כנסים וירטואליים לא הולכים להיעלם בגלל הסיבות הבאות

סקר מראה כי שנה לאחר חיים בצל הקורונה, יש יתרונות רבים לוובינר, כנס וירטואלי ושיחת וידאו. אנשים כבר התרגלו למדיה הדיגיטלית ולא בטוח שירצו לחזור לפגישות או כנסים פיזיים בעתיד.

מגפת COVID-19 אילצה מדענים לחלוק את מחקריהם, להשתתף בפאנלים או להשתתף במיגוון כנסים וירטואליים בשנה האחרונה.

מדענים, חוקרים ואנשי אקדמיה הם אנשים, כמו כולנו, ומתברר שגם הם סובלים מ- ‘עייפות זום’. לאחר שנה בזום הם למדו להעריך כנסים וירטואליים, כך על פי סקר שנערך בין 925 מדענים.

רוב המשיבים בסקר: 74% חושבים כי פגישות מדעיות צריכות להמשיך להיות וירטואליות, או שיהיה בהן מרכיב וירטואלי, לאחר סיום המגיפה, תוך שהם מציינים את קלות ההשתתפות בכנס הוירטואלי מכל מקום בעולם כאחד היתרונות הגדולים. בו-בזמן רובם מודים כי אירועים וירטואליים לא הצליחו, עד כה, להתקרב לכנסים פיזיים שנערכו טרום הקורונה.

אחד היתרונות ואולי הסיבה העיקרית להשתתפות בכנס פיזי היא ההזדמנות לפגוש אנשים ולקיים אינטראקציה עם חברים ועמיתים. אבל, לכנס פיזי יש יתרון אחד בולט מעבר למידע ולנטוורקינג וקוראים לו: חופש(ה).

מדען ישראלי היוצא לכנס של 3 ימים בלונדון יוצא למעשה ליותר משבוע ימים של עבודה + חופשה שאת חלקם הוא יעביר בכנס ובשאר הימים הוא חופשי. לכן, משתתפים בכנסים בחו”ל טסים עם בן/בת זוג. התנהגות זאת מוכרת גם בבית המשפט בישראל וכך רשום: בנוהל נסיעות שופטים לחו”ל במסגרת תפקידם:
“שופט יוכל לצרף שהות פרטית במסגרת נסיעתו בתפקיד לפני ו/או אחרי הכנס ובלבד שהחזרה לארץ תהיה מיעד הכנס או מיעד אחר שנמצא במסלול הטיסה שהוצע.
שופט יוכל לצרף לשהותו בכנס בן/בת זוג. הזמנת כל סידורי הטיסה והשהות עבור בן/בת הזוג יבוצעו באופן עצמאי על ידי השופט ועל חשבונו.”

כעת, לאחר שעמדו באתגר המעבר לוירטואלי והתרגלו ל”נורמלי החדש” של עריכת כנסים בזום, יהיה קשה לשכנע את המשתתפים לחזור לפורמט של כנס פיזי טרום קורונה, לא נראה כרגע שהם “יקפצו” בשמחה על ההזדמנות לשוב ולהיפגש פנים אל מול פנים.

ימים יגידו!

כנס וירטואלי – יתרונות

חוקרים רבים אומרים כי בשנה האחרונה הם הצליחו להשתתף ביותר כנסים וביותר הרצאות מאי-פעם בגלל הנגישות של כנסים וירטואלים, כי כל מה שנדרש מהם כדי להשתתף זה מכשיר מחובר לאינטרנט, בין עם זה מחשב שולחני, טאבלט או מכשיר נייד.

מדענים וחוקרים רבים הם גם מרצים באקדמיה, יש להם קליניקה ויש להם גם עיסוקים נוספים ובנוסף יש להם משפחה. הנגישות הקלה להיצע של כנסים וירטואליים מאפשרת להם לקחת חלק בכנס מבלי לפגוע בעומס העבודה, ההוראה או תיפקודם כהורים.

משתתפים אחרים בסקר ציינו שבעבר הם לא השתתפו בכנסים כי הם היו צריכים לשלם את הכנס וכל מה שסביב. אי-השתתפתם היתה בגלל העלויות הגבוהות של הכנס והלוגיסטיקה הכרוכה: טיסות, לינה, השכרת רכב.

אחרים ציינו כי השנה האחרונה הייתה השנה הכי פורייה שלהם כמרצים. הם הוזמנו להציג יותר מחקרים מכל שנה שקדמה לה. מתברר שגם למארגני הכנס הוירטואלי יותר קל להזמין מרצה בזום כי לא צריכים לדאוג: לא לטיסה, לא למלון, לא לבידור. הוא מרצה בזום את השעה או השעה וחצי שלו וזהו. נקודה.

