האם כנס יכול להיות דיגיטלי?

כנסים פיזיים היו מאז ומתמיד עוד מהימים בהם לא היה טלפון ולא אינטרנט. אבל היום שיש אינטרנט מהיר, צריך לשאול: האם כנס יכול להיות דיגיטלי?

לפעמים צריך את פלורנס כדי להבין שאפשר לפעול גם אחרת. סיפורה של פלורנס מובא בהמשך.

יש לי כינוס חשוב במדינה שאין עליה אזהרה, מה עליי לעשות?

ההמלצה לציבור היא להימנע מנסיעות לא נחוצות לחו”ל ובמיוחד לכנסים בינלאומיים, בשל החשש למגע ישיר עם חולים המגיעים מכלל מדינות העולם.

ד”ר אודי קלינר, סגן ראש שירותי בריאות הציבור במשרד הבריאות,
ידיעות אחרונות, 28 לפברואר 2020

לכנסים ואירועים שהיעדים שלהם עשויים להיות מושפעים עקב מגבלות טיסות בגלל נגיף קורונה החדש COVID-19, שימוש בכלי דיגיטלי או היברידי (דיגיטל + טלפוניה) עשוי להתברר כאסטרטגיה שימושית.

מידי פעם יש אירועים של הטבע שמחייבים אותנו למחשבה אחרת בכל הנוגע לעריכת טיסות: הוריקן, שריפות ענק, רעידות אדמה, התפרצות הר-געש, סופת שלגים מתמשכת ונכון לתחילת 2020: נגיף הקורונה החדש ובשמו העדכני COVID-19.

בנסיבות בלתי צפויות אלה, הדיגיטל הופך להיות האפשרות היחידה שלך לקחת חלק בפגישה מבלי לטוס.

המלצה לא לטוס לכנסים בינלאומיים

המהלך העוצמתי של פלורנס – סיפור מקרה

ב-7 לספטמבר 2018, הוריקן פלורנס נע במהירות של 210 קילומטרים לשעה בדרכו לחוף המזרחי של ארה”ב. לפי התחזית פלורנס צפוייה להכות בדרגה 3 בחוף המזרחי ביום שישי ה- 14 לספטמבר.

הידיעה הגיעה פחות משבוע ימים לפני כנס של איגוד איכות המים (WQA). הכנס תוכנן להיערך במלון הילטון, דרום קרוליינה בימים 12 עד 14 לספטמבר.

בשבת בבוקר (8 לספטמבר) התברר כי הסערה מהווה איום רציני.

צוות המשבר של האגודה שכלל 5 מנהלים בכירים וביניהם: המנכ”ל, נשיא הדירקטוריון, מנהל ענייני הממשלה, מנהל השיווק ו-אחראית על הכנס – החלו להחליף ביניהם מסרים במהלך סוף השבוע, כדי לדון ב”מה אם” ולהגיע להסכמה על הצעד הבא.

אחראית הכנס מטעם איגוד איכות המים פנתה במקביל ליועץ המשפטי של האיגוד כדי לבחון את החוזים והביטוחים למקרה של ביטול הכנס.

הדברים התרחשו מהר מאוד.

במהלך יום ראשון, כשהתברר שהסערה צפוייה לשתק את צפון ודרום קרוליינה, לשטוף אותה בכמויות מים אדירות ורוח חזקה של 150 קמ”ש, היה ברור שהגיע הזמן לבטל.

השיקול הראשון היה לבטיחות המשתתפים, אבל, היה עוד שיקול.

צוות המשבר החליט לבטל לפני שיתחילו הביטולים של המשתתפים שיאלצו את הצוות להודיע על ביטול. “אם לבטל את הכנס, אנחנו רוצים שהאיגוד יהיה הראשון לבטל” היתה הגישה של המארגנים.

ביום ראשון 9 לספטמבר 2018 פירסם WQA הודעה לנרשמים על ביטול הכנס.

