איך זום וובינר עובד? תפקידים

וובינר פועל כמו כיתת לימוד וירטואלית. כל בעל תפקיד אחראי על חלק אחר בחוויה: מפיק הוובינר הוא ההוסט (מארח), הוא כמו מנהל הכיתה (יש לו את המפתחות לדלת הכניסה), הוא פותח את הזום ומוודא שהכל מתנהל חלק, ללא תקלות; הקו-הוסט (עוזר מארח) הוא עוזר של מנהל הכיתה. הוא תומך בהוסט במשימות טכניות או במענה על שאלות טכניות של המשתתפים; הפאנליסט הוא המציג או המרצה, זה שמשתף מצגת או מסך, מדבר ומעביר את הידע; משתתף הוא התלמיד או הקהל, שמגיע כדי לקבל ערך, ללמוד, להאזין, לשאול שאלות.

על בסיס התפקידים השונים הלוקחים חלק בהפקה

1. התפקידים בוובינר

מפיק הוובינר (יכול להיות גם היוזם או המארגן) הוא מארח Host הוסט

• אחראי על כל ההגדרות Settings, כולל דף הרשמה, הגדרת כלי מעורבות משתתפים (אינטראקציה), מיילים של אישור הרשמה ומיילים של תזכורות בעברית, אוטומציה ועוד.
• מנהל את הוובינר בזמן אמת: פותח את השידור, מקבל את הדוברים, מציג שקף פתיחה עם שעון סופר לאחור בליווי מוזיקת רקע, מכניס משתתפים לזום, מפעיל הקלטה, יכול לשתף תוכן (בדרך כלל דוברים משתפים תוכן), עונה על שאלות טכניות ב- Q&A של משתתפים, נותן תמיכה טכנית לדוברים (במידת הצורך), מציג שקף סיום + מוזיקת רקע, מזרים את השידור בזום לפלטפורמות כמו יוטיוב או פייסבוק או כל פלטפורמה אחרת.
• מפיק דוחות מפורטים לאחר הוובינר (רשימת נרשמים, משתתפים, שאלות ותשובות, אינטראקציות).

קו-הוסט (Co-Host) / מארח משותף:

• מקבל סמכויות דומות למארח (Host), ומסייע לו בניהול הוובינר.

פאנליסט (Panelist) / מנחה/דובר/מרצה:

• אלו הם הדוברים בוובינר.
• רק דוברים יכולים לפתוח וידאו ומיקרופון, לשתף מסך (מצגות), לראות את מה שמשתתפים רושמים בצ'אט או ב-Q&A וגם לענות בהקלדה.

משתתף (Attendee) / קהל:

• משתתפים נמצאים במצב "האזנה בלבד" (listen-only mode) ואינם יכולים לפתוח מיקרופון, אינם יכולים לפתוח וידאו ואינם יכולים לשתף מסך.
• משתתפים יכולים לתקשר עם ההוסט (מפיק הוובינר) והפאנליסטים (מנחים, דוברים) באמצעות כלי מעורבות (אינטראקציה):
  • צ'אט (Chat): שליחת הודעות טקסט (לכלל הפאנליסטים, או רק להוסט).
  • Q&A (שאלות ותשובות): מנגנון ייעודי לשאלת שאלות. ההוסט/פאנליסטים יכולים לענות לשאלות בהקלדה או בקול. אם פאנליסט בחר לענות לשאלה בקול, הוא צריך להקריא אותה כי המשתתפים לא רואים את השאלות של אחרים.
  • שאלות סקר (Polls): ההוסט יכול להפעיל שאלות סקר (שאלה עם מספר תשובות אפשריות, שאלה אמריקאית) במהלך הוובינר ולקבל תשובות מהמשתתפים.
  • הרמת יד (Raise Hand): משתתף יכול "להרים יד".

2. שלבים בוובינר (מנקודת מבט של מפיק הוובינר)

תכנון והגדרה מוקדמת:

• תזמון הוובינר: קביעת תאריך, שעה ו- משך.
• הגדרות הרשמה: האם הוובינר דורש הרשמה או לא? (מומלץ לרוב הוובינרים). ניתן להתאים, באופן מוגבל מאוד, את דף ההרשמה המובנה של זום (לוגו, באנר, טופס) ולכן אני מציע לחשוב על דף הרשמה מותאם אישית, מעוצב וממותג. כל נרשם מקבל עד 4 מיילים בעברית (כן, בעברית) מאת זום: 1 מייל אישור הרשמה ועד 4 מיילים של תזכורות. בכל מייל יש את הקישור הייחודי של מי שנרשם וכן קישור הוספה ליומן.
• הגדרת פאנליסטים: הזמנת מנחים, דוברים ואנשי צוות עם קישורים ייעודיים עבורם.
• הגדרות אינטראקציה: החלטה מראש האם לאפשר צ'אט, Q&A, שאלות סקר Polls, וכיצד לנהל אותם.
• הגדרות הקלטה

כמה ימים לפני מועד שידור זום וובינר:

• בדיקה והכנת פאנליסטים: לוודא שהפאנליסטים מכירים את מערכת זום וובינר, יודעים איך לשתף מסך,
• בדיקות טכניות: בדיקת חיבור אינטרנט, מיקרופון, מצלמת מחשב, תאורה ועוד.

לפני תחילת הוובינר (Pre-Webinar):

• שליחת תזכורת: שעה לפני תחילת הזום נשלח מייל תזכורת בעברית, צמוד לימין, המכיל קישור כניסה ייחודי של המשתתף.

במהלך הוובינר (Live Webinar):

• הפעלת זום וובינר על ידי מפיק הוובינר
• כניסת פאנליסטים: הפאנליסטים מצטרפים לוובינר דרך הלינק הייעודי שלהם.
• כניסת משתתפים: המשתתפים מצטרפים דרך לינק ההרשמה/ההצטרפות הייחודי של כל אחד ואחד מהם.
• ניהול שוטף על ידי מפיק הוובינר:
  • מתחיל את השידור לקהל.
  • מציג שקף פתיחה + שעון סופר לאחור + מוזיקת רקע
  • נותן תמיכה טכנית לדוברים (במידת הצורך)
  • נותן תמיכה טכנית לשמתתפים דרך ה- Q&A או הצ'אט
  • מפעיל שאלות סקר Polls
  • מטפל בתקלות טכניות (במידת הצורך).
  • מזרים את השידור ליוטיוב או פייסבוק

לאחר הוובינר (Post-Webinar) מפיק הוובינר:

• מסיים את ההקלטה: הקלטת הוובינר זמינה לעיבוד והורדה.
• דוחות וסטטיסטיקות: זום מספקת דוחות מפורטים על הרשמה, נוכחות (מי נרשם, מי נכנס (השתתף), כמה זמן שהה, רשימת שאלות ב- Q&A, שאלות סקר Polls, גרף מספר משתתפים לאורך זמן ועוד. אלו נתונים קריטיים לניתוח הצלחת הוובינר ולפעולות המשך שיווקיות/תפעוליות.

וובינר זום הוא כלי רב עוצמה המאפשר להעביר תוכן, הרצאות, השקות מוצרים ואירועים וירטואלים לקהל גדול, בצורה ממוקדת ומבוקרת. המשתתפים רואים ושומעים תוך שליטה מלאה של מפיק הוובינר וזאת תוך שמירה על פרטיות המשתתפים.