כנסים – מבט לעתיד

יש עדיין שאלות רבות בנוגע לעתיד של כנסים בתקופה שלאחר השתלטות על מגיפת הקורונה.

חברות אוהבות כנסים גדולים והם חלק מהפעילות העסקית. כרגע, הן עורכות כנסים וירטואליים אבל מסתכלות קדימה, לתקופה בה מרבית אוכלוסיית ארצם או מרבית המדינות בהן נמצאים קהלי היעד שלהם יחוסנו, המגבלות יוסרו – שגרה.

הן שואלות: “האם אחרי החזרה לשגרה, יחזרו הכנסים להיות מה שהיו או אולי שיהיה שילוב של כנס פיזי וכנס וירטואלי (קרי: כנס היברידי) או שתהיה חלוקה כלשהי בין כנס פיזי, כנס היברידי ו- כנס וירטואלי?”

מאות כנסים פיזיים מתוכננים במחצית השנייה של 2021 ואני בספק אם הם אכן יצאו לפועל.

השילוב של עולם כנסים פיזיים עם העולם הדיגיטלי מעלה שאלה נוספת בנוגע למספר המשתתפים בכנס הפיזי: האם נחזור לכנסים עם עשרות אלפי משתתפים או שיהיה מעבר לכנסים קטנים הרבה יותר?

כנסים עוברים לדיגיטל

לכל אחד, מהנוגעים בדבר, יש דעה: לבעל העסק, למארגן אירועים פיזיים, למארגן אירועים וירטואליים, למשווקי פלטפורמה לקיום ועידות וירטואליות, לנותני שירותים לכנסים פיזיים, לנותני שירותי לכנסים וירטואליים.

חשוב לשמוע אבל גם חשוב להבין את ההקשר (context) של הדברים או במילים אחרות: להבין מי מביע דעה.

הנה הנתונים. בהתבסס על סקר שנערך בקרב 270 אנשי מקצוע העוסקים באירועים בארה”ב, ולמעלה מ -3,000 משתתפים מענפים שונים:

  • 43% מהחברות העבירו את כל האירועים הפיזיים שלהם לדיגיטל והם מדווחים שהם עורכים יותר אירועים וירטואלים מאשר תיכננו מלתחילה;
  • 79% מהחברות נערכות לקיומם של כנסים היברידיים;

כנס וירטואלי - משתתפים יושבים כל אחד במקום שנח לו

ומה לגבי המשתתפים?

הסקר עולה כי 93% מהמשתתפים באירוע סבורים שאירועים וירטואליים צריכים להיות עד שעה.

תיאור מקרה

חברה ‘קטנה’ בשם Salesforce, שאין לי מושג אם שמעת עליה, עשתה שינוי מהותי בהתנהלותו של הכנס השנתי Dreamforce. זהו כנס בן 4 ימים שנערך בסן פרנסיסקו, ארה”ב, שאליו הגיעו 171,000 משתתפים, נערכו 2,700 הרצאות/דיונים בחודש נובמבר 2019. אהה! וכרטיס כניסה עלה 1,500 דולר.

אז מה קרה בשנת 2020?

  • האירוע כולו וירטואלי
  • במקום 4 ימים של כנס פיזי, האירוע הוירטואלי נמשך על פני חודש ימים.
  • במקום 1,500 דולר כרטיס כניסה (ללא טיסות, אירוח), ההרשמה חינם!
  • במקום הרצאות שנמשכו בעבר 90 דקות, הן קוצרו באופן משמעותי ולדוברים ניתנו 18 דקות בלבד בסגנון TED.
  • במקום עשרות או מאות משתתפים בהרצאות, הן הוגבלו ל- 8 איש בלבד ולא בגלל הקורונה.

מה קורה ב- Salesforce ישראל, יוני 2021?

  • אירוע וירטואלי, הנה כאן
  • 5 שעות כנס
  • חינם

מעבר כנסים פיזים לכנסים וירטואלים תופס תאוצה בעת קורונה

ברור שהאופי וההגדרה של כנס פיזי עוברת שינוי מהיר בעקבות מגיפת הקורונה, שינוי שאולי היה נפרש על פנים שנים רבות, תפס תאוצה בתקופת הקורונה: תהליכים של שנים, עברו תוך חודשים, אבל יש פה עוד ענין מהותי.