כבר ביום ראשון בערב החל צוות המשבר במשלוח הודעות לנרשמים כי הכנס בוטל.

במהלך יום שני, 10 לספטמבר 2018, כאשר מושל דרום קרוליינה, הנרי מקמסטר, הורה על פינוי חובה של חופי המדינה היה ברור לצוות המשבר כי הוא לקח החלטה נכונה ובזמן.

לבטל אירוע כזה שיש מאחוריו עבודת הכנה רבה והיסטוריה רבת-שנים היה קשה גם לאור הציפיות שיוצר הכנס הזה מידי שנה, אבל בטיחות קודמת לכל, אמרו ועשו.

צוות המשבר דן בתכנון מחדש של האירוע בתאריך אחר בהמשך השנה, אך התברר שזה לא כל כך פשוט לאור הבעיות הלוגיסטיות.

הסיכויים לקיים את הכנס עד סוף שנת 2018 נראו אפסיים.

איגוד איכות המים WQA הודיע כי הם יבטלו את האירוע פנים אל פנים והם יקיימו אותו כארוע וירטואלי.

boom בום

ההחלטה להפוך את הכנס מ- כנס פיזי ל- כנס דיגיטלי הותירה לאיגוד איכות המים רק שלושה ימים לצרכי התארגנות.

הוחלט להפוך את האירוע בן יומיים וחצי (רביעי, חמישי, שישי) לאירוע וירטואלי בן יומיים. זה ברור! אין לוגיסטיקה של קבלת חדרים במלון ובכלל לוגיסטיקה שקשורה בניהול אנשים פיזית במקום, לוגיסטיקה שיש לה מחיר במשאבים.

הצוות כבר היה מנוסה בשימוש בפלטפורמות שידור חי בהן נעשה שימוש מידי פעם לצרכים קטנים ופנימיים באיגוד, אבל אף פעם לא בקנה מידה של כנס.

במהלך שלושת הימים הבאים, התמודד צוות הכנס עם שורה ארוכה של משימות שכללו: הקמת 19 הרצאות, הכנת מסרים למשלוח בדוא”ל, מעבר על המצגות מחדש והתאמתם להרצאה בשידור חי, בדיקה והדרכת המרצים והיערכות לקראת שיחות הבהרה עם הנרשמים על המתכונת החדשה והוירטואלית של האירוע.

מדידת ההצלחה של הוובינר

הכנס הוירטואלי זכה להצלחה שנמדדה במספר מדדים אותם הגדיר איגוד איכות המים.

הרבה הצלחות הפתיעו את צוות האיגוד אבל הצלחה אחת הפתיעה ובגדול.

לכל הנרשמים לכנס הפיזי, ללא יוצא מן הכלל, הוחלט להחזיר את דמי הרישום במלואם.

למשתתפי הכנס ששילמו נשלח מייל עם הסבר מפורט מדוע הוחלט לבטל את הכנס פיזי ולעשות במקומו כנס וירטואלי. ניתנה לנרשמים האפשרות לבחור: האם לקבל חזרה את הכסף או לתרום אותו לאיגוד. התוצאה: חברים רבים בחרו לתרום את דמי הרישום שלהם לקרן של האיגוד.

מכיון שהכנס הוירטואלי היה חינם, יכלו לקחת בו חלק גם משתתפים שלא נרשמו בתשלום לכנס הפיזי (למרות שהוובינר נעשה באינטרנט, יש מגבלה של מספר מקומות: זה יכול להיות 100, 1,000 או 3,000 משתתפים בו-זמנית בשידור החי. בכל מקרה זה הרבה מעל ומעבר לאולם הכנסים שבמלון).

הנרשמים לוובינר עברו סינון כדי להבטיח את הרמה המקצועית הגבוהה של הכנס.

מינוף השימוש בוובינר ובשיחות וידאו

המפגשים הווירטואליים התנהלו ללא תקלות טכניות, ללא ניתוקים.