כנס וירטואלי המשכיות

יתרונות של כנס וירטואלי

כנס וירטואלי חסרונות

לצד הנגישות, המשיבים בסקר אמרו כי טביעת הרגל הפחמנית הנמוכה יותר שמציע כנס וירטואלי הוא היתרון הגדול ביותר.

מקרה לדוגמה: בסמינר של טוני רובינס בלונדון, השתתפו כ- 11 אלף איש מ- 64 מדינות בעולם!

על פי הערכה, המפגש הזה ייצר שווה ערך ל -35,000 טון פחמן דו חמצני בשל נסיעות המשתתפים בלבד.

מכונית שנוסעת 18,000 ק”מ בשנה (מרחק שנתי ממוצע שנוסעת מכונית משפחתית בישראל) פולטת 2,880 ק”ג פחמן דו-חמצני בשנה. כמעט 3 טון בשנה.

חישוב שנעשה באמצעות מחשבון פחמן עבור טיסה של אדם בודד מישראל ללונדון מגלה כי פליטת גזי החממה שכתוצאה מהטיסה היא 722 ק”ג לכל כיוון.
טיסה מישראל לניו יורק לנוסע בודד, כיוון אחד מייצרת 1,834 ק”ג של פליטת גזי חממה.

עד שפרצה הקורונה, חברות לארגון כנסים לא רצו להכיר באפשרות של כנס וירטואלי ואחת אחרי השנייה הם דחו את פניותיי.

אחרי שנה של קורונה ושנה עמוסה באירועים אוןליין הכוללים בתוכם גם כנסים וירטואליים של כל החברות המובילות בשוק הישראלי והעולמי, אני מעריך שאותם מארגני כנסים כבר עשו “חישוב מסלול מחדש” ואם לא, זה עוד יקרה!

יש מקום לעריכת כנס וירטואלי מלא או שילוב של הוירטואל בכנס פיזי.

המשתתפים, בסופו של דבר, יאמרו את דברם: לא לעמידה בפקקים, לא לטיסות, לא לפגיעה באיכות הסביבה, פחות בזבוז זמן ובאותה נשימה: יותר גמישות, יותר נוחות ויש עוד נקודה והיא: עלות הכנס.

אירועים וירטואליים מצד המארגן אינם דורשים: אולם כנסים, מערכות הגברה, דוכנים, אוכל וכיבוד וגם אינם דורשים לוגיסטיקה מורכבת באירוח הדוברים והמשתתפים. הדבר גורם לכך שמארגני הכנס יכולים להוזיל באופן משמעותי את מחיר הכרטיס.

אירועים וירטואלים מבחינת המשתתפים אינם דורשים טיסות או נסיעות, דמי חנייה ולעתים קרובות דמי ההרשמה משמעותית יותר נמוכים בהשוואה לכנס פיזי או אפסיים.

יש פה Win Win לשני הצדדים: מארגני הכנס יכולים לבקש מחיר כרטיס נמוך הרבה יותר ועדיין להרוויח, יותר משתתפים יכולים להרשות לעצמם לקנות את הכרטיס המוזל בהשוואה למחיר של כנס פיזי.

לדוגמא,
כנס SEM – Search Marketing Expo שנערך ברחבי העולם, מתוכנן להיערך ב-21 וה- 22 ליוני 2021 ברחבי אירופה: ברלין, קלן, מינכן (גרמניה), גטבורג (שבדיה), לונדון (אנגליה), מילאן (איטליה), פריז (צרפת), וייכן (הולנד), ורוצלב (פולין), ציריך (שוויץ), למשך יומיים במתכונת היברידית, כלומר, כנס פיזי של עד 15 איש על פי הנחיות הקורונה ובמקביל שידור חי של האירוע באינטרנט.

כנס פיזי עולה 895 אירו, כנס דיגיטלי עולה 295 אירו ואם אתה רוצה גם להשתתף אוןליין וגם לקבל גישה להקלטות, המחיר הוא 495 אירו.

כנס וירטואלי – חסרונות

למרות היתרונות של כנסים ואירועים וירטואליים, יש להם חסרונות: ‘עייפות זום‘, תזמון אזור זמן.

