וובינר מתנהל ב- 3 שלבים מרכזיים על ציר הזמן: לפני הוובינר, במהלך הוובינר, אחרי הוובינר. לבעלי תפקידים בוובינר, יש חלק בכל אחד מהשלבים. העבודה על וובינר מתחילה הרבה לפני שהוא משודר וממשיכה גם לאחר שהוא הסתיים: לעבד את הלידים שנוצרו, לאסוף משוב מהמשתתפים, לשלוח קישור לצפייה בהקלטה ולתחקר כדי ללמוד ולשפר לקראת הוובינר הבא.

תהליך הפקת וובינר יעיל ומקצועי נחלק ל- 3 שלבים עיקריים בציר הזמן: טרום-וובינר, וובינר (לייב) ואחרי הוובינר.

שלב 1: טרום-וובינר (Pre-Webinar) – שלב התכנון וההכנה

זהו השלב הקריטי ביותר להצלחת הוובינר, ודורש את מירב תשומת הלב והמשאבים. יכול לארוך בין מספר ימים לשבועות, תלוי במורכבות.

1. הגדרת יעדים וקהל יעד (שבועות לפני)

  • למה אנחנו עושים את הוובינר? הגדרת מטרות עסקיות (למשל: יצירת לידים, הדרכת לקוחות, השקת מוצר, הדרכה פנימית).
  • מי קהל היעד? אפיון הקהל כדי להתאים את התוכן והמסרים. מה כואב לו? מה מדיר שינה מעיניו?
  • בחירת נושא ותוכן: מה המסר העיקרי שנרצה להעביר? בניית סילבוס או נקודות מפתח.

2. בחירת תאריך, שעה ומשך (שבועות לפני)

  • לשקול את זמינות קהל היעד בהתאם לתוכן
  • החלטה על משך הוובינר (לרוב 45-60 דקות כולל שאלות ותשובות).

3. הגדרת זום וובינר (שבועות לפני)

נעשה על ידי מפיק הוובינר שנותן ראש שקט למארגן הוובינר להתעסק בתוכן ובשיווק:

  • פתיחת וובינר בפלטפורמת זום.
  • הגדרת הרשמה: יצירת דף הרשמה מותאם אישית (לוגו, תיאור, שאלות מותאמות). דף הרשמה של זום הוא מוגבל והאפשרויות בו מעטות. כדאי לשקול בנייה של דף הרשמה מותאם אישית, מעוצב וממותג.
  • הגדרת מיילים: מערכת זום יכולה לשלוח עד 4 מיילים בעברית, צמודים לימין, לנרשמים: 1 מייל אישור הרשמה ועד 3 מיילים של תזכורות (1 שבוע לפני, 1 יום לפני, 1 שעה לפני). בכל מייל יש את הקישור הייחודי של הנרשם וכן קישור הוספה ליומן.
  • הזמנת פאנליסטים/דוברים: הזמנת אנשי צוות: מנחים, דוברים ואחרים. כל אחד מהם מקבל קישור ייחודי.
  • הגדרות אינטראקציה: החלטה על שימוש ב-Q&A, צ'אט, שאלות סקר Polls, סקר Survey בסיום, ואיך הם ינוהלו.
  • הקלטה: מה להקליט? רק דובר או רק מצגת או דובר ו-מצגת וכדומה.

4. הכנת תוכן ומצגות (שבועות לפני)

  • פיתוח התוכן המלא והכנת מצגות ויזואליות תומכות.
  • הכנת תכנים נוספים (וידאו, תמונות, קישורים).
  • הכנת שאלות סקר (Polls) שיופעלו במהלך הוובינר

5. שיווק וקידום הוובינר (שבועות לפני ולא פחות מ- 14 יום)

  • הפצת לינק ההרשמה דרך ערוצים שיווקיים שונים: רשימת תפוצה, מיילים, פרסום אורגני ברשתות חברתיות, אתר אינטרנט, מודעות בתשלום, קבוצות WhatsApp ועוד.

6. בדיקה וחזרה טכנית (ימים/שעות לפני)

  • בדיקת ציוד: ודאות שלכל הדוברים (מי שמדבר בוובינר) יש מיקרופונים, מצלמות, חיבור אינטרנט ותאורה.
  • חזרה: בדיקה וחזרה עם כל הדוברים והצוות הטכני, כולל מעבר על המצגות, סדר הדוברים, מעברים, הפעלת שאלות סקר וניהול Q&A.

שלב 2: במהלך הוובינר (Live Webinar) – שלב הביצוע

זהו השלב של השידור החי, בו הכול מתכנס לכדי מופע אחד. דורש ריכוז ותגובה מהירה.

