כנסים וירטואלים מול כנסים פרונטלים – יתרונות וחסרונות

מה משותף לאירועים הבאים: Facebook F8, Microsoft Ignite, Mobile World Congress, Google I/O, SXSW, Cisco Live Melbourne, F5 Agility 2020 ?

כנסים אלה הם בין אלפי האירועים ברחבי העולם שעברו לדיגיטל עקב מגיפת COVID-19.

ברור שזה נעשה בעקבות סגרים, ביטול טיסות ומגבלות אחרות והכל למען בריאות הציבור ובטיחותו.

אבל יותר מזה…

אחרי שנתיים של קורונה, שעדיין לא הסתיימה, של מוטציות ומגבלות ברחבי העולם, משתתפים התרגלו לקחת חלק בפעילות מרחוק. בהתחלה היו חריקות, אבל מהר מאוד הסתגלו המשתתפים למדיה הדיגיטלית והשתתפו בהמוניהם.

חברות וארגונים שהורגלו לארגן אירועים פרונטליים עם לקוחות וספקים הבינו מהר מאוד שהדרך היחידה לתקשר עם לקוחות וספקים היא באמצעות אירוע וירטואלי.

השמירה על בריאות כולנו מחייבת אותנו לעשות את הדברים אחרת: לעבוד מרחוק, ללמוד בזום וגם לערוך כנסים וירטואלים ב… זום.

כמו שחל שינוי בעבודה מרחוק, עובדים יומיים מהבית ו-3 ימים מהעבודה או ביחס אחר, כך גם עברה טלטלה על אופן ניהולם של אירועים.

עם פרוץ הקורונה והסגרים היו רק אירועים וירטואלים.

עכשיו בתקופת הפוסט קורונה והקלה בהגבלות (לא באופן גורף ולא בכל העולם) יש מקום לחזרתם של כנסים פרונטליים, אבל, לי זה ברור שהכנסים הפרונטלים לא יחזרו למצב של 2019 טרם הקורונה וזאת מסיבה שהחברות וגם המשתתפים טעמו את טעמו של אירוע וירטואלי.

שוב אני חוזר לנושא העבודה מרחוק. עד שנת 2019, היו מעטים שהעלו שדבר כזה אפשרי! לעבוד מהבית על בסיס קבוע?!? מילא, אדם חולה, לא יכול להגיע ונדרש לעבוד מהבית לאיזו תקופה קצרה, אבל שהעבודה מכל מקום תהיה דבר של קבע? מי העלה על דעתו שכך זה יתנהל.

באה הקורונה והראתה לנו שהדבר אפשרי ועכשיו, חזרה למודל של עבודה מלאה רק מהמשרד כבר אינה באה בחשבון.

  • אותו דבר עם כנסים פרונטליים, הם כבר לא יחזרו למה שהיה פעם טרום-קורונה: לא בהיקף, לא במשך ולא בתכנים:
  • בעלי חברות שמארגנים כנסים עבור לקוחות וספקים "התאהבו" בקלות ובמהירות בו ניתן להקים כנס וירטואלי.
  • משתתפים נהנו מהנוחות שהם יכולים לקחת חלק באירוע מהיכן שנוח להם, עם המכשיר שנוח להם.

ועידות וירטואליות – מה זה?

משתתפים נעזרים במכשיר המחובר לאינטרנט, בין אם זה מחשב שולחני או מכשיר נייד כדי להיכנס לחדר וירטואלי שם הם יכולים לשמוע, לצפות בוידאו (מצלמת המחשב) של המציג, לראות את המצגת וכן, המשתתפים יכולים לשאול שאלות.

כל הכנס מתקיים ממש על המסך של המכשיר שלך.

אז מה עדיף: כנסים פיזיים (In-Person conferences) או כנסים וירטואליים (virtual conferences)?

להלן רשימת היתרונות והחסרונות של כל אחד מהם מנקודת מבט של מי שמארגן את האירוע. נתחיל בכנסים פרונטליים:

היתרונות של כנסים פיזים שכולנו מכירים עד תחילת תקופת הקורונה

פגישה פנים אל פנים: השתתפתי בכנסים רבים בימי חיי, בארץ ובחו"ל, ואני יכול לומר לך ששום דבר לא משתווה להתרגשות שאוחזת בך כשאתה מציג בתערוכה, דובר או משתתף. בכנס פרונטלי שאתה עורך, אתה פוגש לקוחות או ספקים פנים-אל-מול-פנים. אתה יוצר היכרויות, בונה ומחזק קשרים, מרחיב את מעגל ההשפעה שלך, נפגש עם ספקים ולקוחות שיכולים לעזור לך לקדם את העסקים שלך.