עם פרוץ המגפה ב- 10 לינואר 2020 באופן רשמי בסין, ועם פרוץ המגיפה בעולם בתחילת חודש מרץ 2020 העתיד של הכנסים הפיזיים היה לוט בערפל.

העולם לא ידע בדיוק עם מה הוא מתמודד.

מדינות שונות בחנו שיטות שונות להתמודדות עם הנגיף, אבל יש כמה כלים משותפים כמו: הפסקת טיסות, סגר, ריחוק חברתי, חבישת מסיכה – כל מדינה במינון שלה, למשל: היו מדינות שעשו סגר מוחלט והיו כאלה שהפעילו סגר בשעות מסויימות.

הכנסים והאירועים הופסקו במכה אחת.

דרך אגב, נכון לכתיבת שורות אלה, יש עדיין סגרים, כאלה ואחרים, ברחבי העולם: אוסטרליה, כרתים, צרפת, איטליה, הולנד, פולין, אוקראינה… והרשימה עוד ארוכה.

ועולם הכנסים?

עם תחילת המשבר, מארגני האירועים, הכנסים והתערוכות דחו את האירוע בכמה חודשים. אט אט חדרה בהם ההבנה, שנגיף הקורונה הוא כאן כדי להישאר וצריך לנהוג אחרת והמשמעות היא: לעבור לקיים אירועים בדיגיטל – כנסים וירטואלים.

מידי פעם, בעקבות שמועה כזאת או אחרת, יש איזה גל של אופטימיות בהתמודדות עם הנגיף, משהו שלטעמי נראה כמו כמיהה למשהו בלתי מושג. גל שבו מנסים להיאחז מארגני אירועים שלא מוכנים לקבל את השינוי שהביאה הקורונה והם מנסים, שוב, לקבוע תאריך לכנס פרונטלי.

התנהגות זאת מזכירה לי את אנשי החדשות באולפנים המנסים ללא הרף ובהתמדה, יש לומר, לחלץ הבטחות ממרואיינים כאלה ואחרים על מועד היציאה מהקורונה.

כל פעם מפליא אותי מחדש איך אנשים תופסים את המציאות.

רגע לפני השאלה: “מתי חוזרים לשגרה?” מנחת החדשות מקריאה את הידיעות העולמיות הבאות: צרפת נכנסת לסגר שלישי… תחלואת הקורונה מתחזקת באיטליה ובהולנד… בפולין הוטל סגר של 3 שבועות… בגרמניה, הקנצלרית אנגלה מרקל הזהירה שישנה סבירות שהמדינה תיאלץ להטיל בקרוב סגר נוסף… והכתבת בשלה: היא עושה חצי תפנית לעבר המרואיין, מרצינה את פניה ושואלת ללא בושה וגם לדעתי מחוסר הבנה של מה שהקריאה זה עתה: “מה אתה יכול לומר על מועד החזרה לשגרה?” והאמת שאין למרואיין תשובה, לאף אחד אין תשובה ברורה ושהמרואיין אומר: “תראי… אולי… אני מעריך…”, היא, המנחה, מרימה קולה ודורשת ממנו לתת לה תאריך, עכשיו ומיד.

מה לעזאזל?!? WTF

חזרה למאמר

לאחר שבועות ואולי חודשים שהתברר שמגיפת הקורונה זה לא דבר חולף, החלה תקופה בה הפנימו עסקים כי כנס פיזי זה לא דבר אפשרי, לפחות לא בטווח של כמה חודשים קדימה, אבל את הפעילות העסקית צריך להמשיך עם הקורונה, למרות הקורונה.

חברות וארגונים שאף פעם לא ערכו שיחות וידאו או וובינרים בתקופת טרום קורונה, נחשפו לאפשרויות לערוך כנסים וירטואלים כי הם הוזמנו לקחת בהם חלק כמשתתפים או כדוברים.

