חושבים על עריכת אירועים וכנסים פרונטלים? עכשיו ההזדמנות לשיפור

אחרי תקופה ארוכה בלעדיהם, אירועים פרונטליים מתחילים, אט אט, לחזור ליומנים שלנו.

מגיפת הקורונה השאירה מיותרת וללא שימוש את אחת מאסטרטגיית השיווק הכי שכיחות והכי אפקטיביות – מפגשים פרונטליים, אבל יש לזה כמה יתרונות.

ביטולם של אירועים פרונטליים חסך הרבה כסף למארגני אירועים וגם לנותני חסויות, אבל, ואולי זה הדבר החשוב, הוא גרם לכולם "לחשב מסלול מחדש".

COVID-19 אילץ את מארגני האירועים לראות את הנושא של אירוע פרונטלי מנקודות מבט חדשה ורעננה יותר. זוהי קריאת השכמה לתעשייה שלמה.

מנהלים בכל הדרגות אשר כנסים ותערוכות היו עמוד התווך של אסטרטגיית השיווק שלהם חייבים לבחון את האסטרטגיה שלהם מחדש לאור העובדה שלא ניתן לקיים כנסים פרונטליים עקב מגבלות הקורונה לא רק במשמעות של מה עושים עכשיו אלא בראייה לעתיד.

ברור לכולם, למארגני אירועים ולנותני חסויות, שכאשר יחזרו לפעול אירועים פרונטליים הם לא יראו אותו דבר כמו לפני תקופת המגיפה כי הלקוחות הפוטנציאלים "טעמו" את טעם ההשתתפות באירועים וירטואליים.

מערכות וובינר – לא המצאה חדשה

מנהלי בחברות וארגונים חושבים שהנושא של אירועים וירטואליים: וובינר או שיחות וידאו הוא תולדה של המגפה.

טעות! זה ממש לא כך!

הידעת?

הנה נתונים על כמה מהפלטפורמות לקיום אירועים וירטואליים: וובינרים ו- שיחות וידאו:

WebEx מאז 2000
GoToWebinar מאז 2006
Zoom מאז 2011
Microsoft Teams מאז 2017

בשנה וחצי האחרונה, הנושא של אירועים פרונטלים קיבל דחיפה אדירה והרבה מאוד חברות חדשות הוקמו לצד החברות הוותיקות, אותן ציינתי.

קיום כנסים פרונטליים והשתתפות בכנסים "על אוטומט"

הרבה מאוד ארגונים לקחו חלק בתערוכות, הפיקו כנסים "על אוטומט".

למה?

כי זה מה שעשו לפניהם בחברה מזה שנים רבות.

למה?

כי יש פחד "מה יקרה אם לא נשתתף בתערוכה או לא נקיים כנס פרונטלי?"

בתקופת הקורונה השאלות האלה נענו מעצמם: לא צריך להעריך, לא לשקול. זאת עובדה שלא ניתן להשתתף בתערוכות וזאת עובדה שלא ניתן לערוך כנסים פרונטליים. עובדה!

הנחיצות של השתתפות בתערוכה ושל עריכת כנסים פרונטליים עמדה במבחן ולא לתקופה קצרה של שבוע שבועיים, גם לא חודש או חודשיים אלא 18 חודשים לפחות!

מה קרה למכירות?
מה קרה לרווח?
מה קרה לתזרים המזומנים בחברה?
מה קרה לשביעות רצון לקוחות?
מה קרה לעלות רכישת לקוח?

כל מנהל צריך לבחון לפני המדדים הנ"ל ולפי עוד מדדי KPI אחרים מה קרה מאז פברואר 2020:
בלי השתתפות בתערוכות כמציג,
בלי השתתפות בתערוכות כמשתתף,
בלי ארגון כנסים פרונטליים,
בלי ימי עיון,
בלי להיות מרצה אורח על במות של כנסים שמארגנים אחרים.

לפי התשובות ניתן לדעת "כמה שווה?" וגם "האם שווה?" לקחת חלק באירועים פרונטלים שבהם לקחנו חלק "על אוטומט".

אירועים פרונטליים לא יראו כמו שנראו בעבר

מארגני אירועים שמתכננים לחזור לארגן אירועים פרונטלים צריכים להתחיל לחשוב מחדש על מה ואיך יראו האירועים שלהם בעתיד, כי דבר אחד בטוח: הם לא יראו כמו בעבר, לפני המגפה.

זכות לתוכן בעל משמעות

כנסים ואירועים מפגישים משתתפים עם המובילים באותו נושא או תעשייה. ההבטחה של מארגן האירוע לגבי התוכן צריכה להיות כל כך ברמה גבוהה כדי להצדיק עבור המשתתפים בילוי של שעות אינסופיות בסבל בפקקים, בהוצאה כספית, בזבוז ימי עבודה כדי להגיע ולהיות נוכח בכנס פרונטלי.

זכות לנטוורקינג

כל העניין של כנסים ואירועים הוא להיפגש, ליצור הזדמנויות עסקיות וגם ללמוד. אז למה כל כך הרבה מתכנני אירועים מעמידים מחסומים שמקשים על חיבור משמעותי, אם לא בלתי אפשרי?

הכנסים הבאים יהיו כנסים היברדיים. זהו כנס שיש בו שני קהלים: קהל פיזי הנוכח באירוע וקהל היושב בכל מקום. הנטוורקינג צריך להיות זמין גם לאלה וגם לאלה, גם לאור הערכה שמספר המשתתפים אוןליין יהיה גדול פי כמה (כן, פי כמה) ממספר המשתתפים באולם הכנסים.

הזכות לגיוון

לעיתים קרובות שאני פותח אתר או דף הרשמה לכנס ומסתכל ברשימת הדוברים. אני רואה פנים לבנות וגבריות. זה עושה רע לא רק לנשים, לאנשים צבעוניים ולקבוצות אחרות שאינן מיוצגות, אלא גם פוגע בתעשייה כולה.

כנסים ואירועים הם הזדמנות ללמוד ולצמוח מנקודות מבט מגוונות, ואנחנו מפספסים הזדמנויות בלתי נשכחות כאשר אנו שומעים תמיד מאותה שכבה של מובילים.

המשתתפים רוצים שהדוברים באירועים ובכנסים ישקפו בצורה מדויקת יותר את הדמוגרפיה שבה הם חיים. זה עשוי לדרוש שיפוץ של אופן גיוס הדוברים, אך זה הכרחי אם נרצה להפוך את האירועים לשווים ורלוונטיים בהמשך.

הזכות לצמצם פסולת

אירועים וכנסים הם אחד המקומות שהם נוצר הרבה זבל. אנשים מודעים לנושא איכות הסביבה, לצריכה במידה ולהקטנת טביעת הרגל הפחמנית.

על מארגני האירועים למצוא דרכים לקידום נושא הקיימות בכנס שהם עורכים ולהציג את הדבר כבר בשלב שיווק הכנס.

חברות וארגונים שנושא השמירה על איכות הסביבה חשוב להם, למי לא?, מתכננים את המעבר מכנסים פרונטליים לכנסים וירטואלים בידיעה ברורה שכנס וירטואלי לא יחליף במדוייק את הכנס הפרונטלי, אבל זה הפתרון הכי טוב שיש שגם מאפשר המשך פעילות עסקית וגם מפחית את פליטת גזי החממה.

סיכום

לתעשיית האירועים יש הזדמנות להמציא את עצמה מחדש ולחולל שינוי. בואו נלמד מהשנה וחצי האחרונה כדי ליצור אירוע עסקי חדש שישרת טוב יותר את העסק ואת המשתתפים.