אירוע היברידי – 3 דברים אליהם צריך לשים לב בעת תכנון

אירועים מקוונים תפסו מקום מרכזי בהתנהלות העסקית במהלך השנתיים האחרונות. הקורונה ואיתה מגבלות התקהלות, מגבלות יציאה מהארץ וכניסה למדינות אחרות תהיינה איתנו עוד זמן רב ויש להיערך בהתאם.

בישראל וגם בחלק ממדינות בעולם מותרת התקהלות ואנשים מראים התלהבות לחזור למפגשים in-person פנים-אל-מול-פנים, ללחוץ יד, להתחבק לראות אנשים ולא דרך מסך.

לא לכולם מתאים מפגשי פיזי שסכנת הידבקות בקורונה מרחפת באוויר.

כנסים היברידיים נמצאים במגמת עלייה וגם ברור למה? ה”חזרה לשגרה” מניעה בעלי עסקים לשילוב של כנס פיזי in-person וכנס וירטואלי online .

אבל למה לדבוק באירועים היברידיים כשהכל “חוזר לקדמותו”?

התשובה היא פשוטה: הפוטנציאל של האירוע שלך כבר לא מוגבל למיקום הפיזי של הכנס.

אז על מה צריך לשים לב בתכנון כנס היברידי מעבר לכך שהכנס יעבור ללא תקלות?

כנס היברידי טיפים למתכנן

צוות צילום טכני מיומן

בכנס שכולו וירטואלי, וובינר או שיחת וידאו, כל דובר הוא נקודות שידור עם מצלמת מחשב ומיקרופון הנמצאים 50 סנטימטרים לערך מהדובר.

כאשר מצלמים כנס פיזי, המצלמה נמצאת כמה עשרות מטרים מהדוברים, בדרך כלל במרכז האולם או באחורי האולם. המשמעות היא שנדרשת מצלמה באיכות HD לפחות על חצובה עם יכולת זום.

רק מצלמה אחת?

המשתתפים באונליין רוצים חוייה, רוצים WOW! מצלמה אחת הממוקמת אי שם מאחור ומצלמת פריים אחד וקבוע של הדוברים על הבמה – זה משמעמם, זה חסר ענין. כדי לתת חווייה כמו אולפן טלויזיה צריך שתיים ואולי גם שלוש מצלמות, צריך מצלמות בתנועה וזה מה שעושה את הכנס הרבה יותר מעניין.

ומה לגבי הסאונד?

אם באולם יש מערכת סאונד, אז רצוי להתחבר למערכת ואם אין מערכת סאונד אז צריך לצייד את הדוברים במיקרופונים איכותיים ואלחוטיים.

ומה לגבי תאורה?

ואם כבר משקיעים אז אולי שווה לשקול להפוך את אולם הכנס לאולפן טלויזיה?

כנס היברידי דורש צוות צילום מקצועי ומיומן.

אירוח שני סוגים של משתתפים

בעת יצירת כנס היברידי עליך להבין את ההבדל בין האורחים באולם לבין משתתפים מקוונים.

משתתפים באולם הם משתתפים ‘שבויים’. שבויים במובן שהם שם ואין להם לאן ללכת. הם כבר טרחו להגיע, טסו או בילו שעות בפקקים כדי להגיע לכנס. לעומתם, המשתתפים באינטרנט עושים זאת בנוחות שלהם והאצבע שלהם קלה על ההדק כי בלחיצת כפתור הם יכולים להיות במקום אחר.

התוכן של הכנס צריך להתאים גם לאלו שיושבים באולם האיורעים וגם אלה שנמצאים אוןליין.

השתתפות באירוע באופן אישי הופכת את הכל למעניין יותר וגם לטעים יותר – כן, כיבוד הוא חלק מרכזי בכל אירוע פיזי וכל החושים שלנו לוקחים חלק: ראיה, שמיעה, טעם, מישוש, ריח.

בכנס פיזי כל החושים מגורים כל הזמן בגלל ההתרחשות מסביב, האנשים, הקולות, הריחות ולכן טווח הקשב ארוך יותר.

אבל, כאשר המשתתף באירוע יושב בביתו מספר הגירויים קטן הרבה יותר: מה שהוא רואה מוגבל לחלל בו הוא נמצא, מה שהוא שומע זה את האירוע בלבד ואולי גם את מכונת כיסוח הדשא אצל השכן, הוא טועם את מה שהכין וזה יחסית דל לעומת הכיבוד המוגש באירועים, הוא מריח את ריח גופו או את הבושם שלו – דיי משעמם מבחינה חושית.

כדי ליצור גירויים דרך מסך יש לשמור על הפעלות חיות, קצרות ומעניינות. לעשות חלוקה לחדרים breakout rooms, להציג שאלות polls לא כדי לאסוף פרטים אלא בעיקר כדי ליצור ענין.

האתגר הוא איך לעשות פעילויות בהן יהיו מעורבים שני הקהלים: זה שבאולם האירועים וזה שנמצא איי-שם באינטרנט? האם יהיו אלו פעילויות משותפות או פעילויות נפרדות?

אל תמעיטו בחשיבותו של הקהל המקוון.

מארגנים רבים של אירועים היברידיים מזרימים את כל מה שקורה באולם אל המשתתפים אוןליין ומסתפקים בכך – זאת התעלמות!

