אירוע היברידי, אירוע וירטואלי, אירוע פיזי. למי שייך העתיד?

אנשים משתתפים באירועים וכנסים עסקיים בעיקר בגלל 3 סיבות עיקריות: תוכן, נטוורקינג, מזון אבל יש עוד סיבה אחת והיא: חופשה.

ועכשיו בפירוט:

תוכן – המשתתפים באים ללמוד, לשמוע דוברים או להאזין לדיון פאנל בו מוצגות נקודות מבט שונות.

נטוורקינג – יכולת להיפגש עם דוברים, עמיתים, לקוחות, ספקים פוטנציאליים ובכלל כדי ליצור הזדמנויות להיפגש עם שותפים עסקיים חדשים.

המפגש יכול להיות אחד-על-אחד או יכול להיות מפגש בקבוצה קטנה. המפגש יכול להיות בעמידה או בישיבה סביב שולחן.

מזון ומשקאות – זהו סוד גלוי שאנשים שבאים לכנס, באים לאכול. אם יש איזה שהוא נושא שאנשים יתלוננו עליו בכנס שבו הם משתתפים, זה המזון! תמיד מזון נמצא במקום ראשון במצעד התלונות.

אוכל חשוב לכולם ואנשים יכולים להיות מאוד ביקורתיים כלפיו. תלונות כמו: אוכל חריף מידי, תפל מידי, עייף מידי, מידי משהו עד כדי שכך שגם הם אפילו לא יכולים לזהות.
יש למארגן אתגר גדול לספק את כולם: טבעונים, צמחוניים, ללא גלוטן, סוכרתיים, צליאק ויש עוד.

חופשה – במיוחד בכנסים הנערכים בחו”ל, אנשים נוסעים לכנס גם, ואולי בעיקר, בגלל החופשה.

בא COVID-19 ושינה את תעשיית הכנסים והאירועים בכל כך הרבה דרכים, אבל נותרנו עם שתי עובדות חיים והן:

  1. אנשים רוצים לקחת חלק באירועים בגלל התוכן
  2. אנשים רוצים לקחת חלק באירועים בגלל הנטוורקינג

לפני COVID, האירועים ברובם היו פיזיים, פרונטלים in-person. מאז תחילת 2020 כמעט כל האירועים מתרחשים באופן וירטואלי: וובינרים, שיחות וידאו, כנסים וירטואלים.

ברגע שתעשיית האירועים תפתח שוב, סביר להניח שרוב האירועים העסקיים יהיו אירועים היברידיים. יש יתרונות רבים לכנס היברידי.

ההערכה היא שנצטרך לחיות בצל הקורונה עוד הרבה זמן. מי שהתפתה ברבעון הראשון של 2021 לשרוף את המסכות או לעשות מהן יצירות אומנות, מצא שהנה ביולי 2021 הממשלה החליטה על הגברת האכיפה של חבישת מסכות במקומות ציבוריים.

זה ענין של זמן עד שהמשק יפתח ו- “נחזור לשגרה” או למשהו קרוב שקראנו לו “שגרה”. אז יחזרו לחיינו הכנסים הפיזים, בתי הקולנוע, הופעות אמנים ואירועים המוניים אחרים.

כנס היברידי או כנס וירטואלי או כנס פיזי

כנס פיזי ל- כנס וירטואלי

מעבר מאירועים פיזיים אל אירועים ווירטואליים היה בלתי נמנע וקרה באחת. ברגע שהוטל עוצר, נאסרה התקהלות ונאסר במפורש על קיומם של אירועים, לא היה ברירה אלא לעבור לפעילות שהיא כולה אונליין, וירטואלית.

לא רק ארגונים וחברות עברו לפעילות באינטרנט, גם מערכת החינוך וגם שירותי הבריאות האיצו את המעבר לדיגיטל. הטרנספורמציה הדיגיטלית עשתה קפיצת דרך אדירה בזכות הקורונה.

