חשוב להתעדכן בדרכים לשיפור תהליך ההצטרפות של עובדים חדשים בחברה, כדי שיהיה אפקטיבי ויעיל. בין אם מדובר בהכשרה ספציפית לתפקיד או שיפור מיומנויות או כל הדרכה אחרת לעובדים אשר נדרשת להם כדי לעמוד בקצב השינויים בתעשייה כגון: אוטומציה, בינה מלאכותית, שינוי הרגלי לקוחות, רגולציה או כל נושא אחר.
"ידע הוא כוח" ועובדים הנמצאים בחזית הידע, כל אחד בתחומו, יכולים להיות ההבדל בין הצלחה לבין כישלון של הארגון.
2 דברים שכדאי לדעת כדי לשפר את תהליך ההטמעה שלך
האחד, הצטרפות עובדים חדשים מכילה משימות הדרכה כדי לקבל את פני העובד לחברה ולוודא שלעובדים החדשים יש את הבסיס להצליח בתפקידם. תהליך ההצטרפות של עובדים חדשים (Onboarding) נועד להכשיר אותם במהירות, לספק להם כלים ואת כל מה שנדרש ובמהירות האפשרית כדי להתחיל לתרום לעסק בצורה פרודוקטיבית. נוהלי עבודה, כלים ארגוניים, מיומנויות ושאר חומרי הדרכה שנוצרו עבור עובדים חדשים מובילה לשביעות רצון גבוהה יותר בעבודה של העובדים, לביצועים טובים יותר בעבודה ולעובדים עם מחויבות משמעותית יותר לארגון בו הם נמצאים.
השני, כדי שהארגון ישאר תחרותי זה לא רק ענין של מנהלי הדרכה לייעל ולהאיץ את ההטמעה וההכשרה של עובדים, אלא משימה שצריכה לקבל תמיכה מההנהלה הבכירה של הארגון.
תוכנית הצטרפות עובדים אפקטיבית משיגה שני דברים:
- מתאימה את העובד החדש לתרבות החברה ומאפשר לו לבנות קשרים שישמרו אותו מעורב ופרודוקטיבי.
- מספקת לעובד את ההכשרה והאימון שהוא צריך כדי לייצר ולתרום למטרות החברה ולמטרה שלשמה משלמים לו.
תוכנית הצטרפות היא תוכנית אישית המותאמת לכל עובד ועובד והיא כוללת כבסיס תכנים המדגישים את תרבות החברה, וכמה נוהלים כללים כמו: אבטחה, מניעת הטרדת מינית ונגישות. מעבר לכך, לכל עובד משוייכת חבילה של תכנים המותאמים לתפקידו ומיקומו הפיזי בארגון.
תוכנית הצטרפות של "מנהל לקוח" לא דומה לתוכנית הצטרפות של "חשב" או של "תומך לקוחות". תוכניות הכשרת עובדים שונות מחברה לחברה אבל גם מתפקיד לתפקיד וכוללות שילוב של טכנולוגיות ותהליכים חדשים להגברת היעילות.
מהו תהליך קליטה הצטרפות עובדים א-סינכרוני?
עם השינוי שמתרחש בסביבות עבודה מרוחקות והיברידיות, צוותי פיתוח הדרכה שינו את הרכב ההדרכות של עובדים חדשים. אם בעבר, כל ההדרכות היו הדרכות פרונטליות ("שבוע קליטה"), הרי שהיום חלק גדול מההדרכות נעשות בדיגיטל. במילים אחרות, כאשר עובד מצטרף לחברה הוא לא צריך להמתין למחזור הבא של 'הדרכות קליטה' שיפתחו לו ולכל העובדים החדשים. כאשר עובד מצטרף לחברה הוא לא יוצא לשבוע הדרכה פרונטלי הנערך במשרדי החברה או מחוצה לה, אלא נפתחת לו גישה לתכני הדרכה באתר אינטרנט אליהם הוא יכול לגשת מתי שנוח לו, מכל מקום ועם כל מכשיר: לצפות, לראות, להאזין, ללמוד ולהפנים וגם להיבחן.
