אם הקורסים שלך במסגרת הדרכה לעובדים כוללים גם וובינרים אתה רוצה לוודא שיהיה זה פשוט לרשום את העובדים לוובינר ולאחר שהוובינר הסתיים, לעדכן במערכת LMS כי העובדים לקחו חלק בהדרכה ואם אפשר לעשות זאת ללא התערבות יד אדם, אז מה טוב.
כדי שמערכת אחת, וובינר, תתחבר עם מערכת שנייה, LMS צריך שיהיה לכל אחת מהמערכות אפשרות חיבור אינטרנטית.
אתן לך דוגמה.
נניח ואתה רוצה לחבר את המחשב הנייד שלך לטלויזיה הבייתית באמצעות כבל. כדי שזה יקרה, צריך שבמחשב תהיה "יציאה" ובטלויזיה תהיה "כניסה". אז ניתן לחבר כבל בין המחשב לטלויזיה ולצפות בתכנים הנמצאים במחשב על גבי מסך הטלויזיה.
מה זאת אינטגרציה ומה היא עושה?
מטרת האינטגרציה היא לצמצם את העבודה הידנית בהקלדת נתונים ידנית שנמצאים במערכת אחת אל תוך מערכת אחרת.
כדי שהתהליך יקרה באופן אוטומטי, צריכה מערכת אחת להפעיל טריגר.
המערכת שבה מופעל הטריגר, שולחת את הנתונים שלה אל מערכת שנייה.
המערכת השנייה, שקלטה את הנתונים, צריכה לדעת מה לעשות איתם, עם הנתונים, שהגיעו אליה.
מבולבלים? חכו, בשביל זה אני פה.
- בארגון מתוכננת הדרכה באמצעות וובינר למספר עובדים. וכך זה מתנהל בשלבים:
- נוצר אירוע הדרכה במערכת LMS
- העובדים שההדרכה מיועדת עבורם, מוזמנים לאירוע.
- העובד מקבל זימון להדרכה באמצעות מערכת LMS שבארגון.
- העובד חייב להרשם למערכת הוובינר כדי להשתתף באותה הדרכה. מישהו חייב לרשום אותו, זה יכול להיות שהעובד ירשום את עצמו או מישהו ממחלקת הדרכה ירשום אותו באופן ידני.
- הוובינר נערך ולכשהסתיים מופקת רשימת משתתפים במערכת הוובינר, כמובן.
- יש מי שלוקח את דוח המשתתפים, שהופק במערכת וובינר, ומקליד אותו ידנית למערכת LMS כדי שירשם שהעובד היה נוכח בהדרכה.
בואו נסתכל על התהליך הבא כשהוא נעשה באופן אוטומטי, היכן שאפשר, בין מערכת LMS למערכת וובינר:
1. במערכת הארגונית שלך נוצר אירוע הדרכה שייעשה באמצעות וובינר
טריגר – פתיחת אירוע במערכת LMS .
מערכת LMS שולחת נתונים למערכת הוובינר: שם האירוע (וובינר), תאריך, מ- שעה, עד שעה ואולי גם פרטים נוספים כמו: פרטי מציג, תמונה וכדומה.
מנערכת הוובינר פותחת אירוע וובינר עם הנתונים שקיבלה ממערכת LMS.
2. העובדים סומנו להדרכה במערכת ה- LMS הארגונית.
טריגר – שיוך עובד להדרכה במערכת LMS
מערכת למידה ארגונית LMS מעבירה נתונים אל מערכת וובינר: שם עובד, מספר עובד ואולי גם פרטים אחרים לפי הצורך.
במערכת הוובינר נרשם משתתף חדש לוובינר עם הפרטים שהועברו ממערכת LMS.
3. הוובינר נערך.
ברור לך שלא כל העובדים שנרשמו להדרכה, גם השתתפו מאלף ואחת סיבות שזה לא הזמן ולא המקום לציין אותם, אבל זאת המציאות. נדיר מאוד שכל מי שנרשם, גם משתתף.
טריגר – משתתף חדש במערכת וובינר.
מערכת וובינר מעבירה נתונים למערכת LMS וביניהם: שם העובד, כמה זמן שהה בוובינר.
מערכת למידה ארגונית LMS מעדכנת את כרטיסו של העובד על פי הנתונים שהועברו לה ממערכת הוובינר.
ויש המשך?
כן, בוודאי.
