לנהל וובינר בעצמי או לתת למישהו חיצוני לנהל וובינר עבורי

מאז התפרצות הקורונה חלו תהפוכות בארץ ובעולם בכל הקשור לדרך בה עסקים וחברות עושים שיווק, מכירות, הכשרה / הדרכה ושמירה על קשר עם לקוחות.

בישראל, בעקבות הפיגועים, עידית סילמן והמלחמה באוקראינה נשכחו ענייני הקורונה, אבל היא ממשיכה לשבש סדרים בעולם.

חברות וארגונים נאלצו להעביר חלק מהפעילות שלהן לדיגיטל.

פלטפורמות לניהול שיחות וידאו כמו Zoom, Microsoft Teams ואחרות מילאו את החלל שנוצר בתקשורת וכולן כרובן נוהלו בצורה עצמאית על ידי עובדי החברה.

מנהלים ועובדים התרגלו מהר מאוד לזום ואימצו את הטכנולוגיה במהירות שלפעמים הפתיעה גם אותם.

לא היתה ברירה אחרת.

כל עוד השימוש בזום היה לצרכים פנימיים בחברה, הזום נוהל בידי כח אדם בחברה, אבל כאשר מדובר על אירוע וירטואלי ללקוחות פוטנציאלים, חברות וארגונים נקטו גישה אחרת – הם נעזרו בקבלן חיצוני שינהל עבורם את הצד הטכני של השידור.

למה?

מה, אין לחברות עסקיות כח אדם פנימי משלה לתכנן ולהוציא לפועל את האירוע?

בטח יש בין עובדיה אנשים מוכשרים, טובים וראויים שיכולים לנהל את האירוע הוירטואלי!

אז מה קרה?

למה בוחרות חברות לתת את ניהול האירוע הוירטואלי (וובינר) בידי חברה חיצונית?

אז הנה 3 נקודות שלדעתי מביאות חברות וארגונים עסקיים לקחת החלטה לתת את ניהול הוובינר בידי גוף חיצוני, בעל ידע וניסיון בארגון אירועים מעין אלו.

אירוע, כמו כל אירוע, כנס וירטואלי הוא אירוע לכל דבר ועניין, דורש הכנות רבות לפני וגם דורש תשומת לב רבה תוך כדי.

צריך ענין כדי לעשות זאת בעצמך

החליטה חברה שהיא רוצה לעשות כנס וירטואלי, כדי ליצור יותר חשיפה, כדי להביא יותר מתעניינים למוצריה או שירותיה (לקוחות פוטנציאליים), ליצור לידים איכותיים יותר – כל זה טוב ויפה, השאלה היא: האם יש לה ענין לעשות זאת בעצמה?

יש הבדל בין ההיגד: "אני רוצה גינה יפה!" לבין מי שיעשה את העבודה.

יש הבדל בין ההיגד: "אני רוצה קיר בצבע שמנת" ובין מי שיעשה את העבודה.

רוב האנשים שרוצים גינה יפה לא יעשו זאת בעצמם גם לא יבקשו מהילד/ה שלהם לעשות זאת. הם ישלמו לגנן שיעשה זאת עבורם.

רוב האנשים שרוצים קיר בצבע שמנת לא יעשו זאת בעצמם גם לא יבקשו מבן/בת הזוג לעשות זאת. הם ישלמו לצבע שיעשה זאת עבורם.

בהחלט יכול להיות שהחברה רוצה לעשות וובינר אבל אין לה ענין לעשות זאת בעצמה וזה מובן.

לימוד דורש זמן

לא צריך תואר שני בשביל לנהל את הצד הטכני של כנס וירטואלי בצורה מקצועית. אני יכול לומר זאת, כי יש תואר שני במנהל עסקים 🙂

השאלה היא האם יש לחברה זמן ללמוד? האם החברה מוכנה להשקיע משאבים (זה תמיד זמן וכסף) כדי ליצור התמחות בתחום ניהול טכני של וובינרים, כדי לתת מענה לכל הבעיות שיעלו לפני, במהלך ואחרי הוובינר והקשורים להיבטים שונים של האירוע הוירטואלי.

שלמות דורשת אימון

ונניח שהיה לחברה זמן ללמוד את כל מה שדרוש לניהול וובינר, האם זה אומר שהחברה ועובדיה יכולים לנהל אירוע וירטואלי בעצמם?

כדי להיות מקצוען, צריך תרגול וזה לא משנה אם אתה מתכנת, פסנתרן, זמר, שף.

יש לך מושג כמה זמן פסנתרן או כנר משקיע מחייו כדי להגיע לשלמות?

יש לך מושג כמה מאות שעות מבלים במטבח, בין הסירים והמחבתות מי שאחר כך מתפרסמים בתור שפים?

אם יזדמן לך לפגוש: זמר, להטוטן, שף, נגן, מתכנת או כל בעל מקצוע אחר שאתה מעריך את הביצועים המקצועיים שלו, שאל אותו: "כמה זמן לקח לך להיות מקצוען?"

נדרש הרבה אימון כדי להיות מקצוען, כדי להגיע לשלמות.

אלה לדעתי 3 השאלות שכל חברה צריכה לשאול את עצמה כאשר הנושא של כנס וירטואלי עולה על הפרק.

