עתיד הכנסים. איזה סוגי כנסים יביאו לך הכי הרבה תועלת

חברות אוהבות כנסים גדולים והם חלק מהפעילות העסקית. כרגע, הן עורכות כנסים וירטואליים אבל מסתכלות קדימה, לתקופה בה אנשים יעדיפו נוחות, הקטנת טביעת הרגל הפחמנית על פני פקקי תנועה ו-זיהום אוויר.

הן שואלות: "האם יחזרו הכנסים להיות מה שהיו או אולי שיהיה שילוב של כנס פיזי וכנס וירטואלי (קרי: כנס היברידי) או שתהיה חלוקה כלשהי בין כנס פיזי, כנס היברידי ו- כנס וירטואלי?"

השילוב של עולם כנסים פיזיים עם העולם הדיגיטלי מעלה שאלה נוספת בנוגע למספר המשתתפים בכנס הפיזי: האם נחזור לכנסים עם עשרות אלפי משתתפים או שיהיה מעבר לכנסים קטנים הרבה יותר?

כנסים עוברים לדיגיטל

לכל אחד, מהנוגעים בדבר, יש דעה: לבעל העסק, למארגן אירועים פיזיים, למארגן אירועים וירטואליים, למשווקי פלטפורמה לקיום ועידות וירטואליות, לנותני שירותים לכנסים פיזיים, לנותני שירותי לכנסים וירטואליים.

חשוב לשמוע אבל גם חשוב להבין את ההקשר (context) של הדברים או במילים אחרות: להבין מי מביע דעה.

הנה הנתונים. בהתבסס על סקר שנערך בקרב 270 אנשי מקצוע העוסקים באירועים בארה"ב, ולמעלה מ -3,000 משתתפים מענפים שונים:

• 43% מהחברות העבירו את כל האירועים הפיזיים שלהם לדיגיטל והם מדווחים שהם עורכים יותר אירועים וירטואלים מאשר תיכננו מלתחילה;
• 79% מהחברות נערכות לקיומם של כנסים היברידיים;

ומה לגבי המשתתפים?

הסקר עולה כי 93% מהמשתתפים באירוע סבורים שאירועים וירטואליים צריכים להיות עד שעה.

תיאור מקרה

חברה 'קטנה' בשם Salesforce, שאין לי מושג אם שמעת עליה, עשתה שינוי מהותי בהתנהלותו של הכנס השנתי Dreamforce. זהו כנס בן 4 ימים שנערך בסן פרנסיסקו, ארה"ב, שאליו הגיעו 171,000 משתתפים, נערכו 2,700 הרצאות/דיונים בחודש נובמבר 2019. אהה! וכרטיס כניסה עלה 1,500 דולר.

אז מה קרה בשנת 2020?

• האירוע כולו וירטואלי
• במקום 4 ימים של כנס פיזי, האירוע הוירטואלי נמשך על פני חודש ימים.
• במקום 1,500 דולר כרטיס כניסה (לא כולל טיסות ואירוח), ההרשמה חינם!
• במקום הרצאות שנמשכו בעבר 90 דקות, הן קוצרו באופן משמעותי ולדוברים ניתנו 18 דקות בלבד בסגנון TED.

מה קורה ב- Salesforce ישראל?

• אירוע וירטואלי, הנה כאן
• 5 שעות כנס
• חינם

מעבר כנסים פיזים לכנסים וירטואלים תופס תאוצה

ברור שהאופי וההגדרה של כנס פיזי עבר שינוי מהיר בעקבות מגיפת הקורונה, שינוי שאולי היה נפרש על פנים שנים רבות, תפס תאוצה: תהליכים של שנים, עברו תוך חודשים, אבל יש פה עוד ענין מהותי.

עם פרוץ המגפה בתחילת 2020 העתיד של הכנסים הפיזיים היה לוט בערפל.

העולם לא ידע בדיוק עם מה הוא מתמודד.

ועולם הכנסים?

עם פרוץ הקורונה, הכנסים והאירועים הופסקו במכה אחת.

בתחילת המשבר, שאף אחד לא ידע להעריך כמה זמן הוא יימשך, מארגני האירועים, הכנסים והתערוכות דחו את האירוע בכמה חודשים. אט אט חדרה בהם ההבנה, שהקורונה כאן כדי להישאר וצריך לנהוג אחרת והמשמעות היא: לעבור לקיים אירועים בדיגיטל. המשמעות היא: כנסים וירטואליים.

לאט לאט מפנימים עסקים כי יש חלופה לכנס פיזי וכי הדבר מתקבל בשמחה על ידי הלקוחות. גם החשש של בעלי עסקים מתפוגג כי ברור להם שמעבר צכנסים פיזיים לכנסים וירטואלים לא פוגע בפעילות העסקית.

חברות וארגונים שאף פעם לא ערכו שיחות וידאו או וובינרים, נחשפים לאפשרויות לערוך בעצמם כנסים וירטואלים כי הם הוזמנו לקחת בהם חלק כמשתתפים או כדוברים.

החברות גילו כי לכנסים וירטואלים כמו לכנסים היברידיים יש יתרונות רבים.

להיות דובר או משתתף זה טוב ויפה אבל זה לא כמו לארגן כנס וירטואלי.

מה צריך להיות גודלו של כנס וירטואלי?

שאלת הגודל עולה כמה פעמים במהלך אותו סקר, אבל אין לה משמעות כי הפלטפורמה יכולה להכיל 20, 200, 2,000 וגם יותר משתתפים בו-זמנית.

