תקלות תפעול במהלך וובינר עשויות להוביל לפיטורים מהעבודה

אם אתה חושב שטעות תפעול שלך בזום לא תגרום לפיטוריך, חשוב שנית!

האמת היא שכמעט 25% מהמנהלים פיטרו מישהו בגלל טעות שעשה בניהול אירוע וירטואלי: מיטינג או וובינר. גם אם העובד לא פוטר מיד בעקבות המקרה המצער, הרי הוא "זכה" בנזיפה לא נעימה ולפעמים גם נקיטה של פעולה משמעתית.

בסקר שערכה חברת Vyopta Inc, בין 200 מנהלים ברמת סגן נשיא ומעלה בחברות עם לפחות 500 עובדים, עלה הנושא של התמודדות מנהלים עם תקלות במהלך אירועים וירטואלים.

אחד הממצאים המטרידים שעלו בסקר היה: כמעט 25 אחוזים מבין 200 המנהלים שנשאלו פיטרו עובד בגלל פשלות בפגישה וירטואלית שנבעו מחוסר ידיעה בתפעול מערכת זום או אי-הצלחה לפתור תקלה בזמן אמת.

הסקר מצא שהתקלות במהלך וובינר עלולות לפגוע בעסק, לגרום ללקוחות להפסיק לעשות עסקים עם החברה, להפסיד הזדמנויות מכירה וכמובן לפגוע במיתוג.

השלכות אחרות של תקלות בפגישה וירטואלית

גם כאשר טעות בארגון ותפעול אירוע וירטואלי: זום מיטינג או זום וובינר, לא מובילה לפיטורין, יש עוד המון אמצעים שהמנהלים נקטו. רוב המנהלים אמרו שהם העבירו את האחריות על ניהול הוובינר למישהו אחר בחברה או לחברה חיצונית, לא לפני שהם נזפו קשות בעובד.

אם אתה אחראי על ארגון והפעלה של וובינרים, אתה חייב לקחת את המשימה הזו ברצינות והכי טוב שתעביר את ניהול הוובינר לידיה של חברה חיצונית, בעלת ידע וניסיון בהפקת וובינרים ובפתרון תקלות.

זוהי תובנה מרתקת לגבי הסתגלות ושינוי תרבותיים בטווחי זמן קצרים ביותר.

עם תחילת הקורונה, ארגונים, חברות ועסקים עברו באחת לכמעט 100% עבודה בדיגיטל וזה כולל מפגשי עובדים, מפגשי לקוחות, כנסים ועוד.

מפגשים וירטואלים כתחליף למפגשים פרונטאליים (In-person), והכללים הקשורים למדיום זה, הם חדשים, ולכן אין להתפלא שיש עקומת למידה שאותה מלווים נזקים נלווים כגון: פיטורין, נזיפה, השהייה ופעולות משמעתיות אחרות.

כל מי שעבר לסביבה תרבותית ועסקית אחרת, בין אם זו מדינה או חברה חדשה עם תרבות משלה, חווה ביצוע של טעויות, שגיאות ו- תקלות חברתיות לא נעימות שמתרחשות במהלך אינטראקציה עם עובד אחד או מספר מועט של עובדים. כאשר התקלה מתרחשת בעת שידור וובינר לעשרות או מאות לקוחות פוטנציאלים או לקוחות בפועל, זה כבר ענין אחר.

חוסר ההיכרות עם הטכנולוגיה, יכולה לגרום לטעויות אנוש גסות ואני מדבר על הדוברים שיכולים לפתוח מיקרופון ומצלמה.

בכנס רב דוברים שניהלתי, רוב הדוברים היו "מהגרים", לא במובן שהם עברו לגור ממדינה א למדינה ב, לא. הם "מהגרים" כי הם נולדו בעולם של מפגשי פנים-אל-מול-פנים ועתה בלית ברירה, הם חייבים לסגל התנהגות אחרת כמו מפגשים וירטואליים.

למרביתם זה קשה.

בעידן של פעילות אונליין, לא כל המשתתפים בשיחה הוירטואלית מודעים למשמעות של מצלמה פתוחה ו- מיקרופון פתוח ועל זה שהם שולטים בהם. כתוצאה מכך הם פותחים מצלמה ומיקרופון בלי משים לאיך הם נראים ונשמעים או לא פותחים מצלמה ולא פותחים מיקרופון כאשר הם נדרשים לכך.

אירועים כמו עובד שנכנס לשירותים באמצע שיחת זום עם המחשב שלו כשהמצלמה פתוחה או חבר פרלמנט שהכניס את ידו מתחת לחולצתה של חברתו במהלך דיון וגם אירוע חריג במיוחד של העיתונאי Jeffrey Toobin שסיפק את עצמו במהלך פגישת זום.

"עשיתי טעות טיפשית בצורה מביכה, כי האמנתי שהמצלמה לא פועלת", אמר Toobin, הוא הוסיף: "אני מתנצל בפני אשתי, משפחתי, חברי ועמיתיי לעבודה. חשבתי שסגרתי את מצלמת המחשב, חשבתי שאף אחד בשיחת הזום לא יכול לראות אותי"

אז הוא האמין!

אז הוא חשב!

כולם ראו אותו מאו…

העיתונאי הושהה מעבודתו למשך 8 חודשים.

המקרה של Toobin הוא דוגמה קיצונית להתנהגות בלתי הולמת במהלך שיחת זום. עם זאת, התנהגות לא מקצועית המתרחשת במהלך זום יכולה להתרחש וצריכים להיות מוכנים לכך.

יש הרבה אנשים, ובכלל זה "מהגרים" שלא מסתדרים עם המחשב. כל עוד זה נעשה כשהם יושבים לבדם מול המחשב ונאבקים עם האפליקציות השונות, זה אחד, אבל כאשר הפעילות שלהם נעשת מול רבים בשידור חי והם לא מוצאים את הלחצן ופתאום הם מקבלים בלקאאוט, זה דבר אחר לגמרי שיש לו השפעה על התוצאות העסקיות.

Shit Happens – דברים רעים מתרחשים

הטכנולוגיה כובשת חלק גדול ויותר בחיינו העסקיים ומחייבת מידה של הסתגלות. זהו תהליך הדרגתי, רווי מהמורות ומכשולים ולכן נדרש מישהו בעל ידע וניסיון שיעשה הכנה לדוברים לפני הכנס הוירטואלי, ילווה את האירוע בשידור החי ובמקרה של תקלה הוא יהיה הבכיר שידע לפתור אותה, לפני שהמשתתפים יבחינו בכך, במידה והדבר אפשרי.

המשתתפים בוובינר יודעים שיכולה להתרחש תקלה – זה החיים!

הענין הוא, איך היא תטופל?

אם התקלה מטופלת מהר ובמקצועיות, המשתתפים מקבלים זאת בהבנה ואפילו בהערכה וכדי שזה יקרה צריך מישהו בעל ידע וניסיון בטיפול בתקלות במהלך השידור החי.