מעבר מכנס פרונטלי אל כנס וירטואלי – עשרה כללים פשוטים ליישום

אתה מארגן אירוע. הכל תחת שליטה, חוץ מדבר אחד: מה קורה אם פתאום דברים משתבשים?

לא משנה כמה אתה חושב שאתה מוכן, החיים תמיד יכולים לזמן לך "הפתעות": פגעי מזג אוויר: רוחות חזקות, הצפות, גשמים; הפסקות חשמל; ביטולי טיסות; מלחמה; מגיפה.

כאשר לא ניתן לקיים אירוע פיזי (פנים-אל-פנים) ארגונים יכולים לבחור לבטל את האירוע, אבל במרבית המקרים זאת לא אופציה וכדאי לחשוב על אפשרות אחרת.

לביטול אירוע פיזי יש השפעה והשלכות לא רק על המשתתפים אלא גם על: דוברים, מנחים, ספקי שירות ולכל מי שיש לו קשר להפקת תכני האירוע.

מומלץ כבר בעת תכנון האירוע ליצור תכנית גיבוי או תכנית מגירה או plan B להעברת אירוע פיזי לפורמט היברידי או וירטואלי!

מהי תכנית מגירה לאירוע?

בין אם זה אירוע לקוחות, כנס שנתי או הצגת דוחות רבעוניים למשקיעים, תכנית גיבוי חיונית, במיוחד בתקופה של מלחמה בה הנחיות פיקוד העורף יכולות להשתנות פתאום ובמהירות.

הימנע מהמתנה לרגע האחרון והחלט מראש איזה פורמט ישמש לגיבוי. לשם כך, קיימות שתי אפשרויות זמינות: כנס וירטואלי או כנס היברידי.

אם אירוח משתתפים במקום פיזי כבר לא אופציה, תצטרך להעביר את האירוע שלך לפורמט מקוון.

קיומה של תכנית מגירה, בנוייה כהלכה, תאפשר לך להגיב במהירות וביעילות.

בעיה נפוצה עם תכנון מגירה היא שאנשים לא רוצים לדבר על זה…

אנשים נמנעים לדבר על תכניות גיבוי כי זה נתפס לפעמים כשיחה על "יום הדין", אבל… בוא נהיה מציאותיים לרגע. הפתעות או אתגרים קרו, קורים ויקרו.

אתגרים הם חלק בלתי נמנע מהפעילות של מתכנן אירועים ולדעת מה לעשות כשדברים משתבשים זה המפתח לניהול אירוע מוצלח.

יכולות להיות לך תכניות מגירה להרבה אתגרים: מזג אוויר קיצוני, קייטרינג שביטל הגעה, דוברים חולים וכל דבר אחר שעלול להשתבש. לא מדובר בתכנון יום הדין או בגילוי תוצאות שליליות. מדובר על הכנה לאתגרים אפשריים כדי שתוכל לנהל אותם טוב יותר.

מעבר ממפגש פנים אל פנים (כנס פרונטלי) אל מפגש וירטואלי מרחוק

זה אחד הכלים שיש להם מקום מרכזי בתכנית המגירה שאתה מתכנן לאירוע הפיזי שלך.

ארגונים וחברות רבות משנים אט אט את פורמט הכנסים שהם עורכים – מ- כנס פיזי ל- כנס וירטואלי בפרק זמן קצר מאוד ואני עוזר להם ב הפקת כנסים וירטואליים – אני על הצד הטכני. לא רק חברות עסקיות עושים זאת אלא גם מוסדות חינוך, עמותות, ועדי בתים ועוד.

עושה רושם שכולם עורכים כנסים וירטואליים.

10 כללים למעבר מכנס פורנטלי לכנס וירטואלי

במאמר זה אני מציע 10 כללים פשוטים מתוך הידע והניסיון שלי שיעזרו לך לתכנן את תכנית המגירה שלך למקרה ש…

באחד הכללים המוצעים החלטתי להדגיש יתרון בלתי צפוי של המצב הזה: הפחתה של פליטת גזי חממה (GHG – GreanHouse Gas). הפחתה הקשורה לנסיעות ובעיקר לטיסות לכנס וממנו.