לאחר עדכון המשתתפים בוובינר, מערכת LMS שולחת מיילים לעובדים שנרשמו ולא השתתפו בוובינר כי עליהם לעשות פעולה כמו למשל, להרשם להדרכה הבאה או ליצור קשר עם מחלקת הדרכה או כל דבר אחר שיוחלט.
מהן היתרונות של חיבור מערכת למידה ארגונית LMS למערכת וובינר?
בסופו של דבר, מדובר בחיסכון גדול מאוד של זמן, ו- זמן = כסף
כיצד להגדיר את החיבור בין מערכת LMS למערכת וובינר?
קודם כל ברור שצריך להיות מוגדר תהליך או תהליכים ושיהיו ברורים, מדוייקים והייתי אומר גם רשומים ורשמיים.
מצאתי הרבה פעמים שיש מה-שקוראים-לו-תהליכים בארגון שהם תהליכים "שבעל פה". אין שום מקום שבו הם רשומים, לא באופן רשמי ברמה הארגונית, והם ידועים רק למתי מעט שמטפלים בהם ישירות. ברמה הארגונית, ידוע שמשהו מתרחש, אבל לרבים לא ידוע במדוייק מהו.
אז שלב ראשון הוא לבנות תהליך, לרשום אותו ולהפיץ אותו בארגון מתוך רצון לתת לו תוקף לפני שעושים לו אוטומציה.
זהו שלב קריטי בתהליך!
למה אני חוזר ומדגיש זאת?
ניסיון, קוראים לזה.
כבר הייתי עד לניסיונות לעשות אוטומציה לתהליכים חלקיים, לא-מושלמים, לא סגורים, לא מאושרים או כל דבר אחר שתקראו לזה – זה לא עובד. נקודה.
תהליך הגדרת האינטגרציה משתנה בהתאם למערכות בהן משתמשים
השאלה שעכשיו עליך לשאול הן:
- איזה ארסנל של טריגרים יש למערכת LMS שלך?
- איזה פעולות ניתן להפעיל במערכת LMS שלך בארגון?
- איזה ארסנל של טריגרים יש למערכת וובינר Webinar שבה את עושה שימוש?
- איזה פעולות ניתן להפעיל במערכת וובינר Webinar שלך?
לכל מערכת יש אוסף של טריגרים Triggers ואוסף של פעולות Actions שנקבעו על ידי מפתחי המערכת בתת מערכת שנקראת API שזה ראשי תיבות של Application Programming Interface שהיא ערכה של ספריות קוד, פקודות, פונקציות ופרוצדורות מן המוכן, בהן יכולים המתכנתים לעשות שימוש פשוט, בלי להידרש לכתוב אותן בעצמם כדי שיוכלו להשתמש במידע של היישום שממנו הם רוצים להשתמש לטובת היישום שלהם. ויקיפדיה
לדוגמא, הארגון שלך עושה שימוש במערכת talentLMS ומפעיל וובינרים במערכת GoToWebinar.
מקרה א: טריגר במערכת LMS גורם לפעולה במערכת Webinar
למערכת talentLMS יש את הטריגים הבאים: משתמש חדש, קורס חדש, אירוע חדש
במערכת GoToWebinar יש מספר פעולות שאותן ניתן לבצע: הרשמה לוובינר, יצירת וובינר, מחיקת נרשם
בעזרת טריגר במערכת LMS, מופעלת פעולה במערכת וובינר. למשל: פתיחת קורס חדש במערכת LMS, תיצור וובינר במערכת Webinar
מקרה ב: טריגר במערכת Webinar גורם לפעולה במערכת LMS
למערכת GoToWebinar יש את הטריגרים הבאים שלה: משתתף חדש, נרשם חדש, וובינר חדש
במערכת talent LMS יש מספר פעולות אותן ניתן לבצע: קורס חדש, הוספת עובד לקורס
בעזרת טריגר במערכת GoToWebinar מופעל תהליך בו מתעדכנים נתונים במערכת LMS.
סיכום שילוב בין מערכת LMS למערכת Webinar
אם אתה מנהל את הוובינרים שלך באופן ידני אנחנו יודעים כמה משאבים זה דורש ממך וכמה טעויות אנוש קורות בתהליך, במעברים הידניים שבין תוכנה לתוכנה.
ביצוע אוטומציה, אינטרגרציה בין מערכת LMS לבין מערכת וובינר Webinar יחסוך לך הרבה זמן, יקטין את מספר הטעויות ויעזור לך להתרכז בעיקר.