נטוורקטינג: כנס פרונטלי שאתה עורך ללקוחות או ספקים הוא דרך נהדרת לבנות מערכות יחסים, לעזור ולהיעזר, להציע עצות ולקבל עצות ומשוב. זה יכול להועיל להתחבר עם לקוחות שעושים שימוש במוצרים או בשירותים שלך, שמבינים את האתגרים והבעיות שאתה מתמודד איתם ויכולים לשתף אותך בידע ובניסיון שלהם בשימוש במוצר או השירות שלך.

אם אתה עורך כנס עם לקוחות פוטנציאלים, זאת הזדמנות שלך שיראו אותך מקרוב, בהנחה שאת התמונה שלך הם כבר ראו ובסרטון הוידאו שלך הם כבר צפו. עכשיו, יש להם הזדמנות לך אותך בלייב.

היכרות קרובה שכזאת עם לקוחות פוטנציאלים עשוייה להניע אותם לשלב הבא: ליצור איתך או עם אנשי המכירות שלך או לרכוש את המוצר.

הזדמנויות: היכולת שלך, בתור מארגן הכנס, להיפגש עם לקוחות סביב אותו נושא, לתת ללקוחות שלך אפשרות לשאול שאלות, לערוך דיונים, להביע דעה, לשמוע אחרים המביעים דעתם על בעיה שהנחת לפתחם, זאת הדרך לייצר הזדמנויות חדשות ולקבל עזרה.

לפגישה פנים-אל-מול-פנים יש כוח משלה, מה שאין לשיחת טלפון או שיחת וידאו או החלפת מסרונים. אתה עשוי לפגוש לקוחות פוטנציאלים שהיית איתם בקשר, אבל לא נפגשתם מעולם עד לכנס. זה נראה אחרת, זה מרגיש אחרת וזה בהחלט עשוי להביא לתוצאות אחרות בעסק שלך.

שיפור מיומנויות: אתה מכין את עצמך ואת הצוות לקראת הכנס שלך, לקראת פגישה עם אנשים שונים. אתה משפר מיומנויות שונות כמו: עמידה בפני קהל, סמול טוק, הצגה עצמית, לדבר על המוצר, השירות ועל החברה לפני לקוחות פוטנציאלים.

חסרונות של כנס פרונטלי

עלויות: כנס פרונטלי עולה כסף והרבה. יש את שכירת האולם, תשלום עבור הכיבוד, אמצעי הגברה, תאורה, צילום, חנייה וזה לא הכל. לזה צריך להוסיף עלויות כגון: רולאפים, חומרים שיווקיים, פרחים, מתנות למשתתפים (אין כנס חברה ללא מתנות למשתתפים), כלי כתיבה, תיקים, תגי שם ולהכין צוות גדול של עובדים שיקבל את המשתתפים, ינתב אותם, יעזור להם, יענה על שאלותיהם וגם שומר שיבדוק אותם בכניסה.

ויש עוד עלות אחת ענקית וקוראים לה ארגון.

ארגן כנס לקוחות זה פרויקט, חתיכת פרויקט בו יש לארגן ולתאם את כל הספקים (ראה לעיל) העוסקים במלאכה, כמו גם הדוברים, אנשי הצוות והמשתתפים שגם להם צריך לסייע וזה ישר מוביל אותי לחסרון הבא.

זמן ארגון: כן, זמן! הכנת כנס אורכת זמן רב וכידוע זמן=כסף. זאת הסיבה שכנס פרונטלי נערך פעם בשנה. לא כל כך בגלל העלויות אלא בגלל הזמן הרב הנדרש לארגנו. תלוי כמובן במספר המשתתפים בכנס, היכן הוא נערך (באולם חיצוני או בחדר ישיבות), מספר הדוברים בו, סוג הכיבוד (האם זה קפה ועוגה או ארוחה מלאה?), חנייה ועוד.

איך שלא תסתכל על זה, זה אורך זמן, הרבה זמן, מה שמוביל אותי לחיסרון הבא.

