כלי לתקשורת פנים ארגונית מהירה, זמינה ונוחה

יש הרבה כלים דיגיטליים ושאינם דיגיטליים עבור תקשורת פנים ארגונית.

כלי תקשורת פנים ארגונית מודפסים הם חד-צדדים ואין בהם שום אלמנט של דוח-שיח: תקרא/י!

נושא מכתבים למערכת כבר נפח את נשמתו מזמן. לכלים דיגיטלים של תקשורת פנים ארגונית, לעומת זאת, יש אפשרות ליצירת דו-שיח: 'השב' למייל, הודעה בקבוצת ה- WhatsApp הם דוגמא לכלים ליצירת דו-שיח דיגיטלי.

מיגוון כלים לתקשורת פנים ארגונית

בין הכלים לתקשורת פנים ארגונית הלא-דיגיטליים: מגזין עובדים / ידיעון, ברושור המתלווה לתלוש השכר, לוחות מודעות, כנס עובדים ברמת מחלקה, אגף, חברה.

בין הפתרונות הדיגיטליים: מייל אישי, ניוזלטר (רשימת תפוצה), מגזין אונליין / ידיעון הנשלח במייל בפורמט PDF או אחר, מסכי טלויזיה המציגים מידע על החברה או משמשים כלוחות מידע דיגיטליים, אפליקציה, קבוצת WhatsApp, קבוצה בפייסבוק, וידאו מוקלט מראש הניתן לצפייה באתר החברה וגם שיחות ועידה Video Conference ו- וובינר Webinar.

לפעמים קשה לדעת איזה כלי תקשורתי יעבוד הכי טוב בשבילך במובנים של חשיפה, מודעות, הפנמה או בפרמטרים אחרים החשובים לך בהתאם למסר.

יש להעביר לעובדים מידע עדכני ומפורט על מנת שיוכלו לתת שרות איכותי יותר ללקוחות הפנימיים והחיצוניים של הארגון, על זה אין עוררין.

העברת המידע לעובדים צריכה להיעשות בצורה שוטפת, כדי שיוכלו לבצע את מלאכתם בצורה טובה יותר, על מנת לספק תוצאות טובות יותר לארגון.

רק המחשבה על העברת מידע למספר גדול של עובדים כבר יוצרת רתיעה מפני מורכבות הלוגיסטיקה הכרוכה בדבר.

מיעוט ערוצי תקשורת ו/או ערוצי תקשורת שאינם מתאימים להעביר מידע ומהר נמצאים בעוכרי התהליך להגיע לעובדים, דבר שגורם למידע שלא להגיע ונותן תחושה לעובדים שבעצם הם לא חשובים.

העובדים מתרגלים לכך שפונים אליהם רק שממש קורה משהו גדול בארגון כמו מכירה, שינוי ארגוני רחב היקף או החלפת מערכת טכנולוגית. בכל שאר הנושאים, הם ממודרים והם כבר צריכים להבין לבד, אם בכלל.

לעיתים קרובות לארגון יש מה לומר ברמה כזאת או אחרת לעובדים שלו, והחליט מי שהחליט שיש להפיץ את המידע לעובדים.

נשמע טוב?

בדרך לביצוע ובהיעדר כלי תקשורת פנים ארגונית מהירים, מתברר לאותו מנהל שהחליט על ההפצה לחזור בו מכיון שהוא הבין שתהליך העברת המידע אינו יעיל והוא יגיע לעובדים אחרי שהם ידעו וכבר הספיקו לשכוח.

וובינר או הרצאות TED

ארגון צריך ערוצים מהירים, כי רב-סמל שמועתי רץ מהר, מה זה מהר.

בעולם דיגיטלי, רב-סרן שמועתי עובד על סטרואידים, הוא טס במהירות הקול ועל הארגון לבנות תקשורת פנים ארגונית שתהיה מהירה, זמינה ונוחה.

מחקרים הוכיחו כי ארגונים המנהלים תקשורת פנים ארגונית המתייחסת במהירות לנושאים המטרידים את העובדים, מסירה דאגות מליבם, מפיגה חוסר ודאות, מרחיקה רכילויות ומביאה ליישום מהיר יותר של שינויים ארגוניים וטכנולוגיים.

