כדי לוודא שכל נרשם לוובינר גם נרשם, אוטומטית, למערכת ניוזלטר של הארגון או למערכת קשרי לקוחות CRM או למערכת ארגונית אחרת כמו LMS – צריך אוטומציה.
כדי שמערכת אחת, וובינר, תתחבר עם מערכת שנייה, צריך שיהיה לכל אחת מהמערכות אפשרות חיבור API או WebHook. לא צריך להיבהל, אני מיד אסביר.
דוגמה: נניח ואתה רוצה לחבר את המחשב הנייד שלך לטלויזיה הבייתית באמצעות כבל. כדי שזה יקרה, צריך שבמחשב תהיה "יציאה" ובטלויזיה תהיה "כניסה". אז ניתן לחבר כבל בין המחשב לטלויזיה ולצפות בתכנים הנמצאים במחשב על גבי מסך הטלויזיה.
אוטומציה או אינטגרציה מצמצמת את העבודה הידנית בהקלדת נתונים ידנית שנמצאים במערכת אחת אל תוך מערכת אחרת.
כדי שהתהליך יקרה באופן אוטומטי, צריכה מערכת אחת להפעיל טריגר Trigger. כלומר, צריך לקרות בה אירוע כמו: מילוי טופס, לחיצה על כפתור – משהו!
המערכת שבה מופעל הטריגר, שולחת את הנתונים שלה אל מערכת שנייה.
המערכת השנייה, שקלטה את הנתונים, צריכה לדעת מה לעשות איתם, עם הנתונים, שהגיעו אליה.
מבולבלים? חכו, בשביל זה אני פה.
בארגון מתוכנן זום וובינר ללקוחות פוטנציאלים. וכך זה מתנהל בשלבים:
- בונים דף הרשמה לוובינר
- הוובינר מפורסם ברשתות חברתיות, אתר, קבוצות WhatsApp ועוד
- לקוחות שמקבלים את ההזמנה לוחצים על הקישור ומגיעים לדף ההרשמה
- לקוח נרשם לוובינר
- פרטי הטופס מועברים למערכת אוטומציה
- ממערכת האוטומציה הנתונים מועברים למערכת זום שם הוא נרשם אוטומטית, ללא יד אדם
- מערכת זום שולחת לו מייל אישור הרשמה בעברית ועד 3 מיילים של תזכורות, גם הן בעברית.
- הוובינר נערך
- עם סיום הוובינר, מופק דוח משתתפים במערכת הוובינר, כמובן.
מהן היתרונות של חיבור דף הרשמה למערכת וובינר ואולי גם למערכות אחרות?
בסופו של דבר, מדובר בחיסכון גדול מאוד של זמן, ו- זמן = כסף
כיצד להגדיר את החיבור בין דף הרשמה למערכת וובינר ולמערכות נוספות?
קודם כל ברור שצריך להיות מוגדר תהליך או תהליכים ושיהיו ברורים, מדוייקים והייתי אומר גם רשומים ורשמיים.
אז שלב ראשון הוא לבנות תהליך, לרשום אותו ולהפיץ אותו בארגון מתוך רצון לתת לו תוקף לפני שעושים לו אוטומציה.
זהו שלב קריטי בתהליך!
למה אני חוזר ומדגיש זאת?
ניסיון, קוראים לזה.
תהליך הגדרת האינטגרציה משתנה בהתאם למערכות בהן משתמשים
לכל מערכת יש אוסף של טריגרים Triggers ואוסף של פעולות Actions שנקבעו על ידי מפתחי המערכת בתת מערכת שנקראת API שזה ראשי תיבות של Application Programming Interface שהיא ערכה של ספריות קוד, פקודות, פונקציות ופרוצדורות מן המוכן, בהן יכולים המתכנתים לעשות שימוש פשוט, בלי להידרש לכתוב אותן בעצמם כדי שיוכלו להשתמש במידע של היישום שממנו הם רוצים להשתמש לטובת היישום שלהם. ויקיפדיה
לדוגמא, הארגון שלך עושה בונה דף הרשמה מעוצב וממותג באתר, מפעיל וובינרים במערכת זום ZOOM ועושה שימוש במערכת ניוזלטר של רב-מסר.
שלב א: טריגר של טופס ההרשמה
לדף ההרשמה וספציפית לטופס הרישום יש טריגר והאו: מילוי טופס. במילים אחרות: כאשר הגולש לחץ על לחצן "שלח" ובהנחה שהוא מילא את הפרטים בטופס כנדרש – זה אירוע. הפרטים של הטופס נשלחים למערכת האוטומציה.
שלב ב: רישום לזום
מערכת האוטומציה מחוברת לזום.
במערכת זום ZOOM יש מספר פעולות אותן ניתן לבצע: רישום משתתף לוובינר, יצירה של וובינר חדש, מחיקה של וובינר קיים וכדומה.
בהנחה שנבחרה פעולה של "רישום משתתף לוובינר", התוצאה היא רישום "מאחורי הקלעים" לוובינר.
שלב ג: רישום למערכת ניוזלטר
מערכת הניוזלטר, למשל רב-מסר, מחוברת לזום.
במערכת הניוזלטר יש מספר פעולות אותן ניתן לבצע: הוספת נרשם לרשימה, מחיקת נרשם מהרשימה, פתיחה של רשימה חדשה וכדומה.
בהנחה שנבחרה פעולה של "הוספת נרשם לרשימה", התוצאה היא רישום "מאחורי הקלעים" לרשימת התפוצה.
סיכום
אם אתה מנהל את הוובינרים שלך באופן ידני אנחנו יודעים כמה משאבים זה דורש ממך וכמה טעויות אנוש קורות בתהליך, במעברים הידניים שבין מערכת תוכנה אחת לשנייה.
אוטומציה, אינטרגרציה בין מערכות, חוסכת הרבה זמן, מקטינהן את מספר הטעויות ועוזרת לכם להתרכז בעיקר.