אולי החסרון הגדול ביותר של כנסים הוא היעדר הזדמנויות להכיר אנשים חדשים והיעדר הזדמנויות להיפגש פנים אל פנים עם ספקים, מרצים, קולגות, לקוחות ואחרים על רצפת הכנס.

כבר מזמן אנשים לא משתתפים בכנסים רק לשם מידע. פעם, זה היה נכון, אבל במאה הנוכחית זה כבר ממש לא כך.

מארגני כנסים שמו לב כי לאורך זמן, אולמות ההרצאה מתרוקנים והפעילות עוברת ללובי, לפינות הישיבה, לעגלות הקפה, למקום בו אנשים נפגשים, מדברים, מחליפים דעות.

צריך להכיר בעובדה שמפגש פיזי הוא הדרך (בהא הידיעה) להכיר אנשים שאיתם תשתף פעולה או תרכוש מהם.

“הנורמלי החדש” הוא מפגש וירטואלי בין אם הוא נעשה בשיחת וידאו בזום או משלוח מסר בטקסט או בוידאו: מייל, וואצאפ, הודעה בפייסבוק או לינקדאין.

מארגני הכנס מנסים למצוא דרכים לעקיפת הבעיה אך עד כמה לא נמצא פתרון מנצח. הניסיון לחקות בדיגיטל אחד-לאחד את הכנס הפיזי, לדעתי, נידון לכישלון, קודם כל, ברמה המחשבתית ולאורך שנת 2020 גם נכשלו כל הפתרונות הדיגיטליים שניסו לעשות הדמייה כזו או אחרת של אירוע פיזי בדיגיטל.

פתרונות דיגיטליים כבר היו שניסו להיראות ולהרגיש ובעיקר לתת חווייה כמו כנס פיזי, אבל זה היה בקטן ולא קיבל תשומת לב. בתקופת הקורונה, הפתרונות שחלקם כבר היו מסחריים, קיבלו חשיפה אך נכשלו שוב ושוב מכיון שלמשתתפים זה נראה פתרון מאולץ ולא טבעי.

אנשים אומרים כי הם מתגעגעים למפגש פנים-אל-מול-פנים עם אנשים בכנס, זה מובן, אבל באותה נשימה, אני רוצה להזכיר שבשנה האחרונה, לא היו הופעות אומנים, לא היו משחקי כדורגל, לא הוקרנו סרטים בבתי קולנוע, מסעדות היו סגורות וגם לפעילויות האלה אנחנו מתגעגעים.

זה לא עושה את הגעגוע יותר נוח (על משקל “הייאוש נעשה יותר נוח” מתוך השיר “לונדון” שהולחן ובוצע על ידי חוה אלברשטיין), זה רק אומר “עברנו את הקורנה נעבור גם את זה” (על משקל “עברנו את פרעה, נעבור גם את זה” מילים, לחן וביצוע מאיר אריאל, שיר שזכה לעדנה מחודשת בתקופת הקורונה) וימצא לבסוף פתרון.

ובכל זאת, ולמרות החסרונות, משתתפים רבים בכנסים וירטואליים אמרו כי בסך הכל היתרונות של כנס וירטואלי עולים בהרבה על החסרונות.

עתיד לא בטוח למארגני כנסים פיזיים

עבור מארגני הכנסים, הקורונה היתה מכה בבטן הרכה שחייבה אתם לערוך “חישוב מסלול מחדש” ובניית מודלים עסקיים חדשים ושונים שיתאימו ל”נורמלי החדש” שיש בו מרכיב דיגיטלי.

בצד הניסיונות, שנכשלו, עד כה, לספק חווייה כמו כנס פיזי (ראה לעיל), מנסים מארגני הכנסים גם לבנות מודל עסקי. אם עד כה מקורות ההכנסה העיקריים היו: מכירות כרטיסים למשתתפים, מכירות דוכנים למציגים, מכירת חסויות – כל זה צריך לעבור שינוי כי כאמור, פתרון של דוכן דיגיטלי שמחקה דוכן פיזי עובד פונקציונאלית, אבל נכשל בעיני המשתמשים ולא מספק חווייה שאפילו מתקרבת.

ארגון כנס שנתי עם מאות ואלפי אנשים היא פעילות עתירת כוח אדם. יש כל כך הרבה לוגיסטיקה, מה שבארגון כנס וירטואלי יש הרבה פחות ממנו. כבר ערכתי כנסים וירטואליים בארץ ובחו”ל שארכו מספר ימים, עם עשרות דוברים ומאות משתתפים ואת סך כל המעורבים בארגון הכנס אפשר לספור על כף יד אחת!