אני מאמין כי ההתמודדות שלנו עם אי-ודאות, עם משברים, עם אתגרים נותנים לכולנו הזדמנות, לא רק לחשוב על הדרך בה אנו ניגשים לתכנון אירוע, אלא גם הזדמנות לתרום ולהשפיע על הסביבה לאורך זמן ולטווח הארוך.

כל מארגני הכנסים העיסקיים צריכים להיות מוכנים לעבור מכנס רגיל, אליו הורגלנו, בפורמט פנים אל פנים לפורמט אונליין.

כל זה דוחף אותנו לחשוב יותר ועל עוד דרכים חדשות לארגון כנסים בעתיד ותוך כדי זה לגרום להפחתת גזי החממה (GHG), הפחתת טביעת הרגל הפחמנית והמצאה מחדש של האינטראקציות החברתיות שלנו.

המשברים והאתגרים שלפנינו: מלחמה, מגיפה, מזג אוויר מחייבים אותנו להיות מהירי תגובה המסוגלים לעבור במהירות מאירועים פנים אל פנים לאירועים מקוונים. לפיכך, אני מציע 10 כללים המבוססים על הניסיון שלי לארגן מעבר שכזה.

כלל 1: טפל במשימות הליבה הארגוניות

כבר מתחילת עבודת הארגון, חשוב לזהות את הליבה הארגונית, משימות שיש לבצע בכל תצורה של כנס בין אם הוא כנס פיזי או וירטואלי.

לפיכך, תצטרך להיות מאורגן היטב עם ועדות וצוותים ייעודיים (למשל: ועדה מדעית, ועדת ארגון, תקציב, IT, הדרכה ועוד).

פגישות קבועות צריכות להיות חלק בלתי נפרד מהתהליך של תכנון והקמת הכנס כמו גם מדידה ומעקב.

מרכיב מפתח לכנס מאורגן היטב הוא הגדרה מוקדמת וברורה של קבוצות ומשימות. בתוך הוועדה המארגנת, יש להטיל משימות ספציפיות על אנשים מסורים. זה כולל למשל ניהול תקציב, בחירת כלים המשמשים לתקשורת ולשיתוף מסמכים, אתר אינטרנט וכדומה.

לאחר מכן, יש להגדיר לוח זמנים זמני עם אבני דרך על מנת לתאם כל קבוצת משימה. משימות אלו חיוניות לארגון הכנס, לא משנה אם זה הוא אירוע פנים אל פנים או אירוע מרוחק.

כלל 2: בדיקת היתכנות – בדוק אם אתה יכול לעשות זאת

לפני המעבר מפורמט פנים אל פנים לפורמט מרוחק, עליך לוודא שהדוברים והמשתתפים מוכנים להשתתף. אתה צריך לבדוק אם הדוברים מסכימים לשאת הרצאה באמצעות מצלמת אינטרנט.

עוד לא ניתקלתי במרצה שסירב להרצות אוןליין! למרצה כדאי מאוד להרצות מרחוק מהרבה סיבות טובות: הוא לא נדרש לטוס, הוא נמצא קרוב למקום עבודתו, הוא לא צריך להיפרד מהמשפחה לימים ארוכים.

גם למארגן הכנס כדאי שהמרצה ידבר ממקום מושבו וגם למארגן יש הרבה סיבות טובות: הוא לא צריך לארח אותו, לא צריך להלין אותו, לא צריך לספק לו.. בקיצור, חיסכון גדול של כסף וכאב ראש.

במחקר שנערך עם מאות משתתפים בכנס וירטואלי נמצא כי 53% מהמשתתפים מעדיפים כנס וירטואלי על פני כנס פיזי בגלל הקטנת טביעת הרגל הפחמנית.