במידה והכנסים הוירטואלים מטרתם יצירת נטוורקינג בין המשתתפים, אז המשתתפים מעדיפים אירועים / כנסים קטנים וקצרים.

האם הגיע סופם של כנסים ענקיים?

זה לא אומר כי הגיע סופם של האירועים הגדולים, ממש לא! זה רק מדגיש כי לאירועים קטנים יש ערך גדול יותר עבור המשתתפים וגם יותר הזדמנויות עיסקיות.

אירוע גדול עם מאות או אלפי אנשים באולם או באיצטדיון הוא טוב לצורכי הדרכה, לצורכי לימוד אבל אין בו שום נטוורקינג בין המשתתפים באירוע (אולי אלה שיושבים לצידך) ולכן אין הבדל אם אתה יושב "לבד" באולם ענק או יושב לבד בבית.

נטוורקינג

הנטוורקינג מתרחש מחוץ לאולם בכנס פיזי: ליד עמדת הקפה, בתור בכניסה, סביב השולחן בארוחת הצהרים ואפילו בתור לשירותים. נטווקינג מתרחש היכן שנמצאת קבוצה של אנשים.

יש מספר שירותים דיגיטליים עבור כנסים וירטואלים ליצירת הזדמנויות למשתתפים וירטואלים לייצר נטווקינג ביניהם ואם מדובר בכנס היברידי אז לייצור קשר בין משתתף אוןליין למשתתף פיזי.

מה שהעין תופסת תוך שנייה, מה שהאף מריח, מה שהאוזן שומעת כהרף עין, מה שהגוף מרגיש בלחיצת יד, שום, אבל שום מדיה דיגיטלית לא מצליחה להתקרב ואפילו קצת.

הערה:
חוש הריח משחק אצל בני אנוש תפקיד חשוב בכל הקשור להיכרות. אחרי שלוחצים ידיים עם מישהו, אנשים מריחים את ידיהם. התנהגות זו מרמזת כי בדומה ליונקים אחרים, בני אדם משתמשים בריחות גופניים כדי להעביר מידע.

הפער הזה מסביר למה ניסיונות דיגיטליים לחקות משהו פיזי כמו נטוורקינג שנבנה אצלנו, בני האדם, במשך מיליוני שנים, לא מצליח.

מה צריך להיות משך של כנס וירטואלי?

אירועים וירטואלים ארוכים מותחים את טווח הקשב של הקהל עד לקצה.

חברת LogMeIn עם הפלטפורמה לוובינרים GoToWebinar מצאה כי משך הזמן המועדף על משתתפים בוובינר הוא 60 דקות

מחקרים עדכניים מראים כי 55% מהנשאלים מעדיפים אירועים וירטואלים קצרים של 30 דקות או פחות.

מחקרים אחרים מראים כי משך הוובינר צריך לנוע בין מינימום של 30 דקות למקסימום של 50 עד 60 דקות.

עתיד היברידי

מתחילת שנות העשרים של האלף השני יש תהליך מעבר:

• מ- פגישות פנים-אל-מול-פנים ל- שיחות וידאו
• מ- כנסים פיזיים ל- כנסים וירטואליים (וובינרים)

עולה השאלה: האם יש מקום לכנס היברידי שחלקו פיזי המשודר בשידור חי בוובינר?

כנס היברידי

היברידי מתברר שיש לא רק ברכב. רכב היברידי זה רכב שיש בו 2 מנועים: מנוע בנזין ומנוע חשמלי. הרכב בוחר בכל רגע בנסיעה באיזה מנוע לעשות שימוש ורק באחד. כאשר האחד עובד, השני כבוי. למשל: בנסיעה בפקק יופעל המנוע החשמלי עד שתיגמר הסוללה, אז יופעל מנוע הבנזין כדי להזיז את המכונית וגם לטעון את הסוללה.

למונח היברידי בהקשר של כנסים וירטואלים יש פירושו שונה. שלא כמו רכב, בו המונח היברידי פירושו שיש 2 מנועים אבל רק מנוע אחד מהם פועל, הרי שהמונח כנס היברידי הוא כנס פיזי שמשודר לייב ובו-זמנית לפלטפורמה דיגיטלית.

הפלטפורמה הדיגיטלית יכולה להיות שידור חי בפייסבוק, שידור חי בלינקדאין, שידור חי ביוטיוב או וובינר בזום בזמן אמת.

הרעיון הוא שגם מי שמשתתף בכנס באופן וירטואלי ייקח חלק פעיל באירוע כמו למשל לשאול שאלות, להצביע ולמלא סקר.

סיכום

עכשיו ברור כי יהיו 3 סוגי כנסים:

• כנסים פיזיים
• כנסים וירטואליים
• כנסים היברידיים

מה יהיה חלקו של כל פלח ופלח?

אין מחלוקת על כך שבכנסים פנים-מול-פנים יש יותר מכירות מאשר כנסים וירטואליים. עם זאת צריך לזכור כי לא כל פעילות של החברה מול לקוחות פוטנציאלים ולקוחות קיימים היא מכירה.

מניסיוני של הפקת וובינר, הפקת אלפי וובינרים לעשרות חברות, אני יכול להעיד שבמרבית המקרים, הלקוחות שלי, שעבורם אני מפיק את הוובינר, לא רוצים שמשתתף ידע כמה משתתפים איתו בוובינר, לא רוצים שמשתתף יראה את הפרטים של המשתתפים האחרים.