מדוע עליך לארגן אירוע היברידי עם או בלי Covid-19?

עם התפשטות נגיף הקורונה עם כל המוטציות שלו (ואריאנטים), מנהלים המתכננים פגישות ואירועים בחברות וארגונים עומדים בפני החלטות קשות האם לבטל, לדחות או להעביר לדיגיטל את האירוע.

הגבלות נסיעה למשתתפים בינלאומיים, חשש מפני התקהלות בחללים סגורים, חרדה כללית בקרב הציבור ושינויים דחופים בהנחיות שירותי בריאות הציבור, גורמים לחוסר ודאות בקרב מארגני אירועים בחברות.

שירותי בריאות הציבור מדגישים את החשיבות של התרחקות חברתית, מניעת התקהלות, שמירת מרחק של 2 מטר לפחות, עטיית מסכה – זה לא מסוג הדברים שעושים חשק להיפגש עם כל המגבלות האלה.

לכן, מנהלים רבים בוחרים במתכונת אירועים היברידיים המאפשרת התכנסות פרונטלית מצומצמת של קבוצה או קבוצות מקומיות שממנה משדרים ואליה משדרים תכנים למשתתפים מרוחקים.

אין פתרון אחד לכל סוגי האירועים.

יש אירועים שמתאים להם רק כנס וירטואלי,

יש אירועים שמתאים להם רק כנס פרונטלי,

יש אירועים שמתאים להם וובינר (כאן תוכל לקרוא מה זה וובינר),

יש אירועים שמתאים להם שיחת וידאו (זום מיטינג),

יש מנעד גדול של אירועים שמתאים להם כנס היברידי.

לפני יותר מעשור ראו מנהלים את האפשרות להעשיר אירוע פרונטלי עם אפליקציות למובייל. חומרה חזקה יותר ו- אינטרנט מהיר יותר הביאו לגל פיתוח ושימוש באפליקציות בכלל וביניהם גם פיתוח אפליקציות לצרכי כנס ותערוכה.

עד שנת 2020 השימוש באפליקציה של כנס היה nice to have. בשנת 2020, שנת הקורונה, השימוש באינטרנט לצרכי יצירת קשר הפך לכלי עיקרי must.

אירוע היברידי הוא תערוכה, כנס, ועידה, סמינריון, סדנה, הרצאה או מפגש אחר המשלב אירוע פרונטלי פיזי עם רכיב וירטואלי.

המושג כנס היברידי "יצא לאוויר העולם" בימי הקורונה, אבל בשטח כבר הרבה שנים שאני מנהל אירועים פרונטליים שמשודרים באופן מקוון בדיגיטל, רק שפשוט לא קראתי לזה היברידי.

מרכז מורשת מנחם בגין פותח קורס היברידי על "מבצעי חיל האוויר שהדהימו את העולם". המשמעות היא שמפגשי הקורס יתנהלו במרכז מורשת מנחם בגין בירושלים וישודרו בזום למשתתפים בכל מקום בארץ או בעולם.

האירועים ההיברדיים איפשרו השתתפות של אנשים שאולי לא יכלו להגיע פיזית בגלל אילוצי נסיעה או אזור זמן או כי היה רצון של החברה המארגנת להפחית את טביעת הרגל הפחמנית של האירוע.

היו אלה אירועי היבריד לייט, אני קורא להם, כי המרכז היה הכנס הפרונטלי והשידור החי של אותו אירוע היה בראש: "יש לנו כבר צלם שמצלם את האירוע לצרכי תיעוד, אז בוא נוסיף עוד מעט כסף ונשדר את זה גם באינטרנט".

כל עוד יש סגרים, איסור התקהלויות, מגבלות יציאת וכניסת נוסעים למדינות בעולם, כנסים היברידיים אינם באים בחשבון ואפשר לקיים כנס וירטואלי.

כאשר יש הקלה במגבלות ומותרת התכנסות עדיין עם מסכה, עדיין עם שמירת מרחק, אירועים היברידיים הופכים להיות אופציה רצינית שיש לשקול.

אירוע היברידי הוא יותר מאשר שידור חי באינטרנט של הכנס הפרונטלי.

אירוע היברידי אמיתי משתמש בטכנולוגיה כדי לתת לקהל באינטרנט חוויה הכי טובה שאפשרית.

הקהל המקוון לעולם לא יחווה את אותה חווייה כמו המשתתפים על רצפת הכנס הפרונטלי, אבל הרעיון הוא לתת להם את החווייה הכי טובה שאפשר.

להעביר למשתתפים באוןליין את תמונת הוידאו, מצגת וסאונד של הדובר על הבמה – זה המעט שניתן לעשות אבל כך לא נוצרת חווייה. להיפך, זה יוצר הרגשה של הזנחה והתעלמות אצל המשתתף באונליין וירידה משמעותית בחווייה לעומת המשתתפים באירוע הפרונטלי.