עוד הוכח במחקרים כי ברגע שאי בהירות וחוסר ודאות מוסטים הצידה, העובדים פנויים לעבודה נטו, השאלות מצטמצמות למינימום והעובדים פועלים מתוך ידיעה, הבנה והעצמה אישית.

הכירו כלי לתקשורת בין ארגונית מהירה, זמינה ונוחה – וובינר

בדרך כלל שחושבים על וובינרים חושבים על וובינר בהקשר של הדרכה ללקוחות או וובינר בהקשר של שיווק ללקוחות פוטנציאליים, אבל עכשיו אני רוצה להסב את תשומת לבכם לאפשרות שימוש נוספת ויעילה:

לעשות שימוש בוובינר ככלי עבור תקשורת פנים ארגונית, לצרכים פנימיים של החברה.

אבל איך תוכל לדעת האם וובינר הוא הבחירה הטובה ביותר מכל הפתרונות שיש לעולם הדיגיטלי להציע?

הנה הסבר:

אתה רוצה כלי תקשורת בין ארגונית המסוגל להעביר את המסר למאות או אלפי עובדים

נאמר ובחברה שלך מועסקים מאות עובדים. אתה המנכ"ל ויש לך ידיעה לומר לכל העובדים וחשוב לך שכולם ישמעו את זה ישירות ממך.

באמצעות מערכת וובינר תוכל לעלות לשידור חי לפני מאות ואלפי עובדים בו זמנית (המספר המדוייק הוא 2,000 משתתפים בו-זמנית) שיכולים להיות היכן שהם רוצים: במשרד, בחו"ל, בנסיעה עם כל מכשיר: מחשב שולחני, מחשב נייד, מכשיר נייד.

למה זה מתאים?

  • ברכת חג שמח,
  • הודעה על הכנסת שותף חדש לחברה,
  • מכירת החברה exit
  • שינוי מבני רחב היקף
  • תגובה רשמית לידיעה שהתפרסמה בעיתונים הכלכליים או כתבה ששודרה בטלוויזיה

אתה צריך כלי תקשורת פנים ארגונית להעברת מצגת לעובדי החברה ללא הסחות דעת

כולנו בעד שיתוף פעולה, בעד מתן זכות דיבור לכל אחד, אבל יש מקרים שבהם אתה ורק אתה צריך להציג מידע לקבוצה גדולה מבלי שיפריעו לך בקריאות ביניים או מחיאות כפיים.

במהלך וובינר, כל המשתתפים מושתקים באופן אוטומטי (גם אם יש להם מיקרופון ו/או מצלמת אינטרנט, הם לא יופעלו בעת הוובינר), כך שאינך צריך לדאוג להפסקות לא רצויות או לרעשי רקע מכל סוג שהוא.

המשתתפים בוובינר יכולים לשאול שאלות באמצעות הקלדה (כמו צ'אט), אבל הענין הוא שרק אתה רואה את מה שכתבו המשתתפים. משתתף לא רואה את מה שמשתתפים אחרים הקלידו – זה יתרון גדול!

יש לך שליטה מלאה על מהלך העניינים ואתה הוא שתחליט האם להתייחס למה שהם כתבו או לא.

Businesspeople in Meeting

אנשי עסקים בפגישה פנים-אל-מול-פנים – זה לא חייב להיות כך, אפשר לנהל את אותה ישיבה באינטרנט

אתה צריך כלי תקשורת פנים ארגונית שיאפשר מעורבות עובדים במידע שאתה חולק בקנה מידה גדול

עובדים רוצים לחלק חלק משמעותי בחברה, הם רוצים להשמיע קול, הם רוצים לחוות דעה והם רוצים גם שדעתם תשמע.

מנכ"ל ג'נרל אלקטריק האגדי, ג'ק וולש כתב בספרו "ג'ק – הדברים החשובים באמת" איך הוא היה מקיים ישיבת צוות עם עובדים שנבחרו אקראית כדי לדון איתם בדילמה ארגונית.