חשוב לקבל את הסכם הדוברים בנושא הקלטת וידאו. הודות ליכולות הקלטת ועידות וידאו, כל הרצאה יכולה להיות מוקלטת ולשמש אחר כך את הנרשמים בכנס שרוצים לשמוע שוב את ההרצאה או שיעשה שימוש בהקלטה עבור אלו שנרשמו ולא הגיעו.

נקודה חשובה נוספת להיתכנות היא לבדוק שנותני החסויות שנתנו מכספם לכנס, תמיכתם עדיין בתוקף שהכנס הוא וירטואלי.

חלק מנותני החסויות אינם מבינים את מבנה העלויות של כנס וירטואלי.

בכנס פרונטלי, אותו הם חיים מזה שנים רבות, הם יודעים ורואים את ההוצאות: מזון, טיסות, הסעות, צוותי עובדים.

גם לכנס וירטואלי יש הוצאות, אמנם הוצאות אחרות, שלא כולן נראות בעין. תפישה מוטעית זאת יכולה להביא אותם לבטל את התמיכה שלהם בכנס. כתוצאה מכך, תקציב הכנס יגדל וזה עשוי לגרום להעלאת דמי הרישום לכנס.

חסויות או מענקים לפעילות של כנס עשויים להיות כפופים לתנאים מסוימים כמו מימון נסיעות של דוברים. על ידי מעבר לכנס וירטואלי, המענק הזה עלול ללכת לאיבוד וכתוצאה מכך להוביל לצמצום בתקציב הכנס.

גם אם משימות הליבה של הכנס נשמרות, כמה משימות עשויות להשתנות או להיווצר חדשות בעקבות המעבר מ- פורנטלי ל- וירטואלי. דוגמה למשימה 'חדשה' היא מתנות Goodies. בכנס פרונטלי מחלקים כוסות, עטים, חולצי פקקים לבירה, כדורים ומה מחלקים בכנס וירטואלי, אם בכלל? קופון לאמזון?

המעבר מפרונטלי לוירטואלי עשוי להוביל גם לשינויים במצבת כוח אדם של הארגון האחראי על הכנס. עכשיו שאין מזון, אין משקאות, אין חניה, אין הסעות, אין תגי משתתף, אין שמירת חפצים, אין תיקים – אין צורך באותם צוותי כח אדם.

מהצד השני, הפעילות הוירטואלית דורשת כח אדם מסוג אחר. לא תמיד אפשר לנייד עובד שהיה אחראי על הסעות בכנס פרונטלי שיהיה אחראי על תיפעול מערכת זום בכנס הוירטואלי.

כלל 3: הגדר מחדש והקצה מחדש משימות

בעת מעבר לכנס מרוחק, חלק מהמשימות שתוכננו לפורמט פנים אל פנים הופכות ללא רלוונטיות, חלק מהמשימות יצטרכו לעבור התאמה או שינוי ויהיו משימות חדשות.

השינוי החשוב ביותר נוגע לפתרונות טכניים של שידור ישיר.

ניתן לצפות שהמשימות הקשורות לקליטת המשתתפים: רישום, שמירת חפצים, תגים, תיקים, קטלוג תערוכה מודפס, כרטיסי חנייה, שוברים לארוחת צהרים, סיסמה של ה- WiFi וגם אבטחה, ניקיון – כל אלה אין בהם צורך בכנס וירטואלי.

ניתן לנסות לעשות הקצאה מחדש של כח אדם, אבל לא ברור ומובטח מראש שלצוות שלך יש את הגמישות לעבור ממשימות של כנס פרונטלי למשימות של כנס וירטואלי. מעבר זה עשוי שלא למצוא חן בעיני חלק מהעובדים. הם עלולים להתנגד, לאבד מוטיבציה ואולי אף להתפטר. לעומת זאת, עובד יכול לקבל מוטיבציה גבוהה על ידי התמודדות עם אתגר חדש.