נוכחות של משתתפים גדולה יותר

כולם יודעים את זה, אירועים היברידיים מושכים קהל גדול יותר מאשר אירוע מסורתי פרונטלי וברור למה. לא צריך לנסוע או לטוס, לא צריך לחפש חנייה, לא צריך להיות תקוע בפקקים, לא צריך להתלבש, לא צריך להתאפר, אפשר להשתתף מכל מקום ולכן, מכיוון שזה כל כך קל, יותר אנשים משתתפים.

קל להשיג מרצים מרכזיים

הרבה יותר קל להשיג סלבס לאירוע היברידי מאשר לאירוע פרונטלי מכיוון שניתן לבצע את המצגות בקלות מכל מקום בעולם וזה יכול להשתלב יותר בקלות בלוח הזמנים העמוס של אותם דוברים.

גישה לקהל גלובלי

אתה כבר לא מוגבל לקהל מקומי, לארץ ולא בחו"ל. עכשיו, אתה יכול לאפשר לאנשים מכל רחבי העולם להצטרף לאירוע שלך.

העניין היחיד שעליך לדאוג הוא אזורי הזמן. שעת ערב בישראל, היא שעת צהרים ביבשת אמריקה ושעת בוקר מוקדמת מאוד במזרח אסיה.

עלות / תועלת

יותר משתתפים בתשלום, יותר הכנסה.

פחות משתתפים בכנס הפרונטלי, פחות הוצאות.

ומצד שני צריך צוות שינהל את האירוע הוירטואלי וזה עולה כסף.

אלה הם רק חלק מהפרמטרים. לכן, נדרש חישוב פרטני ומותאם לאירוע ההיברידי שלך.

גמישות

זו הסיבה המרכזית מדוע האירועים הווירטואליים המריאו; נוחות! כפי שצוין לעיל, לרוב האנשים יש לוחות זמנים עמוסים והם מהססים לסגור ביומן פרק זמן ארוך של שעות ואפילו ימים כדי לנסוע לאירוע ואז לנסוע חזרה.

הרבה יותר קל להם להשתתף עם אפשרויות אינטראקטיביות מקוונות גמישות.

פעולה זו מאפשרת להם לבחור מהיכן הם רוצים להשתתף באירוע היברידי; באולם האירועים, במשרד שלהם, בבית שלהם, מכל מקום!

פחות דרישות שטח

במקום הפיזי בו נערך בפועל האירוע צריך לדאוג לצוות עובדים שיכוון את המשתתפים, עמדות רישום, עמדת מודיעין, רולאפים, מתנות (אין כנס בלי מתנות!), כלי כתיבה, קטלוג. כל זה לא נדרש למשתתפים אוןליין.

בכנס היברידי צריכה להיות אפשרות להשתתף באופן אישי, אך סביר להניח שרוב האנשים יבחרו להשתתף אוןליין ממשרדם או מביתם כדי להימנע מצורך לנסוע ולקצר את פרק הזמן שמוקדש לכנס.

פחות דרישות שטח, פירושו מקום קטן יותר והוצאות נמוכות יותר.

איסוף וניתוח נתונים

הטכנולוגיה המשמשת להעברת אירועים מקוונים כוללת יכולות מובנות המאפשרות למארגנים למדוד הצלחה בזמן אמת. לכן, הוספת חלק וירטואלי באירוע האישי שלך תעזור לך לאסוף הרבה מאוד נתונים כגון; איזה סוג תוכן הם צופים, איזה שאלות הם שואלים, עם אלו משתתפים הם יוצרים קשר, אלו משאבים (דוחות, PDFs) הם מורידים, מילוי סקרי משוב ועוד.

בקיצור, הטכנולוגיה המקוונת לאירועים מאפשרת שיפור מתמיד במהלך האירוע וגם לאחריו.

השפעות החזר ROI לטווח ארוך

החזר על ההשקעה נמדדת לטווח הארוך לפי מחזור הקנייה של המוצרים או השירותים.

בחברה ביטחונית שניהלתי עבורה וובינר לקניינים ביבשת אמריקה, מחזור הקנייה הממוצע הוא 3 שנים ואצל חברה הנותנת שירותים צבאיים מחזור הקנייה הממוצע הוא 6 שנים עד לחתימת ההסכם.

סיכום היתרונות

גם אירועים פיזיים וגם וירטואליים משאירים בראשם של המשתתפים אסוציאציות חזקות של המותגים.

ההבדל הוא שבאירועים וירטואליים יש הרבה יותר קהל מאשר אירוע פיזי והם גם מסוגלים להאריך זמן רב יותר, לצבור יותר לידים ולהגיע ליותר אנשים.

האפשרויות להגדיל את ההחזר על ההשקעה שלך בטווח הארוך עם אירועים וירטואליים הן אינסופיות.

