אינטראקציה אנושית במהלך כנס היברידי. האם זה ישים?

העתיד הוא היברידי, אבל מה זה אומר כשמדובר במעורבות של משתתפים בכנס? האם קהל וירטואלי וקהל הנמצא פיזית באירוע באמת רוצים לקיים אינטראקציה זה עם זה?

אינטראקציה בין אנשים הנמצאים פיזית באותו כנס – זה ברור!

השאלה היא האם מישהו שנמצא פיזית באולם ירצה לשוחח, להחליף דעות עם מישהו הנמצא אונליין?

מכיוון שתעשיית האירועים מתחילה לעבור אט אט לאירועים היברידיים לאחר שנתיים ויותר של COVID-19 בה הדרך היחידה להיפגש היתה וירטואלית לחלוטין, מארגני אירועים עומדים לפני אתגרים חדשים, בלתי מוכרים.

יש דיון ארוך ומתמשך באיזו מידה הקהל הנמצא במפגש הפרונטלי ירצה להיות בקשר עם הקהל הוירטואלי במהלך אירועים היברידיים?

קיימת טכנולוגיה לחיבור בין שני סוגי הקהלים באירוע היברידי ועכשיו נותר לראות האם המשתתפים יאמצו את הכלים האלה.

לפי שעה נראה כי:

  • משתתפים בכנס פרונטלי רוצים להיפגש עם משתתפים אחרים הנוכחים פיזית בכנס
  • יש רצון של משתתפים וירטואליים להיפגש עם משתתפים וירטואלים אחרים, למשל כמו שיוצרים קשר בלינקדאין או פייסבוק.
  • אין רצון ואפילו קטן לקשרים בין קהל וירטואלי לקהל הנמצא על רצפת הכנס.
  • אין רצון ואפילו קטן לקשרים בין קהל הנמצא פיזית בכנס לבין קהל וירטואלי של אותו כנס.

במילים אחרות: כל קהל רוצה להיות מעורב עם סוג הקהל שלו: קהל וירטואלי רוצה להיפגש עם קהל וירטואלי ו- קהל פיזי בכנס רוצה להיפגש עם אנשים על רצפת הכנס.

משתתף שנרשם לכנס עובר תהליך בו הסטטוס שלו עובר מצבים:

  • בהתחלה הוא מוגדר כקהל וירטואלי
  • בזמן הכנס הוא בוחר האם להשתתף באופן פרונטלי או וירטואלי
  • לאחר הכנס הוא שוב נמנה על הקהל הוירטואלי

יצירת מעורבות משתתפים מבלי להכריח אותם

כל עוד יש סגרים ומגבלות התקהלות ברחבי העולם, למשתתפים רבים אין אפשרות לבחור: האם להשתתף באופן פרונטלי או וירטואלי. וירטואלי הוא האופציה היחידה האפשרית לחלק הארי של קהל האירוע, וזה יקרה גם באירועים היברידיים.

אך מה יקרה כאשר לאנשים תהיה האפשרות לבחור איך הם משתתפים באירוע?

אני יכול להניח שהפורמט שהם בוחרים ישקף את סדרי העדיפויות שלהם.

ברור כבר עכשיו שיהיו שני קהלים: פרונטלי ו- וירטואלי, השאלה היא מה יהיה היחס ביניהם או במילים אחרות, מה יעדיפו רוב האנשים?

למשתתפים פרונטליים יש צרכים ומטרות שונים מאלו של משתתפים באינטרנט (וירטואלי), ולכן המארגנים צריכים לחשוב היטב כיצד להקל על האינטראקציה בין שני הקהלים, אם כי כמו שהבנת עד כה, זה לא עושה ואפילו ריח של הצלחה כי הם פשוט לא רואים להיפגש (ראה לעיל).

מכיון שלא נראה שתהיה אינטאקציה בין קהל פרונטלי (על רצפת הכנס) וקהל וירטואלי (באינטרנט) מארגני אירועים צריכים לחשוב איך מייצרים חוויה ממש טובה עבור המשתתפים המקוונים ואיך מייצרים חוויה ממש טובה למשתתפים פיזית וכל זאת מבלי להכריח משתתף מקבוצה אחת ליצור קשר עם משתתף מהקבוצה האחרת.