קיומם של אירועים וירטואליים יצרו מספר בעיות

תיאום איזורי זמן

כנס וירטואלי אותו ניהלתי עבור קהל אמריקאי בשעה 20:00 שעון ניו יורק, חייב את המנחה שהיה בישראל לעלות לשידור בשעה 03:00 בבוקר.

שיחת וידאו טרנס אטלנטית אותה ניהלתי עבור צוות שרובו שהה בישראל. השעה היתה 10:00 בבוקר שעון ישראל. אחד המשתתפים בשיחת הוידאו שהה בניו יורק, שם השעה היתה 03:00 בבוקר.

כנס וירטואלי של חצי יום שבו מרבית הדוברים הם מאירופה נערך פעמיים באותו יום: פעם אחת בבוקר עבור קהל מאירופה, אפריקה ואסיה ופעם שנייה בערב עבור קהל ביבשת אמריקה.

עייפות זום

הישיבה הרצופה מול המסך עליו מופעים עשרות ראשים הבוהים בנו, בדיוק כמו שאנו בוהים בהם, גורמת לאנשים להרגיש לחוצים. אנחנו כל הזמן עסוקים באיך אנחנו נראים ועוד יותר אנחנו עסוקים במה אחרים חושבים עלינו. המוח עובד שעות נוספות והתוצאה היא עייפות שזכתה לכינוי “עייפות זום“.

נטוורקינג

פלטפורמות של שיחות וידאו כמו זום טובות לפגישת צוות או לימוד בקבוצה קטנה. זוהי לא פלטפורמה ליצירת חיבורים בין אנשים – נטוורקינג.

כאשר יש עשרות ואולי מאות אנשים בשיחת וידאו והמיקרופונים פתוחים, אתם יכולים לתאר לעצמכם איזו מהומה של קולות נשמעת. קטסטרופה!

אנשים משתתפים בכנס בגלל התוכן, בגלל הנטוורקינג ובגלל הכיבוד.

בכנס וירטואלי אין כיבוד, כי כל אחד יושב בביתו או משרדו.

בכנס וירטואלי הנערך בזום, לדוגמה, אין נטוורקטינג.

בפלטפורמות של וובינר, למשתתפים אין מושג מי וכמה משתתפים בוובינר וגם אין להם שום דרך ליצור תקשורת עם משתתפים אחרים, אותם הם כאמור לא יודעים על קיומם וגם לא רואים, אפילו את שמם.

פתיחה של הצ’אט לכל המשתתפים בשיחת וידאו או פתיחה של מנגנון השאלות והתשובות לכל המשתתפים בוובינר היא לא פתרון מעשי כי המסרים ירוצו על המסך בקצב בלתי נתפס ולכן, אף אחד לא יפיק מזה תועלת.

לנו יש פתרון עבור נטוורקטינג בכנס וירטואלי. לקבלת פרטים

כנס היברידי הוא העתיד

כדי להבין אירועים היברידיים, חשוב לראות אותם מנקודת מבט של תוכן ושל נטוורקינג וכיצד הוא התפתח במהלך השנים.

אנחנו צופים בסרטי TED: מצגות לקהל חי המשודרות בשידור חי לצופים מרוחקים – זה היברידי! נכון, הרצאות TED גם מוקלטות וניתן לצפות בהן ביוטיוב

אנחנו צופים במשחק כדורגל הנערך באצטדיון מול עשרות אלפי צופים ומועבר בשידור חי באינטרנט למיליוני צופים אחרים ברחבי העולם – זה היברידי!

נושא השידורים החיים של פעילויות מוכר לכולנו, אני מקווה.

בצד הטכנולוגי, עם כניסה של אינטרנט מהיר ופריסת סיבים אופטיים, Wi-Fi בכל מקום, 4G וגם 5G, הזרמת סרטי וידאו ושידורים חיים באינטרנט תופסים נפח גדול בהרבה משידורי טלוויזיה, לא רק בשעות צפייה אלא גם בכמות הביטים שעוברים ברשת. אנחנו צופים בוידאו בכל מכשיר ובכל גודל מסך.

