כנסים וירטואלים מניבים תוצאות מפתיעות

אירועים דיגיטליים אינם יכולים להחליף חווייה של מפגש אישי פיזי, הכולל: לחיצת יד, טפיחה על השכם, מבט בעיניים – בקיצור, נטוורקינג.

באה הקורנה והכריחה את מארגני הכנסים לעבור במהירות לדיגיטל ולקיים אירועים וירטואליים והם מדווחים על יתרונות מפתיעים ומבטיחים כי ימשיכו לעשות כנסים וירטואלים גם בטווח הארוך.

האם כנס וירטואלי יכול להרגיש כמו כנס חי?

כנסים וירטואליים לעולם לא יראו כמו כנס פיזי שאת המבנה שלו אנחנו מכירים: לא יהיו עמדות קבלה, לא יהיו עמדות קפה, לא יהיה כיבוד, לא תהיה ארוחת צהרים, לא תהיה תערוכה, לא יהיו דוכנים, לא יהיו תגי משתתף, לא יהיו תיקים עם תוכן שיווקי לחלוקה, לא תהיה אבטחה בכניסה, לא יהיה תור לשירותים ולא יהיו עוד הרבה דברים שמאפיינים כנס פיזי. אהה, גם לא יהיו פקקים בדרך אל או בדרך מ-, לא יהיה תשלום על חנייה.

כאשר מגיפה הקורונה החלה לכפות ביטולים של כנסים ואירועים, מארגני האירועים חיפשו פתרון בדיגיטל, פתרון כזה שיהיה כמה שיותר דומה לכנס הפיזי אותו הם מכירים.

אכן, יש מספר פלטפורמות עבור כנסים וירטואליים בסגנון משחקי מחשב תלת מיימדים שעל חלקם שמעתם כמו Metal Gear, Phantom Pain, Doom, Fortnite, Dishonored, Sekiro, The Witcher 3 והרשימה עוד ארוכה.

מתברר שבסופו של דבר מארגני כנסים השתמשו בפלטפורמת וובינר וזאת מכמה סיבות:

  • בניית הויזואליזציה של כנס וירטואלי שנראה כמו תערוכה דורש משאבים: זמן, כח אדם ו- כסף. הקמה אורכת מספר חודשים ולזה אף אחד לא מוכן.

  • לבנות תשתית דיגיטלית זה לא מספיק, צריך לתכנן ולהזין בה תכנים: סרטי וידאו, מצגות, טקסטים, אנימציות – פעולות שדורשות משאבים של כסף ו- כח אדם אבל בעיקר זמן.

  • למשתתפים יש עקומת למידה ארוכה לתפעול המערכת התלת מימדית. צריך להבין כי לא כל המשתתפים נולדו לעולם של משחקי מחשב תלת מימדיים.

  • לנותני החסויות יש עקומת למידה ארוכה לתפעול המערכת התלת מימדית ולהזנת התכנים בה.

כנס וירטואלי בפלטפורמה של וובינר

כנסים רבים שעוברים לדיגיטל אל פלטרפורמות וובינר או שיחות וידאו כמו GoToWebinar, Zoom, ON24 ואחרות מצמצמים את מספר המסלולים.

כנס פיזי, לרוב, מתנהל באופן הבא: יש מליאה לאחריה מתפצלים למושבים (מסלולי תוכן מקבילים) וחוזרים לסיכום במליאה ואת זה בדיוק ניתן לעשות בדיגיטל באמצעות כלי הנקרא וובינר.

חששות מפני כנס וירטואלי

לפני עידן הקורונה מנהלי האירועים חששו מהדיגיטל. זה לא שהם התעלמו מהדיגיטל, בכלל לא. החיבור בין תערוכות לדיגיטל נעשה ברמה של עזרים לצרכי רישום וכניסה, ניווט בין מבנים עם הנייד, קביעת פגישות אוןליין וכדומה, אבל אף אחד לא חשב על מעבר מרצפה (או שטיח) פיזית לרצפה וירטואלית.