לאחר שאנשים 'טעמו' את הכנס הוירטואלי, אני לא חושב שזה הגיוני להכריח אנשים להתכנס פיזית, כי הקהל ידרוש השתתפות מרחוק. לכן, העתיד של הכנסים הוא כנסים היברידים.

סיפור מקרה:

סוכנות לעריכת כנסים פרונטליים, שעבורה ניהלתי עשרות כנסים וירטואלים במהלך השנים 2020-1, החליטה שעם פתיחת שנת 2022 היא תחזור לקיים כנסים פרונטליים. מה רבה היתה אכזבתה לאור אחוזי ההגעה הנמוכה מאוד לכנסים הפרונטלים שהיא עורכת. אותה סוכנות מבינה כמה דברים: האחד, המשתתפים הפוטנציאלים מעדיפים נוחות ומוכנים לוותר על כיבוד. השני, אנשים רוצים לצרוך ידע "במנות קטנות". במילים אחרות הם מעדיפים לשמוע הרבה הרצאות קצרות בזמן אונליין מאשר להגיע לכנס פרונטלי של יום שלם (זה נכון, לדעתי גם עבור כנס וירטואלי שצריך להיות קצר)

ובכל "אשמה" הקורונה.

מה שאתה רוצה לעשות הוא לתת חוויה טובה עבור שני סוגי הקהל. אבל יש ערך ביצירה ומינוף של חוויות משותפות. ולתת לקהל שלך את ההרגשה שהם חלק ממשהו גדול יותר.

מנקודת מבט הפקה, זה קריטי שלמשתתפים הווירטואליים תהיה חוויה מהשורה הראשונה, ולכן מארגני האירועים צריכים להשקיע בטכנולוגיית הפקה של שידור חי, פרונטלי, כדי להבטיח שהיא מרגישה כמו שידור טלוויזיה.

לשים מצלמה בחלק האחורי של האולם שתצלם את הכנס ותשדר אותו בזום זאת חוויה לא אופטימלית עבור המשתתפים באינטרנט. אפשר לקרוא לזה כנס היברידי, אבל ברור שהקהל הוירטואלי מצפה ליותר מזה!

איך מעבירים חוויות מרצפת הכנס אל המשתתפים הוירטואליים?

לצלם את הכנס ולהעביר אותו בשידור חי זה המעט שניתן לעשות, אבל זה לא מעביר את החוויה ולמשתתפים הוירטואלים יש הרגשה של החמצה, שהם מפספסים משהו.

צריך לזכור שמשתתפים וירטואלים בחרו להיות משתתפים וירטואלים. אם הדבר נכפה עליהם בגלל סגר או מגבלות אחרות, זה דבר אחד, אבל בראייה קדימה וללא איום של COVID-19 משתתף וירטואלי הוא מי שבחר להיות… משתתף וירטואלי.

ולמרות שהוא בחר להיות משתתף וירטואלי הוא מרגיש שהוא מפסיד משהו מההתרגשות, מהריחות, מהטעמים על רצפת הכנס.

אני רוצה להשוות את הכנס למשחק כדורסל (אפשר גם כדורגל).

במשחק כדורסל יש 2 קהלים: קהל פיזי הנמצא באיצטדיון וקהל וירטואלי היושב בבית, בבר או בכל מקום אחר.

מה עושים במהלך משחק כדורסל כדי להעביר חוויה לצופים במגרש?

  • מספר מצלמות המוצגות על מסכי ענק באולם
  • שידורים חוזרים של מהלכים המוצגים על מסכי ענק במגרש
  • כרוז

מה עושים במהלך משחק כדורסל כדי להעביר חוויה לצופים על המרקע בעת השידור החי?

  • שימוש במספר מצלמות
  • שידורים חוזרים של מהלכים
  • פרשנות

קחו למשל את ההפסקה במשחק כדורסל.