מכיון שהמארגן מסתפק בהזרמת הצילום מהאולם אל הצופים בבית ובכך מזניח את הקהל המקוון הנמצא מרחוק, למשתתפים באונליין זה נראה כאילו הם מפסידים את כל הכיף בהשוואה לחבריהם היושבים באולם. הם, באינטרנט, מרגישים כאילו הם בעונש. לא רק שהם לא יכולים לטעום מהמטעמים שמציע המארגן לאורחיו באולם, הם גם לא יכולים להשתתף בפעילויות שקורות על הרצפה. זוהי חווייה לא טובה עבור המשתתפים מרחוק.

בתור מארגן אירוע היברידי אסור לך להזניח את המשתתפים באינטרנט. אתה צריך לארגן פעילויות כדי שהמשתתפים כולם ירגישו מחוברים יותר לאירוע החי.

נטוורקינג

למשתתפים בבית יש רק כלים מקוונים בהם הם יכולים לעשות שימוש. למשתתפים באולם יש אפשרויות נוספות.

בוא נחשוב  לרגע על היכולת ליצור קשרים עם משתתפים אחרים בכנס.

נניח ויש אפליקציה בה משתתפים יכולים לשלוח צ’אט או לנהל שיחת וידאו אחד לשני. כן, כמו רשת חברתית.

משתתף אוןליין, זה מה שהוא יכול לעשות. לשלוח הודעת צ’אט או לעלות לשיחת וידאו עם משתתף אחר בין אם המשתתף השני נמצא אונליין או נמצא פיזית באולם.

לעומתו, משתתף באולם יכול לדבר עם אנשים הנמצאים איתו באולם או לבחור ליצור קשר עם משתתפים אוןליין הנמצאים רק באפליקציה.

מה לדעתך יעדיף המשתתף באולם: ליצור קשר עם משתתפים הנמצאים איתו באולם או לבחור ליצור קשר עם משתתפים אוןליין?

נכון! משתתף באולם יעדיף ליצור קשר עם משתתפים אותם הוא רואה בעיניים והנמצאים בקרבתו הפיזית, לכן, עליך לעודד משתתפים באולם להשתמש בכלים מקוונים כדי שיוכלו ליצור קשר ולהשתתף בפעילויות עם משתתפים מקוונים.

עליך להציע סוגים של מעורבות מקוונת שבהם יקחו חלק כל המשתתפים, עם דגש על המילה כל.

לסיכום

כאשר מתכננים אירועי היברידי עם שני קהלים בו-זמנית, צריך לקחת בחשבון את היסודות ואת הכללים של אירועים מקוונים וגם את היסודות והכללים של אירועים פיזיים.

מכיון שזהו אירוע פיזי ואתה צריך לדאוג להרבה דברים עבור הלקוחות שלך: חניה, כיבוד, שירותים ועוד יש להם תלונות שכדאי לך לדעת אותן מראש.

האתגר שלנו הוא להפוך את האירוע ההיברידי מעניין עבור כל המשתתפים ולוודא שללא קשר לאופן ההשתתפות שלהם, הם יכולים להיות מעורבים באירוע וליצור קשרים אחד עם השני.

רוצה לייצור אירוע וירטואלי או אירוע היברידי מוצלח?

מלא את הטופס, כאן בהמשך, ונשמח לעזור לך במידע נוסף, לחלוק את הידע שלנו וכמובן להציע את הסביבה הטובה ביותר לאירוע המקוון שלך ולהפוך אותו להצלחה.

האם את/ה רוצה
שהאירוע הוירטואלי (וובינר) שלך יעבור ללא תקלות?

שלום, שמי זהר עמיהוד. אני נחוש בדעתי לנהל אירוע וירטואלי בהצלחה, ללא תקלות.
שאלתי היחידה שלי היא: האם אנהל עבורך?

מלאו את הטופס לקבלת פרטים

בחר את הנושא עליו הינך רוצה לקבל פרטים *
ניהול אירוע וירטואלי (וובינר או מיטינג)הדרכה של וובינר בזוםהדרכת של שיחות וידאו בזוםמשהו אחר הקשור באירוע וירטואלי

למתי מתוכנן הוובינר הראשון שלך *
בחודש הקרובבמהלך החורףבשנה הבאהלא יודע.ת

על ידי בחירה בתיבת סימון זו, את/ה שולח/ת את המידע שלך לאתר getwebinar.co.il, שישתמש בו כדי ליצור איתך קשר בנוגע לפנייתך זו ולשירותים אחרים. (חובה)






אודות הכותב

ניהול מקצועי של אירועים וירטואלים (וובינרים, כנסים וירטואלים, כנסים היברידים) עם הרבה ידע וניסיון בפתרון תקלות. מומחה לתכנון, הקמה וניהול עם ידע רב וניסיון של מאות אירועים וירטואלים, רבי משתתפים, רבי דוברים בארץ ובחו"ל. בין לקוחותינו: מכבי שירותי בריאות, משקי הקיבוצים, BDO, מכון היצוא, משרד הכלכלה, קרן היסוד, המוסד לבטיחות ולגיהות, מכללת תל חי, מובמנט, אלעד תוכנה, בינת תקשורת, התאחדות התעשיינים, אלון אולמן, אלון גל, אלן קאר וחברות עסקיות אחרות. מעניין אותך לשמוע איך אנהל את הוובינר שלך שיהיה מוצלח? פנה לקבלת הצעה לליווי הוובינר שלך
נגישות