ביצוע משימות לכנס וירטואלי דורשות כישורים אחרים מאשר משימות של כנס פנים-אל-מול-פנים, ולכן בהחלט ניתן להניח שיהיה צורך ברענן מצבת כוח האדם.

כלל 4: בחר פתרונות טכניים

כנראה ואין פלטפורמה אחת שתמלא את כל הצרכים של כל כנס וירטואלי, אבל לשם כך צריכים, קודם כל, להגדיר מהם הצרכים ועד כמה הם חשובים לך.

לפני בחירת פתרון טכני כלשהו, ​​אתה צריך להתחיל לעלות על הכתב את כל מה שיתרחש עוד לפני הכנס כמו: מספר משתתפים אונליין, מספר דוברים, מספר מנחים, דף הרשמה, מיילים, הדרכה, דרך מה יתרחש בכנס עצמו מרגע כניסת המשתתפים למרחב הוירטואלי, דרך ה"ברוכים הבאים", הקלטה והפעילויות השונות וכולל מה קורה אחרי הכנס, כמו צפייה חוזרת בהקלטות.

צריך למצוא פתרון או פתרונות העונים לדרישות אותם הגדרת מבלי להתמקד בפתרון התוכנה. למשל, ענין התערוכה בכנס. בכנס פיזי זה ברור איך נראית תערוכה ואיך היא נראית וירטואלית? בהנחה שעסקים ונותני החסויות יסכימו לדוכן וירטואלי בתערוכה, איך זה יעבוד באונליין?

כתוצאה מכך, יש לחקור, להשוות, לבדוק ולבחור פתרונות טכניים זמינים.

יכול להיות ותעדיף פתרון תוכנה מוכר ואמין, כמו זום, שאולי לא עונה במלואו על מה מה שהגדרת כצורך ולכן תצטרך שירותים נוספים וחיצוניים כמו: הפקת תעודות השתתפות שאין לזום, כמו סקרים עתירי אפשרויות שאין לזום או סוג הקלטה מסויים שלא קיים בזום.

ועוד דוגמה: רוב כלי התוכנה של כנסים וירטואליים מאפשרים הקלטה ושמירת ההקלטות למשך 30 יום. האם זה מספק אותך? אם לא, תצטרך למצוא פתרון.

כלל 5: צפה בבעיות פוטנציאליות

נקודת מפתח לכל כנס ובכללו לכנס וירטואלי מוצלח היא לצפות בעיות. במהלך כנס פיזי עלולות לצוץ הרבה בעיות, אבל הבשורה הטובה היא שבעיות מרכזיות בכנס פיזי, אינן אותם הבעיות של כנס וירטואלי.

חיוני לצפות בעיות מראש ולהיערך בהתאם עם כלים, הנחיות ברורות ונהלים בדוקים. למרות שזה לא ריאלי לזהות אולי את כל הבעיות האפשריות, חשוב לשקול פתרונות גיבוי למקרה של תקלה ולקבוע באופן ברור מתי להשתמש בפתרון ומי מפעיל אותו.

הדבר החשוב ביותר שאותו יש לעשות לפני הכנס הוא להכשיר את כל הצוות: מנחים ו- דוברים ואפילו את המשתתפים כיצד להשתמש בפלטפורמה שנבחרה.

יש לבצע בדיקות טכניות איתם כמה ימים או שבועות לפני הכנס. זה כולל בדיקות עבור: מיקרופון, מצלמת מחשב, ישיבה מול המצלמה, תאורה, רקע ועוד.

בדיקות אלו מבוצעות בדרך כלל על ידי איש מקצוע אשר מספק הדרכה וייעוץ לדוברים.

יש גם לשקול הדרכת משתתפים. אני יכול להניח שנכון לשנת 2022 אין מישהו בישראל או בעולם שלא השתתף, לפחות פעם אחת, באירוע וירטואלי עם תוכנת זום (Zoom.us), בין אם זה זום מיטינג או זום וובינר.