תכנים א-סינכרוניים אלה הם בדרך כלל סרטי וידאו המלווים בתכנים דיגיטלים בפורמטים אחרים: קבצי PDF המכילים מאמרים, מחקרים, דוחות, מצגות בפורמט PDF או PPT, גיליונות אלקטרוניים, קבצי קול (פודקאסט) וגם מיילים, שיחות וידאו (Meetings), וובינרים (Webinars) שגם מגוונים את התהליך.
במקום פגישות פרונטליות, חד-פעמיות, תהליך הצטרפות א-סינכרונית מאפשר לעובדים גישה לתכנים בזמן, במקום ובאופן המועילים ביותר עבורם – וזה כבר מה שעושה את התהליך ליעיל יותר.
כיצד וידאו משפר את תהליך ההצטרפות של עובדים חדשים?
ספרייה של תכנים ללימוד הכוללת וידאו מאפשרת לחברות, שחושבות קדימה, לספק הדרכה מעודכנת לעובדים הן חדשים והן ותיקים ויש לזה יתרונות ונם:
הפחתה של עלויות הכשרה
הצטרפות עובדים יכולה להיות משימה יקרה כתלות בתפקיד אליו התקבל העובד ובמה נדרש להכשירו. בתהליך ההכשרה, העובד לא עובד במלוא התפוקה ולא הכי מועיל לארגון, ומצד שני משולמת לו משכורות כאילו הוא כבר פועל במלוא התפוקה.
משך הזמן שלוקח לשחקן כדורגל בליגה באירופה להשתלב בקבוצה באופן מלא תלוי במספר גורמים, ולכן משתנה משחקן לשחקן. עם זאת, ניתן להצביע על מספר פרמטרים מרכזיים שמשפיעים על תהליך ההשתלבות:
- שפה ותרבות: שחקנים המגיעים ממדינות עם שפה ותרבות שונה עשויים להתקשות בהתחלה ולכן נדרש עבורם זמן הסתגלות ממושך יותר, שיכול להימשך מספר חודשים עד שנה. שליטה בשפה המקומית עשויה להאיץ את ההשתלבות.
- שיטה טקטית: שחקנים שצריכים להתרגל לשיטה טקטית חדשה ודרישות ייחודיות מהמאמן. זה עשוי לקחת לשחקן חדש כמה חודשים כדי להבין את המערכת באופן מלא ולשחק ברמה הגבוהה ביותר.
- סוג התפקיד: שחקנים בעמדות מפתח (כמו קשר אחורי או בלם) לעיתים צריכים זמן רב יותר כדי להתאים את עצמם לאסטרטגיה הקבוצתית בהשוואה לשחקנים בעמדות התקפיות, שיכולים לעיתים להבליט את כישוריהם האישיים בצורה מהירה יותר ועצמאית יותר.
בממוצע, שחקן כדורגל יכול להשתלב בקבוצה באופן מלא תוך 3 עד 12 חודשים, תלוי בנסיבות האישיות והמקצועיות. לצורך החישוב בו נניח ומדובר ב- 6 חודשים. משכורת ממוצעת של שחקן כדורגל ב- Premier League היא כמה עשרות עד מאות אלפי לירות שטרלינג. למשל בקבוצת Manchester United השכר החודשי הממוצע לשחקן יכול להגיע ל- 500,000 ליש"ט ואילו בקבוצת Sheffield United באותה ליגה, השכר יכול להגיע ל- 60,000 ליש"ט. זה המון כסף ובאותו זמן שהשחקן החדש מקבל סכום כסף זה, המאמן לא יעלה אותו למשחק או יעלה אותו לפרקי זמן קצרים במשך כמה חודשים.
שיפור את שימור הידע
סרטון משפר את היכולת של אנשים לזכור מושגים ופרטים – זה הוכח מחקרית. על ידי שימוש בוידאו כחלק מתהליך הקליטה של עובד חדש, סביר יותר שהעובדים יזכרו יותר מידע ולאורך זמן. מערכת ניהול סרטונים חזקה מציעה תכונות חיפוש המאפשרות למשתמשים לחפש לא רק לפי שם הסרטון אלא גם לערוך חיפוש בטקסט (תמלול) של הסרטון.
שמירה על עדכניות התוכן
וידאו יכול לאפשר לצוותי הדרכה לשמור על עקביות. זאת אחת הסיבות לכך שעדיף ליצור הרבה סרטוני וידאו קצרים באורך של מספר דקות ולא סרטון וידאו ארוך – צורת ארגון זאת של הדרכה יכולה לאפשר עדכון בקלות יחסית.