הקהל במגרש:

  • קם ממושבו כדי לקנות משהו לאכול,
  • צופה בהופעה הנערכת על המגרש ומועברת גם במסכי ענק

הקהל הוירטואלי מועסק ב:

  • דיון הנערך באולפן,
  • ראיונות עם בעלי דעה על המגרש,
  • שידור חוזר של מהלכים משמעותיים,

אני מרחיק לכת ולוקח את זה צעד אחד גדול קדימה.

כל מה שמתרחש חי צריך להתרחש גם באופן וירטואלי, עד כמה שהדבר ניתן. את הריח של הקפה ואת הטעם של העוגה לא ניתן להעביר. נקודה.

משתתפים פרונטלים, היושבים באולם, אמורים להיות מסוגלים לצפות גם בתוכן וירטואלי במכשירים הניידים שלהם, ומשתתפים וירטואליים צריכים להיות מסוגלים לצפות גם במה שקורה בכנס הפרונטלי בצורה חווייתית.

פלטפורמות הבנויות על תוכן שנוצר על ידי משתמשים הן מהמשפיעות ביותר במרחב הוירטואלי. השאלה היא איך אפשר להטמיע זאת בכנס היבדרידי כדh ליצור חוויות בלעדיות, עשירות ויזואלית ואותנטיות?

תארו לכם שיהיו בכנס מספר "נציגים" או אם תרצו "פרשנים" שלכל אחד מהם יהיה ערוץ שידור.

תארו לעצמכם מצב בו משתתף וירטואלי הצופה בשידור יבחר לו לאיזה ערוץ להאזין תוך כדי הכנס.

תארו לכם שיש משחק כדורסל (שוב כדורסל?) המשודר בטלוuיזיה. כל הצופים רואים את אותו ויזואל, אבל יכולים לבחור את השדרן אותו הם רוצים לשמוע. יהיו כאלה שישמעו את אריה מליניאק, יש שיקשיבו לשימי ריגר, יש שיבחרו בשי האוזמן ויש כאלה שיבחרו בפיני גרשון.

עכשיו, תארו לכם כנס בו הדובר על הבמה מדבר ואתם בוחרים לאיזה ערוץ להאזין: האם לערוץ המקורי – זה שהמרצה מדבר בו או לערוץ שמע אחר. זה יכול להיות ערוץ שפה: אנגלית, צרפתית, ספרדית או ערוץ שמע של נציג/פרשן. במקרה שבחרת ערוץ שאינו הערוץ המקורי, אתה שומע את המקור בעוצמת קול חלשה ואת קולו של הפרשן בעוצמת קול גבוהה.

בואו ניקח את זה עוד שלב.

תארו לכם שהנציג שאותו בחרתם לשמוע, יבחר לעזוב את ההרצאה הפרונטלית, לצאת למבואה או לכנס או לעמדת הקפה ולשדר משם!

בתור משתתף וירטואלי תוכל לבחור במה לצפות ולמי להאזין. תארו לעצמכם מצב שאתם מאזינים להרצאה הנערכת במושב א' ומאזינים לערוץ השמע המקורי של הדובר. תוכלו לעבור ערוץ שמע אחר, נניח של נציג/פרשן הנמצא בסיור בין הדוכנים בתערוכה. אם אתם שומעים שמשהו מסקרן קורה בתערוכה, תוכלו לבחור בערוץ הויזואלי של אותו פרשן ולראות וגם לשמוע מה קורה בתערוכה. אם לא קורה בתערוכה דבר מעניין תוכלו לעבור לערוץ השמע של ההרצאה.

רגע ומה עם מי שיושב פיזי באולם?

גם הוא יוכל להתחבר לפלטפורמה הדיגיטלית ולזפזף בערוצים השונים: ויזאולי ו- שמע ואם הוא מוצא תוכן שיותר מעניין אותו הוא פיזית יכול להישאר באולם ההרצאות בו הוא נמצא ולצפות ולהאזין לערוצ/ים אחרים של הרצאות הנערכות במיקום פיזי או וירטואלי אחר או לצאת מאולם אחד ולעבור להיכן שמעניין.

