איך להתמודד ביעילות עם תקלות טכניות בלתי צפויות במהלך כנס וירטואלי, כנס היברידי, וובינר או שיחת וידאו

חוק מרפי (Murphy's law) אומר: "כל מה שיכול להשתבש, ישתבש" מקור.

האם לעיתים קרובות אתה מוצא את עצמך דואג שדברים ישתבשו?

הטבע שלנו הוא לפחד מהלא נודע, ויש לזה גם סיבה והיא: למנוע מאיתנו להיכנס לסכנה. במילה אחרת: חרדה.

לא אכנס כרגע להבדלים בין פחד לחרדה, אותם ניתן לקרוא כאן, רק אומר על חרדה: זוהי תגובה לדבר מה בלתי ניתן לשליטה, גורמת לתחושת חוסר אונים ובאה לידי ביטוי בתסמינים הפסיכולוגיים הבאים: אי שקט, מתח, פחד מפני העתיד, חוסר ודאות, מחשבות חוזרות ונשנות של פחד ודאגה, חוסר ביטחון. אם לתסמינים הפסיכולוגיים מתלווים גם תסמינים פיזיולוגיים כמו כאבים בחזה, קוצר נשימה וכדומה – זאת חרדה.

המוח שלנו נוטה לחשוב כי מה שמוכר הוא בטוח, מה שמוכר הוא טוב.

לדוגמה, אדם הנוהג במכונית ליעד בו נהג בעבר. איזה נתיב יבחר? בנתיב הידוע והמוכר או בנתיב חדש? מרבית האנשים יבחרו בנתיב הישן והמוכר.

מנהלים רוצים לערוך אירוע לקוחות, עובדים או ספקים. איזה סוג אירוע יבחרו? כנס פרונטלי שהם מכירים או אירוע וירטואלי שאולי הם השתתפו בו אבל אף פעם לא ניהלו?

בענף ניהול אירועים, בין אם הם אירועים פיזים, כנסים וירטואלים או כנסים היברידים, יש סיכוי שתקרה תקלה ולא הכל ילך בדיוק על פי התוכנית. איפשהו בדרך, משהו או מישהו יגרמו לבעיה.

החלק הטכני הוא החלק הבלתי צפוי ותמיד יש בו בעיות

הדבר החשוב עם זאת אינו הבעיה הספציפית עצמה אלא התגובה של הצוות הטכני אליה וכמה מהר הם מצליחים לפתור.

למה הדבר דומה?

לטייס במטוס נוסעים. הידעת שטייס של מטוס נוסעים עסוק במיוחד (הדגש על המילה 'במיוחד') בטיסה בשני פרקי זמן: בהמראה ו- בנחיתה.

ובשאר הזמן?

בשאר זמן הטיסה (טיסות נוסעים ארוכות) עומס העבודה על הטייס הרבה יותר קטן בהשוואה להמראה או נחיתה, אבל הוא שם, הוא שם כי הוא האיש הבכיר ביותר, בעל הידע והניסיון, היכול להתמודד עם בעיות שיצוצו במהלך הטיסה.

כבר אמרתי שתקלות יתרחשו והענין הוא איך צוות המטוס יתמודד איתן.

בדיוק כמו בכל דבר אחר בחיינו, כישלונות יתרחשו ולא משנה כמה נתכנן ונתאמץ.

ניהול אירועים וירטואליים נחשב לאחד התפקידים הלחוצים ביותר בדיגיטל: ארגון, ניהול והכוונה של דוברים, מנחים, מתרגמים ומאות משתתפים היא משימה מלחיצה ביותר וכאן בא לידי ביטוי הניסיון והידע שיש למנהל הטכני של האירוע הוירטואלי.

מנהל טכני מנוסה נותן למארגן האירוע שקט נפשי ומאפשר לו להתעסק בשיווק ובתוכן.

לא ניתן למנוע את כל התקלות מראש, אבל אם המנהל הטכני יודע לזהות מניסיונו ומתוך הידע העמוק שלו את הדברים הגדולים והקטנים המועדים לתקלה, תמיד אפשר להתכונן מראש.

יש אינסוף תקלות אפשרויות של מה שיכול לקרות ולא ניתן לחשוב על כולן. גם כאשר הוכנה רשימה ארוכה של תקלה ו- תגובה, תמיד יכול להיות מצב או תקלה שלא נצפתה מראש. פה נבחנת המיומנות והמקצועיות של מנהל טכני שידע לטפל במהירות ובצורה נכונה בתקלות טכניות שיתגלו במהלך הכנס הוירטואלי.

הכנה נכונה מובילה לביטחון ולנפש רגועה, שיכולה לפתור כל דבר.

אתה צריך צוות טכני בעל ידע וניסיון רב שאתה יכול להסתמך עליו שיודע מה לעשות כאשר קורות תקלות.