בכל שנה אתה מצפה לארח לקוחות, שותפים ועובדים שמתקבצים מרחבי הארץ או העולם למקום אחד כדי לדבר על העתיד, לחשוף חידושים ולחזק קשרים.
ישנם אירועים מקומיים ובין-לאומיים שמציבים אתגר רציני בפני מארגני כנסים, ועידות או תערוכות.
אם אתה מתכנן כנס פרונטלי (פיזי) ללקוחות או לעובדים או לשותפים אתה צריך לוודא שזה תואם את המצב בישראל ובעולם, תואם טרנדים כמו הפחתת טביעת הרגל הפחמנית ולוקח בחשבון את נוחות המשתתפים.
עומדות בפניך 4 אפשרויות:
בוא נדבר על האפשרות "לא לעשות דבר"
כן, זה אפשרי אבל כנראה לא מעשי. בסופו של דבר יש לנו אחריות כלפינו, כלפי המשפחה שלנו ולכן אנו חייבים להמשיך בפעילות עסקית.
אז לשבת ולא לעשות דבר, לחכות נס, לחכות שמשהו יקרה וכל בעיותינו בארץ או בעולם יעלמו – זה לא יקרה!
אם כך, נותרו 3 אפשרויות:
דחיית האירוע שלך
אם יש לך גמישות מספקת עם הספקים ועם הדוברים שלך, אולי כדאי לדחות את האירוע שלך למועד מאוחר יותר השנה או אולי לשנה הבאה.
להלן דוגמה להודעת דחייה מכנס מפתחי משחקים GDC:
לאחר התייעצות צמודה עם שותפינו בענף פיתוח המשחקים והקהילה ברחבי העולם, קיבלנו את ההחלטה הקשה לדחות את ועידת משחקי המשחקים שאמורה להתקיים בחודש מרץ הקרוב.לאחר שבילינו את השנה האחרונה בהכנות לתערוכה עם מועצות הייעוץ, הדוברים, המציגים ושותפי האירועים שלנו, אנו כועסים ומאוכזבים מאוד שלא נוכל לארח אתכם כרגע.
אנו רוצים להודות לכל לקוחותינו ושותפינו על התמיכה, הדיונים הפתוחים והעידוד. כמו שכולם הזכירו לנו, דברים גדולים קורים כשהקהילה מתכנסת ומתחברת ב- GDC. מסיבה זו אנו מתכוונים לארח באופן מלא אירוע GDC בהמשך הקיץ. אנו נעבוד עם השותפים שלנו לסיים את הפרטים ונשתף מידע נוסף על התוכניות שלנו בשבועות הקרובים.
להלן דוגמה נוספת מאירוע Qualtrics X4 :
לאחר בחינה מדוקדקת, ולאור ההתפתחויות המתמשכות.. אנו דוחים את X4 לתחילת הסתיו.
זימון מחדש של אירוע שבו בדרך כלל מגיעים כ- 16,000 משתתפים יאפשר לנו לספק את החוויה שהלקוחות, השותפים והעובדים מצפים לקבל בסביבה בטוחה.
אנו נרגשים לארח אתכם בהמשך השנה ונחזור אליכם עם מידע נוסף על תאריכים ספציפיים בשבועות הקרובים.
אם כבר נרשמת, ההרשמה שלך תחול אוטומטית על האירוע שנקבע מחדש. המידע העדכני ביותר יהיה זמין תמיד באתר
אנא הקדש רגע כדי ליידע אותנו אם יש לך שאלות בנוגע לרישום שלך כאן. הקול שלך חשוב, ואכפת לנו מהמשוב שלך.
אנו מצפים לארח אתכם בסתיו. עד אז, הישארו בריאים ובריאים!
שיטות עבודה מומלצות לדחיית האירוע שלך
ביטול האירוע שלך
במקרה הגרוע ביותר, תצטרך לבטל את האירוע שלך.
לאחר חודשים ולעיתים שנים של עבודה, זו יכולה להיות החלטה קשה מאוד לבטל את האירוע אך זו עשויה להיות הבחירה הנכונה.
תוכל למצוא דוגמה מהודעת הביטול של סיסקו לייב מלבורן בהמשך.
בשל החששות המתמשכים… סיסקו קיבלה את ההחלטה הקשה לבטל את סיסקו לייב מלבורן שתוכנן ל 3-6 במרץ, 2020 באוסטרליה.
הלקוחות, השותפים והעובדים שלנו הם בראש סדר העדיפויות שלנו ואנחנו מאוד מאמינים שזו ההחלטה הנכונה בהתחשב בנסיבות הקיימות.
המחשבות שלנו הן עם אלה שהושפעו ישירות ממצב זה.