כל עוד היה ניתן להיפגש פנים-אל-מול-פנים, הדבר שעניין את מארגני הכנסים והאירועים העסקיים היה (באנגלית זה נשמע יותר טוב) “bums on seats”. הפעם היחידה שהיה צורך להתעסק עם שידור חי היה שהנואם המרכזי לא יכול היה להגיע פיזית לכנס, אז הוא עלה לשידור חי, אבל זה היה שידור חי מנקודה (בית של הנואם) לנקודה (אולם האירועים) ולמעשה ללא משתתפים אוןליין כי המשתתפים כולם ישבו באולם הכנסים.

מ- כנס פיזי ל- כנס היברידי

מעבר מ- כנס וירטואלי ל- כנס היברידי, כנס שבו אנשים מסוימים משתתפים באופן פיזי ואחרים משתתפים באופן וירטואלי – מביא לאתגרים נוספים.

הוצאה כספית

הפקה של כנס היברידי מחייבת צוות צילום ועריכה וכן פלטפורמה של שידורים חיים. מצד אחד יהיה חיסכון בעלויות כי יהיו פחות אנשים פיזית בכנס, ומצד שני צריך לדאוג לתשתיות ולכח אדם כדי לקיים את השידור החי.

המשתתפים באונליין מצפים ליותר ממצלמה אחת הממוקמת באחורי החדר. הם רוצים חוויה כמו שיש באולפן טלויזיה ולשם כך צריך צוות גדול, ציוד עריכה ויותר ממצלמה אחת.

כנס אחד, שני קהלים

בכנס היברידי נמצאים 2 קהלים: אחד פיזית באולם האירועים והשני באינטרנט. איך מנהלים את שני הקהלים במקביל ודואגים שלכל קהל תהיה חוויית השתתפות מדהימה בכנס.

נטוורקטינג

ראה לעיל בחלק של “מ- כנס פיזי ל- כנס וירטואלי”.

מכיון שזהו כנס היברידי אחד שיש בו שני קהלים, צריך לתכנן וגם להוציא לפועל את התוכנית בה משתתפים באוןליין יוכלו ליצור קשר לא רק עם משתתפים באוןליין עם משתתפים באולם הכנסים וגם בכיוון השני: משתתפים באולם האירועים יוכלו ליצור קשר לא רק עם משתתפים באולם אלא גם יוכלו ליצור קשר עם משתתפים באוןליין.

יש פתרון לכנסים וירטואליים ועכשיו גם לכנסים היברידים. לחץ לקבלת פרטים

סיכום

בעתיד אנו צפויים לראות את שלושת סוגי האירועים בפעולה: אירוע פיזי, אירוע וירטואלי ו- אירוע היברידי. השאלה היחידה היא: באיזה יחס?

הערכה שלי היא שהעתיד שייך לכנסים היברידים.

אודות הכותב

ניהול מקצועי של אירועים וירטואלים (וובינרים, כנסים וירטואלים, כנסים היברידים) עם הרבה ידע וניסיון בפתרון תקלות. מומחה לתכנון, הקמה וניהול עם ידע רב וניסיון של מאות אירועים וירטואלים, רבי משתתפים, רבי דוברים בארץ ובחו"ל. בין לקוחותינו: מכבי שירותי בריאות, משקי הקיבוצים, BDO, מכון היצוא, משרד הכלכלה, קרן היסוד, המוסד לבטיחות ולגיהות, מכללת תל חי, מובמנט, אלעד תוכנה, בינת תקשורת, התאחדות התעשיינים, אלון אולמן, אלון גל, אלן קאר וחברות עסקיות אחרות. מעניין אותך לשמוע איך אנהל את הוובינר שלך שיהיה מוצלח? פנה לקבלת הצעה לליווי הוובינר שלך
נגישות