אם בחרת פלטפורמה שאינה זום, כמה שעות לפני פתיחת הכנס, יש לספק מפגש הדרכה פתוח כללי כדי לאפשר למשתתפים, כן למשתתפים, לבחון את תהליך כניסתם לכנס תוך מתן הסבר על הכלים העומדים לרשותם לצפיה, שאלת שאלות, הצבעות וכדומה.

כלל 6: הגדר דלפק מידע וירטואלי

משתתפי הכנס צריכים לדעת היכן ומתי יקרו אירועים במהלך הכנס. בכנס פנים אל פנים, משימה זו יכולה להיעשות על ידי דלפק מידע או רולאפ או קטלוג מודפס של תכנית הכנס. דלפק המידע הוא גם המקום בו משתתף אחד יכול לקבל עזרה מצוות הכנס. במקרה של כנס אונליין איך מבקשים ומקבלים עזרה, מכל סוג שהוא?

במקרה של כנס וירטואלי אחד בו נערכות הרצאות אחת אחרי השנייה, התשובה לשאלה "היכן?" בה על פתרונה. יש רק חדר וירטואלי אחד.

במקרה ויש פעילות בכמה חדרים במקביל, יש להעמיד שירותי ניווט ברורים, פשוטים וקלים להפעלה למשתתפי הכנס כדי שימצאו בקלות היכן, באיזה חדר וירטואלי, מתרחש האירוע ומתי זה יקרה.

יש לספק גישה אונליין למדריך למשתמש עם הסבר כיצד לפעול לפי הכללים במהלך הכנס ומה לעשות במקרה של בעיות. כלול צילומי מסך, תשובות לשאלות נפוצות והנחיות לפתרון בעיות.

מארגני הכנס הוירטואלי צריכים גם לאפשר גישה לצוות התמיכה שלא דרך הפלטפורמה, למשל בטלפון, אימייל, וואטצאפ, אתר, צ'אט או בכל דרך אחרת שתבחר. ערוץ או ערוצים שבו משתתפים יוכלו לפנות ישירות לצוות התמיכה.

כלל 7: רשת חברתית של הכנס: לפני, במהלך ואחרי

יצירת קשרים חברתיים היא חלק מהותי נוסף בכנסים קלאסיים.

איך זה בכנס אונליין?

יש 2 שאלות בענין:

• האחת, האם אינטראקציה בין משתתפים הוגדרה על ידך כצורך חיוני לכנס?
• השנייה: כמה משאבים אתה מוכן להשקיע בכלי אינטראקציה למשתתפים?

קודם כל אומר שהדבר אפשרי. יש פתרונות תוכנה המאפשרים למשתתפים ליצור קשר ביניהם לפני, במהלך ואחרי הכנס הוירטואלי.

אם אינטראקציה בין המשתתפים הוגדרה על ידך כצורך בעל חשיבות, אתה צריך להגדיר באופן מפורט כיצד היא תתרחש. למשל:

• האם לכל משתתף באירוע הוירטואלי יהיה פרופיל?
  • אם כן, מהן הגדרות הפרופיל שלהם? עם תמונה או בלי? אם ציון תחומי ענין? קישורים לאיזה פרופילים ברשתות החברתיות?
• והיה ומשתתף יצור קשר עם משתתף אחר, איך יתנהל הקשר ביניהם: דרך הודעות טקסט של המערכת או שיתאפשר להם לנהל שיחות וידאו 1:1 ?
• האם יהיה "קיר" עליו יוכלו משתתפים לפרסם פוסטים וגם להגיב? מי ינהל ומי יפקח על התכנים?

הרשת החברתית של הכנס שלך היא מעין פייסבוק קטן. זה דורש משאבים כספיים אבל לא רק. נדרש כח אדם, בתשלום כמובן, שינהל וידאג שאכן תתרחש בה פעילות, אחרת מה היא שווה?