אני חושב שמשתתפים, הן משתתפים פרונטלים והן משתתפים וירטואלים מעוניינים לדעת מה קורה מחוץ לאולם ההרצאות.

כך המשתתפים הוירטואלים לא ירגישו שהם מחמיצים משהו בהיותם מרחוק, כי יש להם אפשרות לבחור מה לראות ולמי להאזין.

ומה לגבי המשתתפים הפרונטלים? הם יקבלו יותר. הוא יוכלו פיזית להיות במקום אחד, לצפות ולהאזין או לצפות ולשמוע בנייד תכנים ממקומות אחרים בכנס לפי בחירתם.

בניית מעורבות קהילתית

הפורמט הוירטואלי מהווה הזדמנות ענקית לחבר קהלים מעבר לאירוע עצמו – אחרי הכל, קהלים היברידיים הם היברידיים רק למשך הכנס. בשאר הזמן כולם משתתפים וירטואליים.

תארו לכם שיש אפליקציה (כמו פייסבוק) הפתוחה רק לנרשמים לכנס. הפרטים של כל משתתף במערכת הם הפרטים אותם הקליד בעת הרשמה: שם פרטי, שם משפחה, טלפון ופרטים נוספים. פרטים אלה גלויים לכל הנרשמים בכנס והמשתתף יכול להוסיף תמונה, וידאו, פוסטים, לסמן העדפות עם מי הוא רוצה להיפגש אונליין (יצירת חדר בפייסבוק), איזה נושאים מעניינים אותו. משתתף יכול לסמן אחרי מי הוא עוקב לא רק לפני הכנס אלא גם במהלכו.

אם ביקשת לעקוב אחרי משתתף/ים אחר/ים, הרי בעת שהכנס נערך, תוכל לדעת היכן נמצא מי שאתה עוקב אחריו בין אם הוא וירטואלי או פרונטאלי.

לאחר שהכנס הסתיים, כל המשתתפים הם וירטואלים והקשר ביניהם יכול להימשך בדרך שבה הם יבחרו. יהיו כאלה שיבחרו להמשיך את הכנס בפלטפורמה אחרת, למשל לינקדאין ויש כאלה שיתקשרו במערכת הכנס ככל שמארגן הכנס יאפשר להם זאת.

אחרי הכנס, המארגן יוכל להעלות את התכנים לאפליקציה וכך משתתפים יוכלו לראות שוב את התכנים.

לסיכום

בסופו של דבר, יש עוד הרבה ניסויים שניתן לערוך ויש הרבה מה ללמוד על האופן שבו אירועים היברידיים יתנהלו ואיזו השפעה יש לפורמטים וירטואליים על חוויית הקהל. הדרך הטובה ביותר להעניק ערך לשניהם תהיה מאמץ משותף בין מתכנני האירועים.

כנראה הגישה הטובה ביותר היא לייצור אינטראקציה וחוויות משותפות המאפשרות לשני הקהלים להחליט בעצמם כיצד הם רוצים לעסוק זה בזה.

אודות הכותב

ניהול מקצועי של אירועים וירטואלים (וובינרים, כנסים וירטואלים, כנסים היברידים) עם הרבה ידע וניסיון בפתרון תקלות. מומחה לתכנון, הקמה וניהול עם ידע רב וניסיון של מאות אירועים וירטואלים, רבי משתתפים, רבי דוברים בארץ ובחו"ל. בין לקוחותינו: מכבי שירותי בריאות, משקי הקיבוצים, BDO, מכון היצוא, משרד הכלכלה, קרן היסוד, המוסד לבטיחות ולגיהות, מכללת תל חי, מובמנט, אלעד תוכנה, בינת תקשורת, התאחדות התעשיינים, אלון אולמן, אלון גל, אלן קאר וחברות עסקיות אחרות. מעניין אותך לשמוע איך אנהל את הוובינר שלך שיהיה מוצלח? פנה לקבלת הצעה לליווי הוובינר שלך
נגישות