החשש שלהם היה מהלא-נודע. כנסים פיזיים הם מנהלים כבר שנים רבות ויודעים לנהל אותם על הצד הטוב ביותר, אבל כנס וירטואלי – זה כבר ענין אחר.

חששות רבות כמו: האם אנשים ירשמו? בתשלום או בחינם? כמה אנשים ירשמו וכמה ישתתפו בפועל? איך תהיה החוויה. ועוד תהיות ושאלות שלכולן יש מכנה משותף אחד – חשש.

המעבר לערוך אירועים בדיגיטל נעשתה מתוך הכרח והוא זה שגרם להם לשים בצד את החששות בכל הנוגע לכנסים ואירועים וירטואליים.

לאחר ש “טעמו” מן החוויה הדיגיטלית, רבים מהם מתכננים להחליף אירועים חיים עתידיים בכנסים וירטואליים, או לפחות להשלים כנס פיזי עם תוכן דיגיטלי לפני, במהלך ואחרי האירוע.

ההצלחה של כנס וירטואלי בעיני המארגנים היא מעל לציפיות

אחד ממנהלי השיווק בארגון, שעבורו אני מנהל כנס וירטואלי, אמר לי לאחר שהודעתי לו במהלך הוובינר שעכשיו נמצאים 1,280 משתתפים אוןליין: “ב(כנס)פרונטלי לא מגיעים ל- 10 משתתפים.”

לא רק שהאירוע הווירטואלי של אותו ארגון הביא יותר משתתפים בפועל בהשוואה לאירועים פיזיים באותו נושא שהיו בעבר, היה פה עוד כמה יתרונות:

  • חיסכון כספי משמעותי ביותר: עלות גיוס פר משתתף קטנה באופן משמעותי;

  • עלות כח אדם לתכנון ולהוצאת הכנס הוירטואלי וכמובן לתפעולו היתה קטנה משמעותית;

  • חיסכון של עלויות כיבוד וחנייה;

  • מספר הנרשמים לכנס הוירטואלי היה גדול עוד הרבה יותר ממספר המשתתפים. זהו קהל שמביע ענין בתוכן;

  • לאחר שהסתיים הכנס, המשתתפים הופנו לתכנים נוספים ואחוז ההענות שלהם היה גבוה במיוחד;

  • הארגון לא יחזור לערוך כנס פיזי כמו של פעם מאחר וחזרה כזו תחשב כנסיגה לאחור.

הוכחת הקונספט לעריכת אירועים וירטואליים שנכפתה על ידי המגיפה פותחת פוטנציאל לעשות שימוש ברכיבים דיגיטליים חדשים להשלמת אירועים חיים עתידיים.

כנס NKF – סיפור על כנס פיזי שהפך לכנס וירטואלי

עבור קרן הכליות הלאומית (NKF – National Kidney Foundation), ביטול כנס האביב לשנת 2020 בניו אורלינס בחודש מרץ 2020 היה, פשוטו כמשמעו, עניין של חיים ומוות.

החברים בקרן לא יכלו לקחת סיכון ולהשתתף בכנס פיזי בו הם עלולים להידבק ואז אולי לקחת את הנגיף אל מרכזי טיפול בכליות שלהם בהם נמצאים חולים ברמת מסוכנות גבוהה למות אם ידבקו.

חולי הכליות הפגיעים ביותר הם אלה שקיבלו השתלות, בין היתר מכיוון שהם כל הזמן נוטלים תרופות כדי למנוע דחיית איברים.

הכנס הוירטואלי של NKF כלל 14 מושבים במקביל, מעל 300 דוברים שהיו זקוקים לעזרה טכנית וייעוץ כדי שיוכלו להעביר את המצגת שלהם מהבית.

למשתתפים ניתנה אפשרות לצפות בהקלטות גם לאחר הכנס ולהיחשף לתכנים אחרים.

ומה בהקשר של נותני חסויות? לפי מארגני כנס NKF המציגים הוירטואליים העורכים הדגמות לקהל זכו לתוצאות טובות יותר בהשוואה לאירוע חי.