חוסר מיקוד: מכיון שזמן ההכנה setup time לארגון כנס פרונטלי הוא ענק, אז אין הגיון כלכלי שיהיה כנס נישתי למספר מצומצם של אנשים.

כאן פועל מנגנון הנקרא: עלות שולית פוחתת (לא-ליניארית). לארגן כנס של 100 או 500 משתתפים במונחים של מאמץ זה מעבר מ- 85 ל- 92, טוב, אולי טעיתי, זה תוספת מאמץ לא גדולה, נניח מ- 85 ל- 93 ! זהו!

אם את עלויות ההכנה (זמן ביניהם הוא מרכיב מרכזי) מחלקים במספר המשתתפים, אז ככל שיש יותר משתתפים, כך קטנה העלות למשתתף. אז ההגיון הוא להביא כמה שיותר משתתפים.

כדי להביא הרבה משתתפים, צריך להציע להם תכנים כדי שימצאו ביניהם את מה שמתאים ומשרת אותם.

מבין? הוא נתקדם

זה אומר שהכנס כבר לא יהיה כנס נישתי שמתרכז בנושא אחד אלא במיגוון גדול של נושאים כאשר אתה יודע מראש שהם לא יתאימו לכל המשתתפים – זה חוסר מיקוד שמוביל לחיסרון נוסף

אורכו של הכנס: כדי להפחית את העלות לראש יצרת כנס עם תכנים מגוונים כדי שיגיעו הרבה אנשים ואז תיקטן העלות פר משתתף. את כל התכנים שתיכננת שיתאימו לכולם ולא יתאימו לאף אחד אי-אפשר לדחוס ביום אחד ואז מה שקורה הוא שאתה כבר יוצר כנס של יומיים אולי שלושה, דבר שמקפיץ במכפלות את העלויות של המקום, הכיבוד, החנייה והרשימה עוד ארוכה.

הפרחים של היום הראשון יחזיקו מעמד עד לסיומו של היום השלישי 🙂

אורכו של הכנס מקורו בסיבה נוספת והיא הפעם מצד המשתתפים. משתתף שצריך להגיע מכרמיאל לכנס שנערך בתל אביב עושה את החישוב הבא: להגיע לכנס בבוקר זה לפחות 4 שעות נסיעה, חזרה בפקקים זה עוד 3 וחצי שעות לפחות.

לכן, אם הכנס הפרונטלי ימשך שעה וחצי, זה לא הגיוני להיות בכביש 7 וחצי שעות בשביל שעה וחצי של כנס!

אם הכנס הפרונטלי יהיה יום שלם, עם ארוחת צהרים ועם קפה+עוגה (שעולים כסף, עוד כסף) אז יש היגיון לנסוע 7 וחצי שעות לכנס של 8 שעות.

מבין את ההיגיון?

מהן היתרונות של כנס וירטואלי

זמן היערכות קצר: זמן היערכות קצר הרבה יותר בהשוואה לארגון כנס וירטואלי, כי הרבה דברים לא צריך לארגן: לא צריך לארגן חנייה, לא צריך לארגן מיקום ולא כיבוד ולא חומרי שיווק ולא כלי כתיבה ולא צריך להכין צוות עובדים.

רשימת המה לא צריך לעשות היא הרבה יותר ארוכה מרשימת מה כן צריך לעשות.

מכיון שעלויות ה- setup time קטנות משמעותית, אין "לחץ" להביא כמה שיותר משתתפים וזה מוביל אותי ליתרון הבא של כנס וירטואלי והוא המיקוד.

יעילות מקסימלית – זמן נטו הוא זמן ברוטו: קבעת שהכנס שלך יערך שעה וחצי אז הוא תופס של זמן של שעתיים: זמן הכנס + חצי שעה לפני זה הכל! זוהי יעילות. אין פה זמן מת, אין זמן נסיעות, אין זמן בטלה.

יותר משתתפים: מכיון שהכנס נוח למשתתפים, יגיעו יותר. לך, בתור מארגן הכנס זה מעולה.

יותר דאטה: מכיוון שהפעילות היא דיגיטלית, תוכל לדעת בדיוק מתי כל אחד נכנס לוובינר, מתי עזב, איזה שאלות שאל, על מה הצביע ועוד.

