.

חברות רבות החליטו כי אירוע וירטואלי הוא האפשרות הטובה ביותר עבורם.

להלן דוגמה להודעות מאת אדובי ששיתפה באתר Adobe Summit:

בכל שנה אנו מצפים לארח את הלקוחות, השותפים והעובדים שלנו מרחבי העולם ב- Adobe Summit וב- Magento Imagine לדבר על העתיד של חווית הלקוח, לחשוף את חידושי המוצר והפלטפורמה האחרונים ולקבל השראה יחד כקהילה.במהלך השבועות האחרונים אנו עוקבים ומעריכים מקרוב את המצב סביב COVID-19 כדי להבטיח שאנו נוקטים באמצעים הנדרשים כדי להגן על בריאותם ורווחתם של משתתפי הפסגה של Adobe.

כתוצאה מכך קיבלנו את ההחלטה הקשה אך החשובה להפוך את Summit / Imagine 2020 לאירוע מקוון השנה ולבטל את האירוע החי בלאס וגאס.

אמנם אנו מאוכזבים מכך שלא נהיה יחד באופן אישי עם הקהילה שלנו השנה, אך אנו שמחים לארח את Summit Adobe כחוויה מקוונת.

שיטות עבודה מומלצות להעברת האירוע שלך לאינטרנט:

  • הסבר למשתתפים, לדוברים, למציגים ולצוות כי בחרת להעביר את האירוע באוןליין מתוך דאגה להם.

  • תקשר עם כל השותפים לאירוע באופן שוטף באמצעות אימיילים, וואצטאפ, שיחות וידאו.

  • הכן הודעה מסודרת לתקשורת.

מילות סיכום

אין להכחיש ש- COVID-19 מציב אתגר רציני בפני מארגן כנס.

אי-הוודאות, חוסר הידיעה מה יקרה בעתיד הקרוב והרחוק, היעדר תוכנית ברורה ליציאה מהמשבר – כל אלה מהווים בעיה כלפי מי שהשיווק שלו מסתמך על תערוכות, כנסים ואירועים.

אתם תבחרו מה מתאים לכם יותר: לדחות, לבטל או להעביר לדיגיטל כאשר הבריאות של העובדים, הלקוחות והספקים שלכם עומדים בראש.

לדחות או לבטל זה קל, אמנם זה כואב אבל זה קל בהשוואה להעברת הכנס לדיגיטל.

כנס דיגיטלי הוא “איזור לא מוכר” לרוב החברות בישראל ולכן האפשרות הזאת מלווה בחששות מסוגים שונים.

נכפה על כולנו לעבור לדיגיטל, בין אם אנחנו אוהבים את זה או לא.

נצלו את המשבר והעבירו את הכנס לדיגיטל.

ניהול מקצועי של וובינר עם ידע וניסיון רב בפתרון תקלות
בבקשה למלא את שדות החובה
33.3%

מלא.י את הטופס לקבלת פרטים נוספים

שם האירוע
This question is required
סוג האירוע?
אפשר לבחור יותר מאפשרות אחת
נדרש לענות על שאלה זו
תאריך האירוע
יש לציין תאריך או תאריכים מתוכננים
This question is required
מהו התקציב שלך?
This question is required
מה תכלול ההקלטה?
אפשר לבחור יותר מאפשרות אחת
This question is required
מהו משך ממוצע של סשן?
אפשר לבחור יותר מאפשרות אחת
This question is required
מה סוג הסשן?
אפשר לבחור יותר מאפשרות אחת
This question is required
מהי הערכתך לגבי מספר המשתתפים אוןליין?
This question is required

אודות הכותב

מומחה לתכנון, הקמה וניהול וובינרים עם ידע רב וניסיון של מאות וובינרים, רבי משתתפים, בארץ ובחו"ל. בין לקוחותינו: מכבי שירותי בריאות, משקי הקיבוצים, BDO, מכון היצוא, משרד הכלכלה, קרן היסוד, המוסד לבטיחות ולגיהות, התאחדות התעשיינים, אלון אולמן, אלון גל, אלן קאר וחברות עסקיות אחרות. מעניין אותך לשמוע איך אנהל את הוובינר שלך שיהיה מוצלח? פנה לקבלת הצעה לקבלת הדרכה וליווי וובינר שלך

כתוב תגובה

נגישות