במפגשים אלה נתן ג'ק וולש הזדמנות לעובדים לדבר, לומר מה הם חושבים תוך כדי שהוא נותן להם תחושה כי דעתם חשובה וכי יש להם תרומה ממשית לנעשה בחברה.

עם וובינר אינך צריך לכנס את העובדים בחדר ישיבות, להכין להם בורקסים או לארגן להם הסעות.

כל מה שצריך זה לשלוח להם קישור לוובינר והם יוכלו להצטרף לשיחה איתך מכל מקום בו הם נמצאים עם כל מכשיר שברשותם ובתנאי שהם מחוברים לאינטרנט – פשוט!

הם ישמעו ויצפו בך ואתה תשמע את קולם ותוכלו לקיים דיון ביעילות מקסימלית מבלי לצאת מהמשרד.

אתה צריך כלי תקשורת בין ארגונית שיאפשר לך לשמור על קשב גבוה של העובדים במהלך העברת המידע

אנחנו רגילים לעבוד במולטי-טסקינג, וכך אנחנו מוצאים את עצמו לא פעם בודקים מיילים או גולשים בפייסבוק כאשר נדרש מאיתנו רק להקשיב.

וובינר מסייע לך לשמור על תשומת הלב של הקהל שלך עם תכונות אינטראקטיביות בהם אתה יכול "לשוחח" עם העובדים ולגרום להם להיות קשובים ודרוכים.

השתמש בסקרים Polls כדי לשאול שאלות שדורשות מעורבות באופן פעיל את הקהל שלך במצגת. אתה מציג שאלה עם 4 אפשרויות ומבקש מהם לקחת חלק ולבחור את התשובה הכי מתאימה להם.

שאלת Poll היא שאלה עם תשובות אפשריות, למשל,

איך תגדירי את סגנון הלבוש שלך לעבודה?

  • אלגנט
  • ספורטיבי
  • ספורט-אלגנט
  • רומנטי

מטרתן של שאלות Polls היא להחזיר לקשב את העובדים שמאחורי המסך שאינך רואה ואין לך מושג מה הם עושים. ברגע שאתה "יורה" לעברם שאלה, השאלה Poll מופיעה בחלונית עליונה ולא מאפשרת לעשות דבר מלבד בחירת התשובה המתאימה.

בנוסף, שאלות Polls מאפשרות איסוף מידע מהעובדים הקשור לתוכן המצגת בה הם צופים.

דרך נוספת ליצירת מעורבות של הקהל שלך היא להשתמש בתכונה 'העלאת יד' כדי לענות על כן / לא על שאלות.

שאלות מסוג הרמת יד כדוגמת: "האם הרצפה באולם הכניסה לבנין היתה נקייה הבוקר?"

אינטראקציה בין אם על ידי שאלות Polls או "הרמת יד" מסייעות לשמור על עירנות ונותנת למציג משוב מיידי שאכן יש מי שמאזינים לו אוןליין.

כאשר אתם מציגים לקהל מרוחק, קשה לדעת האם הם מקשיבים לך או עסוקים בענייניהם. מערכת וובינר מראה לך בזמן אמת את מעורבות הקהל שלך: כמה הצביעו, כמה הרימו יד. אתה גם יכול לראות במהלך הוובינר כמה מהם צופים באפליקציה אחרת במחשב שלהם – סימן הוא שאת הוובינר הם "קברו". הם שומעים אבל לא רואים.

אם במהלך הוובינר אתה מתחיל לראות את המעורבות של העובדים הולכת ופוחתת, הגיע הזמן להכניס קצת יותר אנרגיות למצגת שלך.

תזכורות אוטומטיות לקראת הוובינר

הרשמה מוקדמת לוובינר תאפשר לך לשלוט בתהליך הזמנת המשתתפים וניהול תזכורות באופן אוטומטי.

שלח מייל לכל העובדים ובקש מהם להרשם לוובינר. כך יהיה לך אפשרות לדעת מי נרשם ומי לא ותוכל לפנות למי שלא נרשם ולהאיץ בו להרשם.

