ישיבת צוות עושים בחדר ישיבות, נכון? לא, לא תמיד. כאשר ישיבת הצוות נעשית במקרה או באופן דחוף, היא נעשית במסדרון, במטבח ובעצם בכול מקום אפשרי, גם סביב שולחן מסעדה במהלך ארוחת צהרים.
אבל מה דעתך לערוך ישיבה צוות כאשר כל אחד נמצא היכן שנמצא, עם המכשיר שלו המחובר לאינטרנט?
אם טרם עשית ישיבת צוות באמצעות מערכת שיחות וידאו (Zoom, Skype, Microsoft Teams, Google Meet), עולים בראשך "סרטים" שהמכנה המשותף שלהם הוא: אסון, תקלה, שיבושים שכולם קשורים לצד הטכני של הדברים.
בחברה גדולה לה אני מייעץ, עלה הצורך לערוך פגישה במטה החברה בין מנהלים מאגפים שונים.
כמה בעיות עלו כבר בעת תכנון הפגישה:
- המנהלים נמצאים במיקומים פיזיים שונים: חלקם בבנין אחר סמוך, חלקם בעיר אחר וחלקם גם במדינה אחרת.
- המנהלים הבכירים לא יכולים לפנות זמן רב בפגישה ובטח שלא להקדיש לה גם זמן נסיעות ברכב. ניסיונות לתאם את הפגישה כאשר המנהל נמצא במטה החברה כחלק מסבב פגישות אחרת, התברר כמשימה בלתי אפשרית ולכן, המנהלים המשתתפים בפגישה יאלצו "לבלות" הרבה זמן בכבישים כדי להגיע רק כדי להשתתף בישיבה אחת.
- באחד מחדרי הישיבות הותקנה מערכת שיחות ועידה עם ציוד משוכלל שעלה עשרות אלפי שקלים, אבל נדרש ליווי של איש טכני להפעלתו, מה גם שהניסיון מלמד שלא תמיד זה עובד.
הפתרון המתבקש, לטעמי, הוא לערוך את אותה פגישה / ישיבה באינטרנט, באמצעות מערכת שיחות וידאו מרובות משתתפים כדוגמת זום אבל לא רק.
אם חשבת שהבעיה הגדולה בארגון הפגישה הוא המיקום הפיזי המרוחק של המנהלים, טעית! גם הזמן לא בעיה. הבעיה היא שהמנהלים הניחו כי כול מערכות שיחות ועידה / שיתוף וידאו דומות למה שיש להם וזה למעשה אותו דבר, אבל זה בכלל לא כך!
אנשים חושבים הפתרון שברשותם זה מה שיש וזה גם הכי טוב שאפשר לקבל. הם לא יכולים לדמיין שיש משהו טוב יותר שם בחוץ. אז בואו נסתכל על כמה היגדים של מנהלים שכן רוצים לעשות שיחות וידאו אינטרנטית אבל….
זה נהדר (שיחות וידאו אינטרנטיות) … אבל לא ניתן להתחבר בקלות ממכשירים שונים
אם ניקח את הדוגמה לעיל, מרבית הפתרונות של חדרי ועידה Conference Room לא יכולים להתחבר למחשב שולחני או מכשיר נייד. אם הם יכולים, זה דורש ממשק יקר ומורכב.
לא כך עם מערכת שיחות וידאו. הזמנה לפגישה (קישור), אתה יכול להצטרף ממכשיר נייד (מובייל, סמארטפון), מחשב שולחני, טאבלט ובעצם מכול מכשיר המחובר לאינטרנט ומכול מקום בעולם.
זה מושלם … אבל שיחות ועידה בוידאו זה מאוד יקר, נכון?
באופן כללי, כן, העברת וידאו זה עסק יקר, אבל היי, אתה לא מנהל "חדר מצב" או "חדר מבצעים" לא של הסי.איי.איי ולא בלנגלי (007) ולכן אתה לא צריך לשלם הון תועפות כמו שהם משלמים.
ציוד התקשורת הנדרש כדי לקחת חלק בשיחת ועידה אינטרנטית נמצא בכל מחשב נייד (לאפטופ) ומכשיר נייד (מובייל). אם תעשה את השיחה באמצעות מחשב שולחני, תצטרך לחבר מצלמה ומיקרופון USB שעלותם כמה מאות שקלים בלבד ובאיכות מצויינת.
זה בסדר גמור … לפעמים זה לוקח המון זמן עד שכולם מצטרפים לפגישה
בואו נבהיר, אם זה לוקח יותר מכמה שניות כדי להיכנס לפגישה אינטרנטית, אז משהו לא בסדר בתוכנה. כל מה שצריך לעשות זה ללחוץ על קישור. נקודה.
כאשר עושים שימוש פעם ראשונה באותו מכשיר עם תוכנת שיחות וידאו, נדרש להוריד ולהתקין אפליקציה, כך זה בזום, כך זה ב- Microsoft Teams אבל גם זה לא אמור להיערך יותר מדקה וחצי עד שתיים. לאחר מכן, הכניסות הבאות יהיו קליק אחד על הקישור וזהו, אתה בפנים!
זה עובד בסדר … למרות שזה יהיה נהדר אם יהיה אפשר לערוך פגישות עם יותר מ- 25 איש ויותר
כמה פעמים בחייך, עשית ישיבה (לא הרצאה, לא כנס), ישיבה עם מעל 25 איש? ישיבה בדרך כלל נערכת בין 2, 3 ואולי 6 או 10 איש. מעבר לכך זה כבר לא ישיבה אלא מיני-כנס.
