הפקת כנס וירטואלי – 3 דברים חשובים שכדאי לך לדעת

כנס וירטואלי בונה קהל, מגדיל את רשימת הדיוור, בונה סמכות ובעיקר מייצר הכנסות לפני הכנס, במהלכו וגם לאחריו.

שלא כמו כנס מסורתי פיזי הנערך באולם כנסים ודורש מהמשתתפים הוצאות כספיות על: תחבורה (דלק, כרטיס אוטובוס או רכבת, חנייה), לינה ובזבוז זמן גדול בדרך הלוך וחזור, הרי אירוע וירטואלי מציע חלופה זולה יותר, מהירה יותר וגם ידידותית לסביבה וכל זאת מבלי לפגוע ברמת הערך (תוכן) של הכנס.

אין פלא לכן, שמספר המשתתפים במהלך כנס וירטואלי גדול, באופן משמעותי, ממספר המשתתפים בכנס פיזי.

יותר אנשים נרשמים, יותר אנשים משתתפים, יותר חשיפה למסרים שלך, בקיצור: יותר מהכל.

אם אתה שוקל הפקת כנס וירטואלי אך אינך בטוח בדיוק איפה להתחיל, הגעת למקום הנכון. אתה צריך יועץ כנס וירטואלי.

אני עומד מאחורי הפקת כנסים וירטואליים, מאות כנסים וירטואלים מצליחים ובמשך השנים למדתי מה עובד יותר, מה עובד פחות ומה לא עובד בכלל!

לכנס פיזי יש יתרונות משלו, אבל אם האפשרות היחידה כרגע היא לקיים אירוע וירטואלי, כדאי לך לקרוא את התובנות שלמדתי מניהול ו- הפקת כנסים וירטואליים.

אני תקווה שמאמר זה יעזור לך במהלך הפקת אירוע וירטואלי מוצלח ויעזור לך להימנע מטעויות יקרות שיחסכו לך הרבה כסף.

לפני שנצלול לעומק הדברים שמיד אלמד אותך וכדי ליישר קו במונחים שבהם אעשה שימוש בהמשך, נבהיר תחילה 'מהו כנס וירטואלי'.

כנס וירטואלי הוא אירוע מקוון אינטראקטיבי בתחום עניין בו מועברים מסרים שיווקיים או הדרכתיים לקהל משתתפים שהנושא מעניין אותו.

כנס וירטואלי יכול להיות באורך של שעה, 4 שעות, 8 שעות כל יום למשך 3 ימים. זה תלוי בך, מארח הכנס.

הפקת כנס וירטואלי יכולה להיות במבנה של חדר וירטואלי אחד בו מתקיימות הרצאות אחת אחרי השנייה או שהוא יכול להיות כנס בו מתקיימים מספר מושבים וירטואלים במקביל.

הפקת כנס בזום יכולה להיות 3-4 דוברים במהלך יום או 24 דוברים בסגנון TED המתחלפים כל 18 דקות.

השתתפות בכנס וירטואלי לא חייבת להיות בחינם, היא יכולה להיות בתשלום: כרטיס חינם מאפשר גישה מוגבלת להרצאות, כרטיס בייסיק המאפשר השתתפות בכל ההרצאות, כרטיס פרמיום המאפשר השתתפות בכל ההרצאות אונליין וגם גישה להקלטות לאחר הכנס.

כנס וירטואלי מושך תשומת לב של אנשים הרוצים לשתף אותו עם אחרים מכיוון שהם מבינים כמה ערך הם עומדים לקבל וזאת מבלי לטוס, לנסוע, לחפש חנייה.

אירוע וירטואלי בונה רשימת דיוור במהירות רבה כאשר אלפי אנשים נרשמים. נכון, לא כל מי שנרשם גם ישתתף, ועל כך נדבר בהמשך, אבל עצם ההרשמה לכנס הוירטואלי בנושא הספציפי מעיד כי הנושא מעניין את מי שטרח ונרשם, אחרת למה שיירשם?

כנסים וירטואלים מייצרים הכנסות לעסק שלך, החל ממכירת כרטיסים לכנס, דרך מכירות חסויות ועד וכולל מכירת מוצרים ושירותים במהלך הכנס ולאחריו.

לפני שאני מפרט את היתרונות של כנס וירטואלי, אני רוצה להתייחס לענין הנטוורקינג Networking.

כנס פיזי in-person מורכב משלוש רגליים עיקריות:

1. תוכן
2. נטוורקינג
3. מזון ומשקאות

מכיון שבכנס וירטואלי / וובינר כל אחד יושב בביתו או משרדו, כנס וירטואלי מבוסס כולו על תוכן.

מערכת וובינר Webinar היא פלטפורמה להעברת תוכן בלבד.