בטיחות למי שמתלבט במהלך מגפת ה- COVID-19

הגבלות נסיעה / טיסות למשתתפים בינלאומיים, חשש מפני התקהלות וחרדה כללית בקרב הציבור גורמים למארגני אירועים לחשב מסלול מחדש.

מתן אפשרות גישה מקוונת למשתתפים פוטנציאליים שחוששים לנסוע לאירועים בהחלט מרגיע אנשים רבים. באופן זה, המשתתפים המקוונים יוכלו גם לעקוב אחר האירועים וגם להישאר בטוחים בכל מקום. אפשרות זו באמת עוזרת לחברה שמארגנת את האירוע לערוך כנס רב משתתפים, רובם אוןליין ועדיין לקבל החזר על ההשקעה.

בטווח הארוך, כאשר המשתתפים המקוונים יישארו מחוברים לאירוע שלך, הם ירגישו יותר בנוח וכנראה יתחילו למצוא אומץ להשתתף באירועים פיזיים.

אירועים היברידיים מוסיפים עוד קולות לשיח

אירוע היברידי מבוצע היטב הוא הרבה יותר מאשר פשוט הזרמה בשידור חי של מה שמתרחש על הבמה.

ישנן מספר טכנולוגיות אירועים המספקות משוב מיידי מהקהל באולם ומהקהל בכל מקום, מה שמאפשר לדובר להכיר בשתי הקבוצות ולשלב באופן מיידי את התוצאות לשאלות או סקרים מיידיים במצגת.

נטוורקינג

למרות שהדעה הרווחת היא שאירועים מקוונים חלשים בענין נטוורקינג, כנראה רק בגלל שהמשתתפים לא יכולים ללחוץ ידיים, זה לא אומר שאין הזדמנות להתחבר.

ישנן מיגוון של אפליקציות שעושות בדיוק את זה.

חשוב על מעין רשת חברתית קטנה וסגורה למשתתפי הכנס בלבד. דרכה, המשתתפים יוכלו לשלוח הודעות טקסט אחד לשני, לקבוע פגישות, לכתוב פוסטים משלהם, להגיב לפוסטים של אחרים ועוד.

בתיאוריה כן, אך העובדה היא שאנשים רבים מעדיפים אינטראקציה אישית פנים אל פנים – נטוורקינג.

כבני אדם, אנו מעריכים שחיבור פיזי פנים אל פנים תמיד יהיה בחירה טובה יותר עבור סוגים מסוימים של פגישות.

מספר תובנות שהרבה עסקים וארגונים הבינו במהלך הקורונה וביניהן:

• אפשר לעבוד מכל מקום וזה גם הרבה יותר יעיל ואפקטיבי
• אפשר למכור, להדריך ולשמור על קשר עם לקוחות באמצעות שיחות וידאו ו- וובינרים.

אלו הן עובדות!

מה שבעבר נחשב "בלתי אפשרי", "לא יעלה על הדעת", "לא בא בחשבון" וכדומה, נמצא שהוא 'אפשרי' ובהחלט 'בא בחשבון'.

אין ספק שנסיעות עסקיות, פגישות, כנסים ותערוכות ייראו שונה מאוד כשאנחנו חוזרים אט אט לנורמלי החדש.

מנהלים המארגנים כנסים כבר הבינו שהתקציבים הולכים ומתהדקים ולכן מוטב להם להציע אפשרויות השתתפות וירטואלית באירועים שהם מארגנים.

אז, היו מוכנים לנורמלי החדש.

הסיבה הגדולה ביותר לכך שחברות לא ניסו אפילו כנסים וירטואליות היא הפחד מטכנולוגיה, פחד שתקרה תקלה במהלך האירוע הוירטואלי, יהיה נתק בשידור החי. אבל, בדיוק פה חברת getwebinar מציעה פתרון: ניהול טכני מקצועי של אירועים וירטואליים עם הרבה ידע וניסיון בפתרון תקלות.

יש גם חשש מפני החוסר בנטוורקינג. יש היום מיגוון של פתרונות דיגיטליים לצמצום הפער וצריך למצוא את הפתרון המתאים לכנס שאתה עורך. אני בכוונה כותב 'צמצום פער' כי נטווקינג בדיגיטל לעולם לא יהיה נטוורקינג פיזית פנים אל מול פנים.

"כנס היברידי" זה העתיד של עולם הכנסים העסקיים. שילוב של כנס פרונטלי ו- כנס וירטואלי. במתכונת זאת תהיה לך אפשרות לחשיפה הרבה יותר גדולה למוצרים ולשירותים שלך והרבה יותר הזדמנויות ליצירת הכנסה.

ובנוגע לצד הטכני שהוא תמיד החלק הבעייתי? תשאיר את זה לנו. אנו נדאג להיבטים הטכניים של השידור החי כדי שאתה תוכל להתעסק בתוכן ובשיווק.