אהה ויש עוד דבר והוא הדרכה. אם אתה רוצה שתהיה פעילות ברשת החברתית של הכנס, יהיה עליך להדריך אנשים על התוכנה איך לתפעל אותה ומהן האפשרויות העומדות בפניהם.

כלל 8: היו יצירתיים וחדשנים!

חשוב לשמור על הקשב של המשתתפים ועל עירנותם לאורך כל מהלך הכנס.

כלי מישחוק gamification יכולים לעורר ענין ולהכניס מימד של תחרות בכנס. התחרות אינה חיבת להיות נושאת פרסים. אנשים ישתתפו בצבירת נקודות לשם המשחק גם בלי תמריץ כספי או אחר.

בכנס וירטואלי שניהלתי, השף בישול בשידור חי. למשתתפים נשלחו ערכות עם כל החומרים, כך שהם יכלו להכין את המנה ביחד עם השף בזמן אמת. בסיום ההכנה, נערכה תחרות בה המשתתפים התבקשו לשלוח את התמונות של המנה שהכינו והשף בחר את 3 המנות שנראות הכי טוב וחילק פרסים.

לטעום עדיין אי-אפשר באונליין 🙂

כלל 9: הערכת הפחתת פליטת גזי חממה

כנסים צריכים לטפל בבעיה של קיימות sustainability ולהתייחס לפליטת גזי החממה GreenHouse Gas emissions.

ברור לכולנו שבכנס פרונטלי / פיזי יש הרבה זיהום הנובע מטיסות, זריקת מזון לפח, ניירת ושימוש באנרגיה שלא לצורך כמו חימום, קירור או תאורה.

ומה לגבי כנס וירטואלי?

רבים חושבים, בטעות, שלכנס וירטואלי אין השפעה על פליטת גזי החממה והם טועים.

הערכת טביעת הרגל הפחמנית של כנסים וירטואלים כוללת פליטות של: מכשירי המשתתפים, רשתות תקשורת ומרכז הנתונים המארח את שירות ועידות וידאו, למשל שרתי זום.

בהשוואה לכנסים פרונטאלים, פליטת גזי החממה של כנס וירטואלי קטנה במאות אחוזים.

יש כל מיני מודלים של נתונים המציגים תוצאות חישוב שונות, אבל דבר אחד ברור מאוד: זה לא ענין של אחוזים בודדים וגם לא ענין של עשרות אחוזים – זה ענין של מאות אחוזים הבדל ועכשיו השאלה היא כמה?

כנסים וירטואליים חייבים להיות חלק מהפתרון לצמצום פליטת פחמן.

כלל 10: קבל משוב ולמד

במסגרת גישת שיפור מתמיד, חשוב לקבל משוב מהמשתתפים.

הדרך הקלאסית לקבל משוב היא לבקש מהמשתתפים למלא סקר משוב.

כדי לעודד את מילוי הסדר על ידי המשתתפים, ניתן להתנות קבלת תעודת השתתפות, וירטואלית כמובן, רק למי שמילא את הסקר.

במקום השאלות הקלאסיות הקשורות לקייטרינג וחנייה יש לשאול שאלות כדי שיעזרו לך להשתפר בכנס הבא, הן בבחירת הפלטפורמה, לוחות הזמנים, הדוברים וכל היבט אחר הקשור בכנס הוירטואלי.

הפקת לקחים היא משימה חשובה שאין להזניח, כי יותר ויותר כנסים יהפכו לוירטואלים.

סיכום

אנו חיים בתקופה של אי-ודאות באופן תמידי בין אם זאת מגיפה, מלחמה, משבר כלכלי, משבר חוקתי…וחווים אירועים שגורמים לעסקים וארגונים "לחשב מסלול מחדש" בכל הנוגע לעריכת כנסים ומעבר לזאת להיות מוכנים תמיד לשנות תכניות ברגע האחרון.

נדרשת עבודה מקדימה כדי למצוא את הפתרונות הטכניים הטובים ביותר שעונים לדרישות ולצרכים של הכנס אותו אתה מארגן.