חיסכון עצום בעלויות: בכנס וירטואלי לא צריך לארגן אולם (כסף), לא צריך לארגן כיבוד (כסף), לא צריך לארגן חנייה (כסף), לא צריך להדפיס חומרים שיווקיים (כסף), לא צריך שומר חמוש בכניסה (כסף), לא צריך צלם (כסף), לא צריך מערכת הקרנה והגברה (כסף), לא צריך ערכות אנטיגן (כסף) ועוד רשימה ארוכה של דברים שלא נדרש לעשותם ובכך נחסך הרבה כסף.

מיקוד: הגמישות שמאפשר זמן ההכנה הקצר והעלויות המעטות הכרוכות בו מאפשרות לעשות כנס קטן בהיקפו מבחינת המספר המשתתפים וגם קטן בהיקף התוכן שבו ובמילים אחרות: תוכן נישתי.

בעולם בו מדברים על פילוח לפי תחומים, כנס וירטואלי הוא הכלי המדוייק לענין.

כנס קצר בזמן: זמן ארגון מהיר בצד חיסכון עצום בעלויות מביאים לכך שכנס וירטואלי יכול להיות קצר בזמן: לפעמים שעה אולי שעה וחצי ולפעמים 20 דקות! כן 20 דקות.

חסרונות של כנס וירטואלי

אתה פחות מרשים: כנס ללקוחות שלך, זהו שואו. אתה לבוש יפה, אתה בוחר מיקום יפה (לא במתנ"ס המקומי), אתה דואג לקישוט וסידור המקום (קבלת פנים, תאורה, דלפק קבלה, פרחים…) והכל כדי לעשות רושם על הלקוחות.

בכנס וירטואלי בו רואים את חצי גוף עליון שלך ומאחוריך רואים מטר וחצי של המשרד או רקע וירטואלי, אתה פחות מרשים.

השאלה היא, עד כמה ההופעה שלך משפיעה על הלקוחות הפוטנציאלים שלך ועל הלקוחות הקיימים שלך?

לי אין תשובה ולך?

זה מזכיר לי שבתחילת הקורונה חברות וארגונים חששו כי המכירות יפגעו כי אנשי המכירות שלהם לא יוכלו להיפגש עם לקוחות קיימים ולא עם לקוחות פוטנציאלים. במילים אחרות, פחות רושם על הלקוחות, פחות מכירות.

חברות וארגונים רבים הופתעו מכך שהמכירות שלהם לא רק שלא נפגעו אלא עלו. איך?

נניח ואיש מכירות יכול לקיים 4 פגישות עם לקוחות במהלך יום. עכשיו שאת הפגישות הוא עושה בדיגיטל הוא יכול להיפגש עם 15 לקוחות. זמן ברוטו זה זמן נטו.

אותו דבר בכנסים: בכנס וירטואלי יבואו הרבה יותר משתתפים בהשוואה לכנס פרונטלי. גם אם אחוז הסגירה שלך בכנס וירטואלי יהיה קטן מאחוז הסגירה שלך בכנס פרונטלי (מצב שלא מחוייב המציאות, רק דוגמה), אז מספר המשתתפים הרב של הכנס הוירטואלי יביא בסופו של דבר למצב בו כנס וירטואלי עומד טוב יותר ביעדי המכירות של החברה מאשר כנס פרונטלי.

יותר מנקודה אחת למחשבה.

אודות הכותב

ניהול מקצועי של אירועים וירטואלים (וובינרים, כנסים וירטואלים, כנסים היברידים) עם הרבה ידע וניסיון בפתרון תקלות. מומחה לתכנון, הקמה וניהול עם ידע רב וניסיון של מאות אירועים וירטואלים, רבי משתתפים, רבי דוברים בארץ ובחו"ל. בין לקוחותינו: מכבי שירותי בריאות, משקי הקיבוצים, BDO, מכון היצוא, משרד הכלכלה, קרן היסוד, המוסד לבטיחות ולגיהות, מכללת תל חי, מובמנט, אלעד תוכנה, בינת תקשורת, התאחדות התעשיינים, אלון אולמן, אלון גל, אלן קאר וחברות עסקיות אחרות. מעניין אותך לשמוע איך אנהל את הוובינר שלך שיהיה מוצלח? פנה לקבלת הצעה לליווי הוובינר שלך
נגישות