החברות גילו כי לכנסים וירטואלים כמו לכנסים היברידיים יש יתרונות רבים.

להיות דובר או משתתף זה טוב ויפה אבל זה לא כמו לארגן כנס וירטואלי.

מה צריך להיות גודלו של כנס וירטואלי?

שאלת הגודל עולה כמה פעמים במהלך אותו סקר. השורה התחתונה היא: כנסים עם מעט משתתפים וגם קצרים בזמן.

האם הגיע סופם של כנסים ענקיים?

זה לא אומר כי הגיע סופם של האירועים הגדולים, ממש לא! זה רק מדגיש כי לאירועים הקטנים יש עכשיו, לאחר שנה של קורונה, ערך גדול יותר עבור המשתתפים וגם יותר הזדמנויות עיסקיות.

אירוע גדול עם מאות או אלפי אנשים באולם או באיצטדיון הוא טוב לצורכי הדרכה, לצורכי לימוד אבל אין בו שום נטוורקינג בין המשתתפים באירוע (אולי אלה שיושבים לצידך) ולכן אין הבדל אם אתה יושב “לבד” באולם ענק או יושב לבד בבית.

נטוורקינג

הנטוורקינג מתרחש מחוץ לאולם בכנס פיזי: ליד עמדת הקפה, בתור בכניסה, סביב השולחן בארוחת הצהרים ואפילו בתור לשירותים. נטווקינג מתרחש היכן שנמצאת קבוצה של אנשים.

יש מספר שירותים דיגיטליים עבור כנסים וירטואלים ליצירת הזדמנויות למשתתפים וירטואלים לייצר נטווקינג ביניהם ואם מדובר בכנס היברידי אז לייצור קשר בין משתתף אוןליין למשתתף פיזי.

מה שהעין תופסת תוך שנייה, מה שהאף מריח, מה שהאוזן שומעת כהרף עין, מה שהגוף מרגיש בלחיצת יד, שום, אבל שום מדיה דיגיטלית לא מצליחה להתקרב ואפילו קצת.

הערה:
חוש הריח משחק אצל בני אנוש תפקיד חשוב בכל הקשור להיכרות. אחרי שלוחצים ידיים עם מישהו, אנשים מריחים את ידיהם. התנהגות זו מרמזת כי בדומה ליונקים אחרים, בני אדם משתמשים בריחות גופניים כדי להעביר מידע.

הפער הזה מסביר למה ניסיונות דיגיטליים לחקות משהו פיזי כמו נטוורקינג שנבנה אצלנו, בני האדם, במשך מיליוני שנים, לא מצליח.

מה צריך להיות משך של כנס וירטואלי?

אירועים וירטואלים ארוכים מותחים את טווח הקשב של הקהל עד לקצה.

חברת LogMeIn עם הפלטפורמה לוובינרים GoToWebinar מצאה כי משך הזמן המועדף על משתתפים בוובינר הוא 60 דקות

מחקרים עדכניים מראים כי 55% מהנשאלים מעדיפים אירועים וירטואלים קצרים של 30 דקות או פחות.

מחקרים אחרים מראים כי משך הוובינר צריך לנוע בין מינימום של 30 דקות למקסימום של 50 עד 60 דקות.

עתיד היברידי

במהלך השנים 2020/1 עברנו:

  • מ- פגישות פנים-אל-מול-פנים ל- שיחות וידאו
  • מ- כנסים פיזיים ל- כנסים וירטואליים (וובינרים)

המעבר הזה היה הכרחי כי לא היתה אפשרות אחרת לארגון או לחברה החפצה חיים. עכשיו שהעולם מתחיל אט אט להתחסן, בקצב איטי מידיי, ראו את אירופה ו-אוסטרליה, ישראל, כדרך אגב, במקום הראשון בשיעור התחסנות של האוכלוסייה, עולה השאלה: האם יש מקום לכנס היברידי שחלקו פיזי המשודר בשידור חי בוובינר?