תוכל להגדיר תזכורות שישלחו בדוא"ל למי שנרשם ובאופן אוטומטי עוד לפני שהוובינר מתחיל.

לאחר שמישהו נרשם לוובינר, הוא יכול להוסיף את האירוע ליומן שלו בין אם זה outlook או gmail וכך לא לשכוח להשתתף.

אתה רוצה כלי תקשורת פנים ארגונית שבעזרתו תדע מי השתתף ועד כמה הוא היה פעיל בוובינר

נניח שאתה צריך לספק מידע חיוני או הכשרה לקבוצה גדולה של עובדים. אתה רוצה תיעוד של מי השתתף בפגישה מסוג זה ומי לא ואתה גם יכול לבחון את ההקשבה שלהם במהלך הוובינר.

מערכת וובינר תפיק לך דוחות של מי השתתף בוובינר: מתי הוא נכנס, מתי הוא עזב, כמה זמן הוא היה בוובינר, מה התשובות שענה לשאלות Polls ועד כמה הוא היה מעורב.

אתה אפילו תוכל לבדוק נוכחות עוד במהלך הוובינר במידה וזה נדרש על פי נוהלי החברה, למשל בהדרכות בטיחות,הטרדות מיניות ונושאים אחרים הדורשים רישום נוכחים.

אתה יכול אפילו להשיק סקר בסוף הוובינר כדי לשאול את המשתתפים כל מה שאתה רוצה: האם הם מצאו את התוכן שימושי? האם הם אוהבים את הפורמט? האם יש להם הצעות לשיפור?

ייתכן שאפילו תרצה לבדוק את הידע שלהם על התוכן שזה עתה הועבר להם.

סקר הוא הדרך לעשות זאת, ממש בסיום הוובינר.

תקשורת בין ארגונית באולם כנסים

כינוס עובדי החברה באולם אירועים הוא מבצע לוגיסטי מורכב. הרבה יותר קל, זמין ונוח לערוך וובינר

אתה צריך דרך קלה להקליט ולשתף את המצגת

יש אפשרות להקליט את הוובינר ולשתף אותו עם כל מי שאתה רוצה, רק שלח לו קישור בין אם הוא השתתף בוובינר או לא.

מי שהשתתף יוכל ללחוץ על הקישור ולשמוע פעם נוספת ומי שלא היה, יש הזדמנות לשמוע את ההקלטה.

אהה!

אתה גם תדע מי האזין לוובינר, זה לא יוטיוב, זה לא פייסבוק – זה וובינר!

אתה רוצה להקליט מראש את הוובינר

גם זאת אפשרות!

יש אפשרות שאתה תקליט מראש את הוובינר לסרט וידאו. אז תוכל לערוך אותו: לחתוך קטעים פחות טובים, להוסיף כתוביות ואז לשדר אותו בוובינר בשידור חי כאילו זה קורה עכשיו

זוהי חלופה טובה אם החברה שלך מפוזרת ברחבי העולם על פני אזורי זמן שונים, או יש מספר עובדים אשר נוסעים ללקוחות או לתערוכות ואינם יכולים להשתתף בוובינר מסיבות אחרות.

לסיום, עכשיו תורך!

אז בפעם הבאה שאתה צריך להעביר אישית (לא באמצעות מייל, לא באמצעות מכתב) את המסר שלך לעובדים, אתה מוזמן לנסות לעשות זאת באמצעות וובינר!

2018-09-14T00:58:39+00:00

אודות הכותב

מומחה לתכנון, הקמה וניהול וובינרים עם ידע רב וניסיון של מאות ווובינרים, רבי משתתפים, בארץ ובחו"ל. בין הלקוחות: מכון היצוא, משרד הכלכלה, תרבותו מבית רימון טיולים, המוסד לבטיחות ולגיהות, אלן קאר וחברות עיסקיות אחרות. אולי השתתפת בוובינר או שלא, מעניין אותך לשמוע על וובינר לעסק שלך? צלצלו 09-8910462

כתוב תגובה

נגישות