היום יש כבר מערכות AI ליצירת וידאו מתוך תסריט אותו מקריא אווטר, דבר שמאפשר יצירה או עדכון של סרט הדרכה בזמן קצר מאוד. כל זה נעשה ללא דובר אנושי, ללא צלם, ללא אולפן.
כל מה שיש לעשות זה להזין טקסט, לבחור אווטר, לבחור סגנון קול, לבחור רקע לשידור, ללחוץ על לחצן ותוך זמן קצר יש סרטון.
יש עוד יתרון לקטעי הדרכה קצרים והוא שהעובד יכול לצורך בדיוק רב את מה שהוא צריך ולא לבזבז את זמנו.
מעורבות ומחוברות של העובדים
וידאו נצרך באופן אישי: עובד מול המכשיר שבו מוצג הוידאו. עובד בחברה לא עובד בואקום, הוא לא עובד לבד ולכן צריכים לספק לו וידאו גם על חברי הצוות שאיתו במחלקה או איתם הוא עובד בצוות. סרטי וידאו אישיים על כל עובד ועובד מאפשרים לעובד להתחבר לעובדים אחרים בחברה העובדים איתו בין אם הם נמצאים באותו סניף שלו או מרוחקים בצידו השני של העולם.
מעקב אחר תוצאות מדידות
פלטפורמות לניהול וידאו מספקות אנליטיקה ומאפשרת להבין טוב יותר את התקדמותו של העובד בתוכנית הקליטה. באמצעות האנליטיקה תוכל לדעת:
- איזו סרטוני הדרכה הם הכי נצפים?
- היכן עובדים חדשים עשויים להזדקק ללמידה נוספת?
- האם עובדים משלימים את ההכשרה הנדרשת בזמן?
- באיזה מכשירים היו נוח לעובדים לגשת לתכנים?
- מהו משך הצפייה (הלימוד) הממוצע?
- כיצד קבוצות שונות של עובדים (לפי מחלקה, רמת ניסיון, תפקיד או כל חתך אחר שתקבע) צורכות את התכנים כדי לבצע התאמות ייחודיות לכל קבוצה, דבר שמייעל את תהליך הלמידה. מתוך הנתונים ניתן לראות באילו זמנים העובדים נוטים לצפות בסרטונים ולהתאים את התכנים לשעות האפקטיביות ביותר של כל קבוצה בארגון, דבר שיכול לשפר את רמות הקשב וההבנה.
כלים חיוניים להצטרפות וירטואלית של עובדים חדשים
וידאו כבר הפך לבסיס לשיתוף ידע בעולם מבוזר, והרבה מנהלי פיתוח הדרכה ממנפים וידאו א-סינכרוני לביצוע הדרכה. סרטוני onBoarding לפי דרישה V.O.D מציעים מדיום גמיש לא רק לעובדים היכולים לצפות בסרטונים בכל עת, מכל מקום, ולצפות בהם שוב מאוחר יותר אלא גם לצוות ההדרכה בחברה שיכול ליצור אותם בקלות ובמהירות תוך שהוא נעזר במערכות AI כמו HeyGen, Veed, Synthesia, Design Heddle, Colossyan Creator, Descript ואחרות.
כדי לנהל ביעילות את תוכנית ההטמעה של הוידאו שלך, ישנם כלים המסייעים למנהלי הדרכה בארגון ללכוד, לשתף ולגשת לידע בעל ערך כאשר והיכן שהעובדים צריכים אותו. זה מביא למעורבות ופרודוקטיביות גבוהים יותר עבור עובדים חדשים ועובדים בכלל.
תוכנת ועידות וידאו. פתרונות ועידת וידאו כמו Zoom, WebEx ו-Microsoft Teams מציעים הזדמנות להקלטה.
מערכת ניהול למידה Learning Management System. חברות עושות שימוש במערכות LMS כגון: Cornerstone, Saba Cloud, Tovuti LMS, SApSuccessFactors Learning, Absord LMS כדי לאחסן, להעביר ולעקוב אחר תוכן ההדרכה במקום אחד.
מערכת ניהול וידאו Video Management System. חברות עושות שימוש בתוכנות כמו Kaltura Video Cloud, Wistia, Vimeo ואחרות בהן ניתן לחפש וידאו.