מארגני כנסים חוו ירידה חדה ומשמעותית בהכנסות שלהם לאור אירועים שבוטלו עקב מגיפת הקורונה. בתור רוכב אופנים, אני יכול לשתף אתכם שכל אירועי הרכיבה ההמוניים אליהם נרשמתי: סובב ירושלים (תוכנן במקור ל- 17 למאי 2020, תאריך חדש: 4 ליוני 2021), גלגלים של תקוה (תוכנן במקור ל- 4 לאפריל 2020, טרם נקבע מועד חדש), סובב כנרת (תוכנן במקור ל- 7 לנובמבר 2020, תאריך חדש: 6 לנובמבר 2021), סובב ארץ ים המלח (תוכנן במקור ל- 11 לדצמבר 2020, תאריך חדש: 3 לדצמבר 2021), סובב תל אביב (תוכנן במקור ל- 9 לאוקטובר 2020, טרם נקבע מועד חדש) חלקם בוטלו וכספי הוחזר וחלקם נדחו.

אחד הדברים המעיבים על מארגני הכנסים וגורמים להם הפסדים, הוא דמי הביטול. את מקום האירוע, במיוחד לכנסים גדולים, מזמינים חודשים ואף שנים מראש ויש גם “תג מחיר” שקוראים לו ‘דמי ביטול’ המשולם לא רק לבעלי המקום בו תוכנן הכנס, אלא גם לאמנים, לקייטרינג, לשירותי בר, סכום שיכול להגיע גם למיליון שקל כמו במקרה של בנק דיסקונט ששילם הרבה כסף עקב ביטול מסיבת פורים לעובדים.

מארגני כנסים מבינים שהחזקה של כל צוות העובדים כפי שהיה בתקופה טרום קורונה, הוא נטל כספי גדול מאוד בעולם הוירטואלי החדש ועליהם להתארגן מחדש ומהר כדי שיהיה להם זכות קיום.

סיכום

כנסים וירטואליים צפויים להיות כאן כדי להישאר, גם כאשר הכנסים והאירועים הפיזיים יחזרו ככול הנראה במבנה היברדי בתשלום כמו כנס SME (ראה לעיל) שהוא למעשה כנס וירטואלי שמועבר בשידור חי לעשרות חדרי דיונים / אולמות כנסים קטנים ברחבי העולם.

עם כל הגעגוע, ויש געגוע, לפגישה אישית, פנים-אל-מול פנים ולא באמצעות זום, יש פחד וחשש להידבקות, כל עוד המגיפה משתוללת באירופה וכל עוד יש סיכוי שאחד הנוכחים יכול להדביק, לא נערכים כנסים.

בהתבסס על סקר שנערך בקרב 270 אנשי מקצוע העוסקים באירועים בארה”ב, ולמעלה מ -3,000 משתתפים מענפים שונים:

43% מהחברות העבירו את כל האירועים הפיזיים שלהם לדיגיטל והם מדווחים שהם עורכים יותר אירועים וירטואלים מאשר תיכננו מלתחילה;
79% מהחברות נערכות לקיומם של אירועים היברידיים;

מי אמר שכנס פיזי כמו בתקופת טרום-קורונה הוא הדבר המושלם?

אפשר לומר שזה היה מה שהכרנו מאז התערוכה העולמית הראשונה שנערכה בשנת 1851 בארמון הבדולח בלונדון והתערוכה, שרובינו זוכרים, נערכה בשנת 1889 בפריז שלכבודה נבנה מגדל אייפל.

כל זה קרה לפני 150 שנים!

עכשיו אנחנו בעידן דיגיטלי ויש לו “נורמלי חדש”.

אודות הכותב

ניהול מקצועי של וובינר עם הרבה ידע וניסיון בפתרון תקלות. מומחה לתכנון, הקמה וניהול וובינרים עם ידע רב וניסיון של מאות וובינרים, רבי משתתפים, רבי דוברים בארץ ובחו"ל. בין לקוחותינו: מכבי שירותי בריאות, משקי הקיבוצים, BDO, מכון היצוא, משרד הכלכלה, קרן היסוד, המוסד לבטיחות ולגיהות, מכללת תל חי, מובמנט, אלעד תוכנה, בינת תקשורת, התאחדות התעשיינים, אלון אולמן, אלון גל, אלן קאר וחברות עסקיות אחרות. מעניין אותך לשמוע איך אנהל את הוובינר שלך שיהיה מוצלח? פנה לקבלת הצעה לקבלת הדרכה וליווי וובינר שלך
נגישות