חברות שבחרו לעבור איתי הגיעו למסקנה כי יש לשכור את שירותיה של חברה לה יש ידע וניסיון רב בתחום ניהול טכני של אירועים וירטואלים וידע וניסיון רב בפתרון תקלות, כי תקלות יהיו, זה בטוח! צריך לסמוך על מישהו שידע איך להתמודד איתן: למנוע אותן לפני האירוע ואם יקרו במהלך האירוע, לדעת איך לטפל בהן בצורה מקצועית ומהר.

אם החלטת לערוך אירוע וירטואלי, שאל את עצמך את 3 השאלות האלה:

• האם יש לי ענין לנהל כנס וירטואלי בעצמי?
• האם יש לי זמן לקרוא מאות עמודים של המדריך למשתמש? האם יש לי זמן לצפות במאות סרטי וידאו כדי שאוכל לנהל כנס וירטואלי בעצמי?
• האם יש לי זמן להתאמן בניהול ובתפעול כנסים וירטואלים רבי-משתתפים?

אם ענית שלוש פעמים 'לא', בוא נדבר

עדיין קורא את המאמר?

אתה לא ממש סגור האם כדאי לשכור את שירותיו של אדם אחר שיקדיש את מירב זמנו למשימה זאת?

האם יש הגיון בלעשות מיקור חוץ?

זה נקרא Make or Buy וזאת התלבטות בהרבה צמתים בחיים הפרטיים וגם העסקים של אדם.

הנה לפניך עוד 3 שאלות שצריך מנהל לשאול את עצמו לפני קיום של וובינר:

עד כמה היכולת האישית, הטכנולוגית שלך מאפשרת ניהול וובינר?

לבני אדם שונים יש יכולות טכנולוגיות שונות. לא כולם "מסתדרים" עם המחשב באותה מידה, יש מי שיותר ויש מי שפחות.

לא לכל בני האדם יש את אותה יכולת נהיגה.

כמה פעמים, בזמן נהיגה, סיננת מבין שיניך את המשפטים הבאים לעבר נהג/ת: "מי נתן לך רישיון נהיגה?" או "אם נהיגה היתה מחלה, כל החיים היית בגבס!"

וובינר זוהי תוכנה שיש ללמוד איך להפעיל. נכון, לתוכנת וובינר אין אפשרויות רבות כל כך כמו תוכנת וורד או אקסל, אבל נדרש לימוד ואימון.

האם אתה יכול לעשות כמה דברים בו-זמנית?

להיות בשידור חי מול קהל ובו-זמנית:

• לדבר ותוך כדי גם
• לענות על בקשת תמיכה בצ'אט של אנשים שהתחברו אבל הם מבקשים עזרה ותוך כדי זה גם
• לענות בטלפון לאנשים שלא מצליחים להתחבר וגם
• לקרוא את השאלות שאנשים ששואלים ולענות עליהן

אין אף גיבור-על, כולל סופרמן, שיכול לעשות זאת לבד!

האם למנות עובד שינהל את הצד הטכני של הוובינר?

או.קיי. החלטת שאתה תתרכז בתוכן ותמנה עובד לתפקיד ניהול טכני של וובינר בחברה.

הכשרה של עובד לנהל וובינרים דורשת משאבים של זמן וכסף. האם אתה מוכן להוצאה הכספית הזאת?

שכיר עובד, בדרך כלל, בין 09:00 ל- 17:00. זה לא מתכנת עם משכורת של 45,000 שקל לחודש, נכון? אם אתה רוצה לערוך וובינרים בשעות הערב, נניח 20:00, כנראה ותהיה לבד! על "ההתפטרות השקטה" שמעת?

"ההתפטרות השקטה" שפעם נקראה "ראש קטן" היא עובדים שלא מוכנים להשקיע מעל ומעבר לשעות ותפקידם המוגדר וכל זאת בעקבות הקורונה ותגובה כנגד העבודה על חשבון שעות הפנאי, הזמן עם המשפחה.

אם יש לך עובד שכיר בחברה שמנהל עבורך וובינרים, אתה משלם לו עבור יום שאין בו וובינרים בכלל, אתה משלם לו חופשת מחלה, חופשה מרצון, חופשה בששון וגם ביטוח לאומי, מס הכנסה, אתה מפריש לו פנסיה וגם קרן השתלמות והרשימה עוד ארוכה ומוכרת לך 🙂

ואחרי שהשקעת בעובד שכיר, הוא מודיע לך שהוא עוזב / מתפטר ואתה נשארת עם כלום / נדה / זירו / אפס וצריך להתחיל הכל מהתחלה.

אם החלטת לערוך אירוע וירטואלי, שאל את עצמך את 6 השאלות האלה:

1. האם יש לי ענין לנהל כנס וירטואלי בעצמי?
2. האם יש לי זמן לקרוא את מאות העמודים של המדריך למשתמש? האם יש לי זמן לצפות במאות סרטי וידאו כדי שאוכל לנהל כנס וירטואלי בעצמי?
3. האם יש לי זמן להתאמן בניהול, בתפעול ובפתרון תקלות בכנסים וירטואלים רבי-משתתפים?
4. עד כמה היכולת האישית, הטכנולוגית שלי מאפשרת ניהול כנס וירטואלי?
5. האם אני יכול לעשות כמה דברים בו-זמנית: גם לנהל כנס וירטואלי בשידור חי, גם להעביר פרזנטציה, גם לענות למשתתפים על שאלות מקצועיות, גם לעזור למשתתפים הנתקלים בבעיות טכניות וגם…?
6. האם אני מוכן להוצאה כספית על הכשרת עובד שעשוי לעזוב את החברה?

אם ענית לפחות 3 פעמים 'לא', בוא נדבר