1. הכנות אחרונות ועלייה לשידור (30-15 דקות לפני)

  • פתיחת הזום: מפיק הוובינר פותח את הוובינר.
  • כניסת פאנליסטים/דוברים וצוות הפקה: מתחברים לזום וובינר, כל אחד עם הקישור הייחודי שלו.
  • בדיקות טכניות אחרונות: לוודא ששומעים ורואים היטב את הדוברים.
  • הצגת שקף פתיחה + שעון סופר לאחור + מוזיקת רקע

2. פתיחת הוובינר וכניסת משתתפים (זמן הוובינר)

  • מפיק הוובינר פותח את השידור למשתתפים כ- 10 דקות לפני המועד שנקבע.
  • המנחה פותח מיקרופון ומצלמה והוובינר מתחיל לפי הליינאפ שנקבע

3. העברת התוכן וניהול אינטראקציה (במהלך הוובינר)

  • הצגת מצגות ושיתוף מסכים: הדוברים מעבירים את תוכנם.
  • ניהול Q&A: מענה לשאלות בהקלדה או בקול, תוך הפנייתן לדובר הנכון.
  • ניהול צ'אט: מענה לשאלות, העברת קישורים רלוונטיים
  • הפעלת סקרים (Polls): לפי תכנים שהוכנו מראש ולפי הליינאפ
  • ניהול טכני שוטף: ניטור השידור, טיפול בתקלות

4. שאלות ותשובות וסיכום (לקראת סיום)

  • פתיחת שלב Q&A באופן רשמי.
  • המנחה מסכם את הנקודות העיקריות, מודה לדוברים ולמשתתפים.
  • המנחה נותן הנחיות להמשך: איפה למצוא את ההקלטה, חומרי עזר ודרכי יצירת קשר.

5. סיום הוובינר

  • מפיק הוובינר מסיים את השידור עבור כל המשתתפים.
  • הקלטה נפסקת באופן אוטומטי עם סגירת השידור.

שלב 3: אחרי הוובינר (Post-Webinar) – שלב המעקב והניתוח

שלב זה חשוב לא פחות מהשלבים הקודמים ומאפשר למקסם את ערך הוובינר.

1. הורדה ועיבוד הקלטה (שעות לאחר שוובינר הסתיים) על ידי מפיק הוובינר

  • הורדת הקלטה למחשב אם בוצעה בענן, ואם היא בוצעה באופן מקומי אז היא נשמרת במחשב של מפיק הוובינר.
  • עריכה קלה של ההקלטה (חיתוך התחלה וסוף, הסרת קטעים לא רלוונטיים ועוד).

2. הפקת דוחות וניתוח נתונים (מיד לאחר שהוובינר הסתיים)

  • הפקת דוחות: מפיק הוובינר אחראי על דוחות הוובינר:
    • דוח נרשמים: מי נרשם לוובינר
    • דוח משתתפים: מי השתתף, מתי נכנס, מתי יצא, כמה זמן שהה כל משתתף.
    • דוח Q&A: פירוט השאלות והתשובות במנגנון ה- Q&A.
    • דוח צ'אט: פירוט כל השאלות והתשובות במנגנון ה- Chat.
    • דוחות סקרים (Polls): תוצאות הסקרים.
    • גרף משתתפים לאורך זמן: הפקת גרף משתתפים לאורך זמן. חשוב במיוחד כדי להבין באיזה נקודה משתתפים עזבו את הוובינר.
  • ניתוח הנתונים: הבנת נקודות חוזקה וחולשה, זיהוי לידים פוטנציאליים, אחוזי נוכחות מול נרשמים.

3. פולו-אפ Follow-Up משתתפים ונרשמים (ימים לאחר)

  • שליחת מייל תודה: לכל מי שנרשם ולא השתתף או למי שהשתתף
  • שיתוף הקלטה: לינק להקלטת הוובינר.
  • חומרי עזר: שליחת מצגות, סיכומי תוכן, קישורים רלוונטיים.
  • קריאה לפעולה (Call to Action): בהתאם ליעדי הוובינר (קביעת פגישה, הורדת חומרים, רכישה).

4. תחקיר ושיפורים (ימים לאחר)

  • פגישת סיכום של הצוות: מנחה, דוברים ו- מפיק הוובינר.
  • הפקת לקחים: מה עבד טוב? מה ניתן לשפר בפעם הבאה?
  • תיעוד תהליכים ונהלים.

תהליך מובנה זה מבטיח שכל היבטי הוובינר מטופלים, החל מהתכנון המוקפד ועד למעקב האסטרטגי, ובכך ממקסם את תוצאות הוובינר.