כיצד לפתח תהליך לקליטה מהירה של עובד בארגון

בשנים האחרונות תהליך של קליטת עובדים חדשים התפתח מאוד. הימים שבהם קליטת עובד לחברה כללה פגישה של שעתיים עם משאבי אנוש למילוי טפסים ומעבר זריז על נהלים, עברה חלפה לה מהעולם. שיטות עבודה מומלצות של קליטת עובד בארגון הטמעה הן הוליסטיות הרבה יותר, אפקטיביות יותר ומהירות יותר.

על פי האגודה לפיתוח משאבי אנוש (Society for Human Resources Development SHRM), הצטרפות עובדים היא "תהליך של סיוע לעובדים חדשים להסתגל להיבטים החברתיים והביצועיים של עבודתם החדשה במהירות ובצורה חלקה. ללמוד את הגישות, הידע, המיומנויות וההתנהגויות הנדרשות לתפקוד יעיל בתוך ארגון."

בקיצור, הצטרפות עובדים כרוכה בתהליכים שעוזרים להבטיח שהעובדים החדשים יתחילו ברגל ימין וישתלבו במהרה ובאפקטיביות בפעילות החברה.

האופן שבו מרכיבים אלה מתורגמים לתהליך קליטת עובדים יעיל וקל לניהול, יקבע על ידי כל ארגון וסביר להניח שזה יהיה שונה מארגון לארגון. ברור שיהיה שוני בין ארגון יצרני לארגון הנותן שירות, אבל אם תיקח לדוגמה, חברות תוכנה בנושא סייבר, סביר להניח שתהליכי הקליטה יהיו שונים גם ביניהן למרות שהן עוסקות באותו תחום.

דבר אחד משותף לכל תהלכיכ קליטה של עובדים חדשים בארגון – שימוש בוידאו.

וידאו ככלי לשיתוף ידע, הפצת ידע.

5 שלבים חיוניים לתכנון תהליך קליטה של עובדים בארגון, תהליכים המבוססים על וידאו

1. זהה קבוצה של פעילויות הכשרה הליבה עבור כל עובד חדש

הצעד הראשון בעיצוב תהליך ההצטרפות שלך הוא לזהות איזו הכשרה צריכים העובדים החדשים שלך, החל מלימוד של תובנות תרבותיות ועד לאימון מיומנויות טכניות.

למשל, מרצה חדש במוסד אקדמי נדרש לעבור את ההכשרות הבאות טרם פתיחת שנת הלימודים:

• מניעת הטרדות מיניות במוסדות להשכלה גבוהה
• נגישות לפי חוק שוויון זכויות לאנשים עם מוגבלות התשנ"ח – 1998
• קורס מרצים חדשים
• בינה מלאכותית יחד עם הוראה אקדמאית
• תכנון וכתיבת מטלות ועבודות בעידן ה- AI

יש עוד מלאי גדול של תכנים הנדרשים לעבודתו של המרצה וביניהם (רשימה חלקית):

• הסדרים פנסיונים
• חופשה שנתית
• תווי חנייה
• חופשת לידה
• תלושי שכר וטופס 106
• הוצאות נסיעה
• הטבות למרצה
• נוהלי היעדרות מעבודה
  ::
  ::

כל ההכשרות מצולמות מראש, וידאו, וניתנות לצפייה באתר האינטרנט המיועד לסגל המוסד האקדמאי.

* הערה: החוק קובע "כי על מוסד להבטיח קיומן של פעולות הדרכה והסברה שעניינן מניעת הטרדה מינית אחת לשנה לפחות וכן הוראה הקובעת כי על מוסד להביא לידיעת כל תלמיד, סטודנט ועובד חדש את הוראות החוק, התקנות והתקנון וכן מידע לגבי אופן הגשת תלונה על הטרדה מינית ושירותי סיוע." ואותו כנ"ל רלוונטי עבור נגישות.

2. הצג לעובד חדש לוח הדרכות שבועי, מותאם אישית, בין חודש ל- 3 חודשים ראשונים

שמור על ציר הזמן גמיש במקצת, במיוחד בהתחלה, על ידי קביעת תוכנית שבועית לעובד ולא תוכנית יומית. זה מאפשר לעובד החדש שלך להשתלב בקלות רבה יותר עם הדרישות של התפקיד החדש שלו ונותן לו את היכולת לסקור את חומרי ההדרכה שלך בקצב שלו.