מגבלות שטח בתערוכה פיזית בדרך כלל מגבילות את הנוכחות לכ- 75 משתתפים; אבל בדיגיטל מגבלת מספר המשתתפים היא גדולה הרבה יותר, דבר שגרם לכך שחלק מנותני החסויות יכלו לערוך אירועים וירטואלים עם 200 ויותר משתתפים.

כמה מפגשים קליניים שהיו יכולים להגיע לקיבולת של 250 משתתפים בניו אורלינס (מגבלת מקום פיזי) משכו כמעט כפול מזה באינטרנט.

ספונסרים מוערכים קיבלו החזר נאה על ההשקעה שלהם וגם קיבלו לידיהם את פרטי המשתתפים שצפו במצגות שלהם.

החוויה הראתה לקרן הלאומית לכליות NKF את הערך של אירועים וירטואליים שגרמו למשתתפים להיות יותר מעורבים.

הארגון מצפה ליישם את התובנות שנלמדו בכינוס הוירטואלי הזה לאירועים עתידיים שהוא יתכנן בפירוט מעמיק יותר, שכן התוצאות הראו כי הסביבה המקוונת מאפשרת יצירת הכנסות ומוערכת על ידי הקהל המשתתפים.

מנהלי NKF סיכמו, מצד אחד, כי אין תחליף לנטוורקינג שנוצר בתערוכה או כנס פיזי ויהיה קשה עד בלתי אפשרי לתת לזה תחליף בדיגיטל: לא כולם יכולים לנסוע כל שנה, במיוחד אם יש לך קליניקה או מרכז רפואי לנהל. מצד שני, מספר המשתתפים בכנס הוירטואלי היה גדול פי כמה מכל כנס אחר שערכה איי-פעם NKF !

סיכום

זה לא נכון לרצות שכנס וירטואלי יהיה דומה אחד-לאחד לכנס פיזי. יש מקום לכנס פיזי אבל ההכרח להישאר בבית בעקבות משבר הקורנה לימד אותנו כי יש גם אפשרות אחרת והיא להעביר את המסרים שלנו בדיגיטל, בנוחות ובקלות מבלי לצאת מהבית.

מארגני כנסים חושבים כעת על עריכת כנסים וירטואלים וגם איך לשלב את יכולת העברת המסרים הדיגיטלית עם אירוע פיזי: לפני האירוע, במהלכו וגם אחריו.

השיווק עובר לדיגיטל, גם כנסים, אירועים ותערוכות עוברים לדיגיטל. אל תשאר/י מאחור, התקדם/י לדיגיטל!
בבקשה למלא את שדות החובה
33.3%

מרבית הפונים ממלאים את השאלון תוך 33 שניות

שם האירוע
This question is required
סוג האירוע?
אפשר לבחור יותר מאפשרות אחת
נדרש לענות על שאלה זו
תאריך האירוע
יש לציין תאריך או תאריכים מתוכננים
This question is required
מהו התקציב שלך?
This question is required
מה תכלול ההקלטה?
אפשר לבחור יותר מאפשרות אחת
This question is required
מהו משך ממוצע של סשן?
אפשר לבחור יותר מאפשרות אחת
This question is required
מה סוג הסשן?
אפשר לבחור יותר מאפשרות אחת
This question is required
מהי הערכתך לגבי מספר המשתתפים אוןליין?
This question is required

אודות הכותב

מומחה לתכנון, הקמה וניהול וובינרים עם ידע רב וניסיון של מאות וובינרים, רבי משתתפים, בארץ ובחו"ל. בין לקוחותינו: מכון היצוא, משרד הכלכלה, קרן היסוד, המוסד לבטיחות ולגיהות, התאחדות התעשיינים, אלון אולמן, אלון גל, אלן קאר וחברות עסקיות אחרות. מעניין אותך לשמוע איך אנהל את הוובינר שלך שיהיה מוצלח? עקב עומס פניות וזמני המתנה ארוכים בטלפון, מומלץ ליצור איתנו קשר באמצעות WhatsApp למענה מיידי 053-9180963 או פנה לקבלת הצעה לקבלת הדרכה וליווי וובינר שלך

כתוב תגובה

נגישות