החוויה, כפי שדיווח המשתתפים במשוב היתה כה חיובית, עד כי היא עוררה את האיגוד להתחיל ליצור תוכנית לאירועים וירטואליים לאורך כל השנה.

הנהלת האיגוד החליטה למנף את המפגשים הוירטואלים לא רק בעת משבר, אלא לשלב את העולם הדיגיטלי כחלק מכלי ההדרכה של האיגוד בשוטף.
אבל, זה לא נפסק שם.

הנהלת איגוד איכות המים החליטה גם לשלב את כלי המפגש הוירטואלי בכל מקום שאפשר לשלב בהתנהלות היומיומית של צוות העובדים, הלקוחות והספקים.

באיגוד המים ראו את המשבר כהזדמנות לעשות שינוי מהותי בהתנהלות התקשורתית בארגון: ישיבות צוות נערכות אוןליין, עדיפות למתן תמיכה בלקוחות באמצעות שיחת וידאו במקום שיחת טלפון.

להלן המסקנות של המשבר שהביא את איגוד לאיוכת המים לבחור בדיגיטל כפלטרפורמה להעברת מסרים:

  • וודא שיש לך תוכנית לניהול משברים. איגוד איכות המים WQA הצליח לפעול במהירות מכיוון שתוכנית המשברים שלו עודכנה לפני קרות המשבר עם תוספת נכבדה של אפשרויות פעולה דיגיטליות.

  • כחלק מתוכנית המשבר שלך, חקור פלטפורמות דיגיטליות לפני כן ואפילו ערוך בהם ניסוי אחד או שניים כדי להבין יותר לעומק את ההזדמנויות. לאיגוד איכות המים היה ניסיון קודם עם פלטפורמות לעריכת וובינר ושיחות וידאו כך שההחלטה וההתארגנות נעשתה מהר וללא תקלות.

  • יש ביטוח ביטול לאירועים וכדאי לקחת אותו בחשבון בעת הקמת אירוע, כל אירוע ולא רק כנסים ענקיים, אלא גם אירועים קטנים יותר וגם ישיבות צוות, ישיבות דירקטוריון ועוד. שאל את עורך הדין או את סוכנות הביטוח איתה אתה עובד.

  • תקשורת היא קריטית במקרה של משבר. ההודעה הראשונה נשלחה למשתתפים כאשר הם עדיין עקבו אחר התקדמות הסופה. המייל הזה פירט להם עד כמה האגודה הייתה מודעת לאפשרות שזה הולך להיות אירוע קטסטרופלי ועד כמה היא חוששת לבטיחותם.

אחרית דבר

איגוד איכות המים הפיק את המירב מהמשבר. לא רק שהפך את הלימון ללימונדה בכך שביטל את הכנס הפיזי והפך אותו לכנס וירטואלי, אלא שהוא המשיך והטמיע את פלטפורמות הוובינר ושיחות הוידאו בתוך הארגון לצורך פעילות שוטפת.

שימוש בדיגיטל להעברת מסרים לא רק שחוסכת כסף אלא גם תורמת ליעילות ולאפקטיביות של עבודת הארגון.

אודות הכותב

מומחה לתכנון, הקמה וניהול וובינרים עם ידע רב וניסיון של מאות וובינרים, רבי משתתפים, בארץ ובחו"ל. בין לקוחותינו: מכון היצוא, משרד הכלכלה, תרבותו מבית רימון טיולים, המוסד לבטיחות ולגיהות, אלן קאר וחברות עסקיות אחרות. מעניין אותך לשמוע איך אנהל את הוובינר שלך שיהיה מוצלח? עקב עומס פניות וזמני המתנה ארוכים בטלפון, מומלץ ליצור איתנו קשר באמצעות WhatsApp למענה מיידי 053-9180963 או פנה לקבלת הצעה לקבלת הדרכה וליווי וובינר שלך

כתוב תגובה

נגישות