כמובן, הזמן שאתה דורש מהעובדים להשלים את מטלות ההדרכה ישתנה לפי ארגון, אך אני ממליץ שתתכנן לפזר את פעילויות ההצטרפות במהלך החודש עד החודשיים הראשונים של העובד, שכן מומחים מאמינים כי פעולה זו מגדילה את שיעורי השימור של העובדים בארגון באופן משמעותי.

לאחר מיפוי של משימות ההטמעה החיוניות עבור כל עובד בארגון, באשר הוא, התחל למפות משאבים נוספים בעלי ערך עבור תפקיד, מחלקה או מיקום ספציפי ובהתאמה לעובד.

3. תעד את התהליך ושתף אותו עם המחלקה של העובד

הצעד הפשוט הזה הוא החיוני ביותר – ולעיתים המועיל ביותר. שיתוף מפת ההכשרה שלך עם המחלקה או המחלקות נותנת לך הזדמנות לקבל מהן משוב על התוכנית שבנית לעובד מצד אחד ומצד שני לאפשר להם להוסיף פעילויות הדרכה מועילות יותר בהתאם לתפקיד.

לאחר שמפת ההכשרה לעובד הוגדרה ושותפה, תוכל לדעת מתי ובאיזו תדירות כל עובד צפה בסרטון מסוים, כמו גם אם אותו עובד צפה בסרטון במלואו או הפסיק באמצע. כך יהיה בידך כלים למדוד את האפקטיביות של תהליך האימון שלך.

תיעוד לא שווה ביצוע. צריך להיות מנגנון שידחוף את העובד לצפות בהדרכות שנקבעו לו.

4. בנה מנגנון להבטחת ביצוע ההדרכה על ידי העובד

"תיעוד לא שווה ביצוע" ומיילים שנשלחים לעובד החדש, גם אם הם מנוסחים כהלאה ומעוצבים, לא מבטיחים שאכן המשימה תבוצע. יהיה עליך לבנות מנגנון שיגרום לכך שהמשימה הושלמה.

יש עוד דרכים רבות כדי להבטיח שהעובדים יעברו על מטלות ההדרכה שלהם הן בתהליך קליטה לחברה והן באופן שוטף.

5. צור סדרה אוטומטית של הודעות מייל

ברגע שקבעת לעובד תוכנית הדרכה שבועית למשך החודשיים הבאים, תוכל ללוות אותה בסדרה מתוזמנת מראש ואוטומטית של מסרים במייל או ב- WhatsApp כדי להזכיר לעובד מה עשה ומה עוד לפניו.

המייל השבועי שיישלח לעובד יהיה מורכב ממספר חלקים: בחלק הראשון יהיה פירוט של הדרכות אותן עבר העובד השבוע ובחלק השני יופיע פירוט של הדרכות שמתוכננות לו השבוע. המיילים יכילו קישורים לסרטונים והתדירות שלהם תקבע לפי האופן שבה העובד עומד בתוכנית, למשל: עובד שעובר על הדרכות לפי התכונית השבועית יקבל מייל פעם בשבוע. עובד "מתחת לגרף", כלומנר, שאינו עומד בתוכנית יקבל מייל כל 3 ימים. עובד "מעל הדרף" כלומר, משיג את התוכנית ההכשרה יקבל מייל אחת לשבועיים.

לאחר שתגדיר את התהליך, כל עובד חדש יקבל אוטומטית את הודעות הדוא"ל שלך בדיוק כפי שתזמנת אותם ובהתאם למצבו: מתחת, על, מעל הגרף, מה שמבטיח שכולם יקבלו חווית כניסה עקבית.

סיכום

תהליכי קליטה מוצלחים של עובדים מספקים מידע בדרכים שבהן אנשים לומדים בצורה הטובה ביותר – הצגת חומרים חדשים באמצעות וידאו, וובינרים, אנימציות, שאלונים, משחקים ושאר פירוטכניקות תוך חזרה על מושגי מפתח כדי להבטיח שעובדים חדשים ילמדו את מה שהם צריכים לדעת ויזכרו את המידע שלמדו והתנסו.