ועכשיו לסיבות העיקריות לכך שעסק צריך לערוך כנס וירטואלי:

כנס פיזי או וירטואלי, בין אם הוא פעם בשנה, פעמיים בשנה או פעם בשלוש שנים הוא חלק מהפעילות של כל עסק, בין אם זאת פעילות שיווקית להבאת לקוחות חדשים, פעילות לשימור לקוחות קיימים, פעילות הדרכה ללקוחות קיימים.

הפקה של כנס פיזי דורשת הרבה משאבים של זמן וכסף ולכן למרות היתרונות הרבים של כנס פרונטלי, חברות נוטות למעט בעריכת כנסים כי זה כאב ראש (ללא מרכאות) גדול וגם יקר.

החלופה היא: הפקת כנס בזום – זוהי פעילות מהירה יותר, חסכונית יותר.

הדרך בה בוחרים ארגונים בעת ארגון כנסים וירטואלים וכנסים בכלל היא לעשות גם וגם: גם כנסים וירטואלים וגם כנסים פיזיים.

אף אחת מעשרות השיטות לבניית קהל וביניהן: בלוגים, פודקאסטים, מדיה חברתית, פרסום בתשלום, אפילו לא מתקרבת למהירות ולאמינות של בניית רשימת דיוור באמצעות הפקת אירוע וירטואלי.

הפקת אירוע וירטואלי מציבה את העסק שלך בקידמה לפני לקוחות. פוטנציאל ההגעה לעשרות אלפי אנשים חדשים, כך שיש יותר פוטנציאל למסר שלך להיחשף מול הרבה יותר אנשים.

לדוברים שתגייס לכנס הוירטואלי שלך יש חלק גדול בהצלחתו. ארגון כנס וירטואלי מכריח אותך לגייס את מיטב הקשרים שלך ויכולת ההשפעה שלך כדי לגרום לטובים טובים ביותר בנושא לקחת חלק כדוברים באירוע הוירטואלי.

כשאתה אחראי על הפקת כנס בזום ואף משמש בתור מנחה, אתה מופיע לצד אותם משפיענים, מומחים בעלי שם ומשהו מהם "נדבק" בך. אנשים מתחילים לראות אותך חלק מהדוברים שבכנס ואתה נתפס כמומחה, ממש כמותם.

פרסום חלקי או מלא של הקלטות הכנס הוירטואלי גורם לכך שאנשים נוספים יחשפו לכנס, למרות שהוא הסתיים מזמן ובתנאי שהתכנים עדיין רלוונטיים.

במילים אחרות, המוניטין שלך, המומחיות והסמכות שלך ממשיכים להיבנות זמן רב לאחר שהכנס הוירטואלי הסתיים.

אם תשכיל להתנות את הצפייה בתכנים ברישום, הרי שבכך תמשיך להגדיל את רשימת התפוצה שלך בלקוחות מתעניינים בנושא הכנס.

הפקת כנס וירטואלי מספקת לך זרמי הכנסה רבים ומגוונים. חלקם מגיעים עוד לפני הכנס כמו למשל מכירות חסויות. במהלך הכנס ולאחריו ניתן להציע מוצרים/שירותים של הדוברים/מציגים וגם מוצרים ושירותים נילווים בהתאם למודל העסקי של הכנס.

ארגון כנס וירטואלי יכול לעשות מהפכה מוחלטת בעסק שלך ולא משנה היכן נמצא העסק שלך: האם הוא 'צעיר' או 'ותיק', האם אתה פונה ללקוחות פרטיים או לעסקים.

ראיתי כבר בעלי עסקים שכבר בשלבים ראשונים של העסק שלהם ארגון של כנס וירטואלי נתן להם חשיפה, בנה להם קהל שאליו ניתן לפנות ולשווק את המוצרים והשירותים.

כנסים וירטואליים יכולים לעבוד בהצלחה עבור:

לא משנה אם אתה נמצא בשלבים המוקדמים של בניית העסק שלך או שאתה מחפש לצמוח ולהרחיב את קהל הלקוחות שלך, ועידות וירטואליות יכולות לעזור לך להגדיל באופן אקספוננציאלי את הקהל שלך, את ההשפעה ואת ההכנסות שלך מהר יותר ממה שאתה יכול לדמיין.

עכשיו הגיע הזמן להיכנס לחלק המרגש ביותר של הפוסט הזה – הדברים שלמדתי בהיותי נותן שירותי הפקה וניהול עבור כנסים וירטואליים מוצלחים בשילוב הידע וניסיון שלי בשיווק דיגיטלי.

כאן נמצאים הטיפים הטובים ביותר שיחסכו לך בזבוז משאבים של זמן וכסף ויגרמו לכנס הוירטואלי שלך להשיג את מטרותיו.

כאשר כנס וירטואלי משווק כראוי הוא יכול להביא תוצאות לכולם. זהו מצב win-win-win לכולם: למארח (זה את.ה), למשתתפים ולדוברים.