אבל רק כדי שתנוח דעתך, בשיחת וידאו בזום יש "חבילות" לפי מספר המשתתפים: 100, 500 וגם 1,000 ! לא ברור לי איך תיתנהל ישיבה עם כל כך הרבה אנשים, אבל יכולת טכנולוגית יש.
בשיחת ועידה עם וידאו כול אחד לוקח חלק, במשמעות שהוא משתתף פעיל היכול לדבר במיקרופון, לשתף מסך ולהפעיל מצלמת וידאו Webcam.
כאשר מספר המשתתפים שעשוי לקחת חלק בפגישה הוא רב, אני מציע לעבור אל מערכת וובינר. במערכת וובינר יש מעט מאוד דוברים והרבה מאזינים שהם פאסיביים והם שם אך ורק כדי לשמוע.
כאשר מספר המשתתפים רב מאוד שווה לשקול כנס וירטואלי בו אנשים יוכלו להשתתף בוובינרים או ליזום שיחות וידאו מרובות משתתפים.
זה עובד בסדר … למרות שזה יהיה מעולה אם ניתן יהיה לראות וידאו של יותר מ- 25 אנשים על המסך
כאשר נערכת ישיבה פיזית בחדר ישיבות, המשתתפים מתבוננים בדובר ולפעמים מביטים לצדדים אל עבר שאר המשתתפים. עכשיו תארו לכם שבשיחת ועידה אינטרנטית יוצגו 10, 20 ואולי 500 מלבני וידאו של המשתתפים.
תארו לכם שעל מסך המחשב שלפניכם יוצגו בו-זמנית 49 סרטוני וידאו בזמן אמיתי, סרט לכל משתתף בשיחת הועידה. המסך יתחלק ל- 49 מלבנים ובכול מלבן יוצג וידאו של משתתף. זה מרשים, זה נראה מעולה, אבל לא לענין.
אנחנו אוהבים את זה … אבל מידי פעם יש שיבושים בתקשורת
תקשורת אינטרנטית היא טכנולוגיה "צעירה" לעומת תקשורת טלפונית. קורה לך לפעמים שאתה גולש באינטרנט, לוחץ על קישור ומגיע להודעת שגיאה? קורה לך שאתה מדבר במכשיר הנייד ופתאום השיחה משתבשת ולפעמים גם מתנתקת: זה אינטרנט.
פעם ניתוקים קרו לעיתים תכופות, היום זה נדיר, אם כי עדיין קורה, אבל זה לא רולטה רוסית.
יש דרכים להבטחת תקשורת אינטרנטית יציבה לאורך זמן ובעלת פס רחב. הדבר דורש תכנון כמו גם ידע טכני וכאן המקום בו אני עוזר לך. הצד הטכני עליי. תן לי להדריך ולייעץ לך מה צריך לעשות כדי להבטיח תקשורת אינטרנטית איכותית במהלך כל השידור.
אם השידור חשוב לך ואתה רוצה להבטיח תקשורת חלקה ויציבה, יש פתרונות טכנולוגים שעולים כסף, השאלה היא כמה אתה מוכן להשקיע.
זה יעיל וזה נהדר…. אבל אנשים עושים הרבה טעויות התנהגותיות
שיחת וידאו זה לא פגישה פנים אל מול פנים בכל הקשור להתנהגות.
לפגישה פנים אל מול פנים יש כללי התנהגות, יש הנחיות אותן למדנו במשך השנים. אגב, הנחיות וכללי התנהגות לאירופה אינם כללי ההתנהגות במזרח וגם לא בדרום אמריקה. הנה כמה דוגמאות:
- באירופה לוחצים ידיים, בדרום אמריקה מתחבקים.
- בישראל סלחנים כלפי אי-הגעה בזמן, ביפן זו עילה לא לעשות איתך עסקים.
- בישראל מקובל לקחת טעימה במאפיה, בפיצוחיה ובדוכני מזון בכלל. בארה"ב זו עילה לתביעה.
- בכל העולם נהוג לשלוח פרחים כמתנה, הוקרה או הערכה. משלוח של פרח צהוב בתרבות הרוסית נחשב כסימן לסיומה של מערכת יחסים.
גם לשיחת וידאו מרובות משתתפים באינטרנט יש כללי התנהגות משלה וכדאי שתהיה מודע להם כדי שלא יקרו לך פדיחות.
סיכום
פתרונות טכנולוגיים יש היום בשפע. הבעיה היא לא האם קיים פתרון טכנולוגי, אלא צריך לצאת מההנחה, שבדרך כלל נכונה, שהפתרון הטכנולוגי קיים, רק יכול להיות שהוא אינו ידוע לך.
יש הרבה דברים שטכנולוגיית וובינר מאפשרים כמו: הקלטה, שיתופי וידאו, השתלטות על מסך של מישהו אחר, שאלונים במהלך הוובינר ועוד ועוד, אפשרויות שאפילו לא חלמת שקיימות.
אני, זהר עמיהוד, נותן מעטפת מלאה של שירותי וובינר כדי שאתה תוכל להתרכז בתוכן הוובינר ובהבאת המשתתפים. אני אייעץ, אדריך ואלווה אותך כדי שהוובינר שלך יהיה הצלחה.