כנס היברידי

היברידי מתברר שיש לא רק ברכב. רכב היברידי זה רכב שיש בו 2 מנועים: מנוע בנזין ומנוע חשמלי. הרכב בוחר בכל רגע בנסיעה באיזה מנוע לעשות שימוש ורק באחד. כאשר האחד עובד, השני כבוי. למשל: בנסיעה בפקק יופעל המנוע החשמלי עד שתיגמר הסוללה, אז יופעל מנוע הבנזין כדי להזיז את המכונית וגם לטעון את הסוללה.

למונח היברידי בהקשר של כנסים וירטואלים יש פירושו שונה. שלא כמו רכב, בו המונח היברידי פירושו שיש 2 מנועים אבל רק מנוע אחד מהם פועל, הרי שהמונח כנס היברידי הוא כנס פיזי שמשודר לייב ובו-זמנית לפלטפורמה דיגיטלית.

הפלטפורמה הדיגיטלית יכולה להיות שידור חי בפייסבוק, שידור חי בלינקדאין, שידור חי ביוטיוב או וובינר בזום בזמן אמת.

הרעיון הוא שגם מי שמשתתף בכנס באופן וירטואלי ייקח חלק פעיל באירוע כמו למשל לשאול שאלות, להצביע ולמלא סקר.

סיכום

גם לאחר שהקורונה תהיה מאחורינו ונחזור לשגרה, האם זאת תהיה אותה שגרה שהיתה לפני הקורונה? איך יהיה “הנורמלי החדש” בכל הנוגע לכנסים?

עוגת הכנסים תכיל את הפלחים הבאים:

  • כנסים פיזיים קטנים הרבה יותר
  • כנסים וירטואליים
  • כנסים היברידיים

מה יהיה חלקו של כל פלח ופלח?

אין לי הערכה מה יקרה וזה גם, כנראה, יהיה שונה בין נישה לנישה. זה לא יהיה השינוי היחיד בקרוב. גם וובינרים יעברו שינוי בדרך בו הם מועברים כדי לתמוך במגמות המשתנות: אלה שצויינו לעיל ואלה שעוד יעברו שינויים נוספים בעתיד.

האם את/ה רוצה
שהאירוע הוירטואלי (וובינר) שלך יעבור ללא תקלות?

שלום, שמי זהר עמיהוד. אני נחוש בדעתי לנהל אירוע וירטואלי בהצלחה, ללא תקלות.
שאלתי היחידה שלי היא: האם אנהל עבורך?

מלאו את הטופס לקבלת פרטים

בחר את הנושא עליו הינך רוצה לקבל פרטים *
ניהול אירוע וירטואלי (וובינר או מיטינג)הדרכה של וובינר בזוםהדרכת של שיחות וידאו בזוםמשהו אחר הקשור באירוע וירטואלי

למתי מתוכנן הוובינר הראשון שלך *
בחודש הקרובבמהלך החורףבשנה הבאהלא יודע.ת

על ידי בחירה בתיבת סימון זו, את/ה שולח/ת את המידע שלך לאתר getwebinar.co.il, שישתמש בו כדי ליצור איתך קשר בנוגע לפנייתך זו ולשירותים אחרים. (חובה)






אודות הכותב

ניהול מקצועי של אירועים וירטואלים (וובינרים, כנסים וירטואלים, כנסים היברידים) עם הרבה ידע וניסיון בפתרון תקלות. מומחה לתכנון, הקמה וניהול עם ידע רב וניסיון של מאות אירועים וירטואלים, רבי משתתפים, רבי דוברים בארץ ובחו"ל. בין לקוחותינו: מכבי שירותי בריאות, משקי הקיבוצים, BDO, מכון היצוא, משרד הכלכלה, קרן היסוד, המוסד לבטיחות ולגיהות, מכללת תל חי, מובמנט, אלעד תוכנה, בינת תקשורת, התאחדות התעשיינים, אלון אולמן, אלון גל, אלן קאר וחברות עסקיות אחרות. מעניין אותך לשמוע איך אנהל את הוובינר שלך שיהיה מוצלח? פנה לקבלת הצעה לליווי הוובינר שלך
נגישות