קבלת ההחלטה לבטל אירוע יכולה לגבות מחיר רגשי גדול. זה בסדר לבטא את זה בהודעות הביטול שלך.
להלן דוגמה לאופן בו סמנכ"ל השיווק בחברת Outreach פרסם את החדשות ב- LinkedIn בנוגע להחלטת החברה לבטל את הכנס השנתי שלהם Unleash:
…נאלצנו לבטל את Unleash 2020. אנחנו הרוסים. 9+ חודשים של עבודה קשה. 100+ דוברים, 45+ נותני חסות, מעל 1,500 משתתפים שכבר נרשמו.
בטיחות הלקוחות, העובדים והשותפים שלנו הם בראש סדר העדיפויות שלנו. לבטל את הכנס הייתה הדרך היחידה להבטיח שעשינו את חלקנו באופן מלא.
שיחה קשה, אבל החלטה קלה. אנשים חייבים לבוא ראשונים.
בקרוב יהיה לנו מידע נוסף אודות תוכן וירטואלי כולל תכנית Outreach Keynote המלאה. פרטים על כך בהמשך השנה.
אם יש לך שאלות, עבור לדף הבית של Unleash כדי לראות את השאלות הנפוצות אשר מספקת גם את איש הקשר המתאים שיכול לעזור עוד.
שיטות עבודה מומלצות לביטול האירוע שלך:
מעבר לאירוע וירטואלי
אין דבר טוב יותר מאשר פגישה באופן אישי, פנים-אל-פנים, אבל אם מדובר בבחירה בין לקיים אירוע או לא לקיים אירוע, ישנם חברות וארגונים שבוחרים להעביר את המסרים שלהם דרך האינטרנט.
חברות רבות החליטו כי אירוע וירטואלי הוא האפשרות הטובה ביותר עבורם.
להלן דוגמה להודעות מאת אדובי ששיתפה באתר Adobe Summit:
בכל שנה אנו מצפים לארח את הלקוחות, השותפים והעובדים שלנו מרחבי העולם ב- Adobe Summit וב- Magento Imagine לדבר על העתיד של חווית הלקוח, לחשוף את חידושי המוצר והפלטפורמה האחרונים ולקבל השראה יחד כקהילה. במהלך השבועות האחרונים אנו עוקבים ומעריכים מקרוב את המצב כדי להבטיח שאנו נוקטים באמצעים הנדרשים כדי להגן על בריאותם ורווחתם של משתתפי הפסגה של Adobe.
כתוצאה מכך קיבלנו את ההחלטה הקשה אך החשובה להפוך את Summit / Imagine 2020 לאירוע מקוון השנה ולבטל את האירוע החי בלאס וגאס.
אמנם אנו מאוכזבים מכך שלא נהיה יחד באופן אישי עם הקהילה שלנו השנה, אך אנו שמחים לארח את Summit Adobe כחוויה מקוונת.
שיטות עבודה מומלצות להעברת האירוע שלך לאינטרנט:
מילות סיכום
אין להכחיש שהמצב לפעמים מציב אתגר רציני בפני מארגן כנס.
אי-הוודאות, חוסר הידיעה מה יקרה בעתיד הקרוב והרחוק, היעדר תכנית ברורה ליציאה מהמשבר – כל אלה מהווים בעיה כלפי מי שהשיווק שלו מסתמך על תערוכות, כנסים ואירועים.
אתם תבחרו מה מתאים לכם יותר: לדחות, לבטל או להעביר לדיגיטל כאשר הבריאות של העובדים, הלקוחות והספקים שלכם עומדים בראש.
לדחות או לבטל זה קל, אמנם זה כואב אבל זה קל בהשוואה להעברת הכנס לדיגיטל.
כנס דיגיטלי הוא "איזור לא מוכר" לרוב החברות בישראל ולכן האפשרות הזאת מלווה בחששות מסוגים שונים.
נכפה על כולנו לעבור לדיגיטל, בין אם אנחנו אוהבים את זה או לא.
נצלו את המשבר והעבירו את הכנס לדיגיטל.
הפקת וובינר מקצה לקצה תביא אותך לתוצאה הטובה ביותר
ותחסוך ממך כאב ראש, טרחה והתמודדות עם תקלות בלתי צפויות
אני עוזר לבעלי חברות להעביר את המידע שיש להם בקלות, במהירות וגם בנוחות מבלי לצאת מהמשרד ולהפיק עבורם וובינרים וכנסים וירטואליים מתוזמנים, מסודרים ומוצלחים שזוכים לתשבחות.
איך תבטיח/י Webinar עם תוצאות מושלמות?
מה לקוחות אומרים על התהליך ועל תוצאות העבודה איתנו
