פנה אליי לקוח שביקש שאנהל טכנית זום עבורו. במרבית המקרים, אני מנהל את המפגשים על מערכת זום שלי, אבל הפעם, הבקשה שלו היתה חריגה: הוא מבקש שאנהל את הזום על מערכת זום שלו כאשר הפגישה כבר הוגדרה והקישור כבר נשלח למאות המשתתפים.
כן, ישנם לקוחות שמתאים להם שאנהל טכנית את הזום על מערכת זום שלהם, אבל למה על ה- PMI ?
אני אסביר:
לכל בעל חשבון בזום יש חדר פגישות פרטי Personal Room או בקיצור PMI – Personal Meeting ID.
לחדר הפגישות הפרטי שלך יש קישור URL ייחודי וקבוע משלו, כל עוד החשבון שלך פעיל בזום.
שלח את הקישור הזה לכל מי שאתה רוצה לפגוש אונליין.
פעם אחת אתה עורך את הגדרות הפגישה ועכשיו, כל מה שנותר לך, זה לשלוח את הקישור למשתתפים.
אז מה הבעיה של PMI?
הבעיה היא שזהו קישור קבוע וקיים כל עוד יש לך חשבון זום, ה- Meeting ID שלו קבוע.
אתן לך דוגמה:
נניח ואתה מתכנן מפגש עם לקוחות ושלחת להם את הקישור של ה- Personal Meeting שלך.
הפגישה נערכה.
אז מה הבעיה?
עכשיו בידי הלקוחות, להם שלחת את הקישור, יש קישור של החדר שלך. מכיון שהקישור URL של חדר הפגישות הפרטי שלך הוא קבוע וקיים לעד, מתי שמי מהם ילחץ על הקישור, הוא יוכל להיכנס לחדר שלך.
אמשיך את הדוגמה שלעיל:
עבר שבוע ועכשיו אתה עורך מפגש פנימי עם עובדי החברה שלך באותו חדר פגישות פרטי שלך PMI. הקישור ששלחת לעובדי החברה למפגש הוירטואלי הוא אותו קישור ששלחת ללקוחות לפני למעלה משבוע.
תיאורתית וגם מעשית, לקוח יכול ללחוץ על הקישור, שקיבל לפני שבועיים, ולהיכנס לפגישה שלך עם העובדים שמתרחשת כעת.
אתה בעצמך יצרת פירצת אבטחה. נקודה.
יש עוד בעיה:
אני יכול להניח שאתה מקליט חלק או את כל השיחות הנערכות בחדר הפגישות הפרטי שלך PMI. לכל ההקלטות האלה יש את אותה כותרת עם תאריך הקלטה שונה.
המשמעות היא שגם ניהול ההקלטות קשה לאור העובדה שכל ההקלטות יש את אותו שם. מהר מאוד תשכח באיזה תאריך נפגשת ועם מי.
יש עוד בעיה:
לא ניתן לקבוע תאריך לפגישה, כי כמו שבוודאי את זוכר, החדר הזה קיים תמיד ולעד.
בדרך כלל, כאשר נכנסים לזום, המערכת מציגה את שם המפגש ואת השעה בה הוא התקיים. בשימוש בחדר הפגישות הפרטי שלך בזום, שם הפגישה הוא Personal Meeting Room וגם לא מופיע מתי הפגישה מתקיימת.
יש עוד בעיה:
לא ניתן לחייב הרשמה למפגש שמתקיים בחדר הפגישות הפרטי.
אז מה עושים עם PMI ?
חדר הפגישות הפרטי שלך Personal Room או כפי שזום קוראים לו Personal Meeting Room ID מיועד לפגישות עם האנשים הכי קרובים שלך. להם אתה מחלק את הקישור הקבוע ואז כל מה שנותר לכם (לך ולהם) הוא לקבוע תאריך למפגש.
את הקישור של PMI אתה שומר קרוב אליך ולא מחלק אותו בנדיבות.
הנה דוגמה:
החלטת שחדר הפגישות הפרטי שלך בזום (PMI) ישמש אותך למפגשים עם המשפחה: בן הזוג, ילדים, הורים.
אתה שולח להם את הקישור.
באמצע היום, כשאתה בעבודה, הילד שלך שולח לך הודעה בוואצטאפ ומבקש שתעלה לזום כדי לעזור לו בהכנת שיעורי הבית.
כל מה שנשאר לכם זה לקבוע מועד: תאריך ושעה, כי את הקישור כבר יש בידו.
איך יוצרים פגישות קבועות בזום?
לפגישות חד-פעמיות עם עובדים או לקוחות או ספקים או כל אחד אחר, אתה בוודאי יוצר פגישה חדשה Schedule a Meeting, שיש לה Meeting ID חדש, אבל "מה לעשות עם הפגישות הקבועות שלי בזום?" אתה בוודאי שואל?
נניח ואתה רוצה לערוך בזום את הפגישות הלא חד-פעמיות הבאות. זאת לא חייבת להיות פגישה קבועה ביומן כל שבוע או שבועיים. עצם יצירת המפגש ושליחת הקישור למשתתף/י המפגש פירושה שיום יבוא ואתה תפעיל את הפגישה, אבל היום הזה טרם נקבע. פגישות עם:
- צוות הניהול שלך
- צוות פיתוח
- מנהל המשרד שלך
לכל אחד מהפגישות שלעיל אתה תיפתח פגישה שקיימת תמיד ואין לה מועד: תאריך, שעה. את הקישור הייחודי של אותה פגישה, אתה שולח רק למשתתף/י הפגישה.
ועכשיו, כל מה שנותר לך ולמשתתף/י הפגישה לעשות זה לתאם מועד: תאריך ושעה וזהו! את הקישור לפגישה כבר יש למשתתף/ים.
איך יוצרים פגישה קבועה בזום שאין לה לתאריך?
- היכנס לפורטל זום
- לחץ Schedule a Meeting
- סמן את תיבת הסימון Recurring meeting בחלק של Time Zone
- סמן No Fixed Time בתיבת Recurrence
- השלם את הגדרת הפגישה: Topic, Video, Audio, Options
- לחץ Save