מכיון שכך, המשימה החשובה שמוטלת עליך, המארח, הוא לבחור את הדוברים לפי היכולת שלהם למשוך קהל וגם, ולא פחות חשוב, לפי היכולת שלהם לשווק את הכנס הוירטואלי שלך.

צא.י מתוך הנחה שהמטרות שלך והמטרות של הדוברים בכנס, זהות: אתה רוצה להגדיל את רשימת התפוצה – גם הדוברים רוצים בדיוק אותו דבר. אתה רוצה לבנות סמכות – גם הדוברים רוצים בדיוק אותו דבר. אתה רוצה להגדיל חשיפה בפני קהלים חדשים שלא מכירים אותך – גם הדוברים רוצים בדיוק אותו דבר.

יש דוברים שירצו כסף תמורת הופעתם בכנס שלך, אבל לא בטוח שאותם אתה מחפש. המלצתי היא להעדיף מרצים שמוכנים לשים כתף בשיווק הכנס, דוברים שיהיו מוכנים להגדיל את רשימת התפוצה שלך אבל גם את שלהם. זה המשמעות של win-win בינך לבין הדוברים.

זה אומר שתצטרכו לחלוק ביניכם את רשימת הנרשמים לפי מפתח שיוסכם ביניכם, למשל: על כל 3 משתתפים חדשים שהביא אחד השותפים (שלא נרשמו עדיין) הוא יקבל 2 משתתפים חדשים שלא נמצאים אצלו ברשימה.

אם אתם שואלים למה לתת 3 ולקבל 2? אז סימן שאתם מבינים על מה אני מדבר ולכן בשלב זה אני רוצה לומר לכם שזה ענין שנתון למשא ומתן.

לפניך רשימה של נכסים דיגיטליים שיעזרו לך לבחור דובר שיש לו נכסים דיגיטליים שאיתם הוא יכול לשווק את הכנס הוירטואלי שלך ושלו:

גיוס דוברים שמוכנים לשווק את הכנס בו הם לוקחים יצליח רק אם יוכנו עבורם חומרים שיווקיים.

כדי לחסוך לדוברים זמן, מאמץ ואנרגיה מומלץ מאוד שיוכנו עבורם תכנים שיווקיים כדוגמת:

ככול שתכינו יותר חומרים שיווקיים עבור הדוברים, כל יהיה קל להם יותר לשווק את הכנס שלכם ושלהם, אבל זה לא מספיק.

צריך לעזור לדובר לבחור את התכנים המתאימים לקהל שלו ולנכסים הדיגיטליים שלו וגם להתאים אותם אישית.

מצא.י סיבה ליצור תוכן חדש, מרגש ומותאם אישית לדוברים. נאמר שיש לך כבר 4 מרצים ועכשיו אתה מצרף את הדובר ה- 5. יכול להיות ש- 4 הדוברים שכבר גייסת מכירים אותו: חלקם רק שמעו עליו ואולי לחלקם יש קשר יותר עמוק איתו, אולי עבדו יחד, שיתפו פעולה בעבר וכדומה.

הוספת מרצה לכנס הוירטואלי יכולה להפוך לפוסט אישי לחלק מהדוברים שיביא לעוד יותר חשיפה ועוד יותר תנועה לכנס הוירטואלי.

אפשר לערוך וובינר עם חלק מהדוברים כמה ימים או שבועות לפני הכנס הוירטואלי כדי לתת טעימה מהערך שהולך להינתן במהלך הכנס הוירטואלי. פעילות שתגרום להגדלת רשימת התפוצה ובסופו של דבר ליותר נרשמים לכנס.

כדי למטב את מאמצי הפרסום שלך לכנס הוירטואלי, אתה חייב לדעת מהיכן הגיעו הנרשמים: האם הם הגיעו מהפוסט האורגני מפייסבוק או מטופס לידים של הפרסום הממומן בפייסבוק או אולי מהאתר שלך או של כל אחד מהדוברים העוזרים לך בשיווק או מכל מקור תנועה אחר.

אם תדע את מקור התנועה ממנו הגיעו הגולשים שנרשמו לכנס, כל תהליך ההפקה של כנס וירטואלי יהיה הרבה יותר ממוקד.

כל דובר מקבל קישור ייחודי משלו, וכשמישהו לוחץ על הקישור הזה ומגיע לדף ההרשמה לכנס, המערכת יודעת זאת. במידה ואותו גולש גם נרשם, יחד עם פרטי הרישום לכנס הוירטואלי (שם, מייל, טלפון) נרשם גם מקור ההגעה שממנו הגיעה ההפניה.

מאוד רצוי לערוך פעילות אורגניות, אבל לא תמיד זה מספיק. הפלטפורומות הגדולות כמו גוגל ופייסבוק על כל הזרועות שלהם: גוגל עם יוטיוב, פייסבוק עם אינסטגרם לא ישווקו במלוא הכח את התכנים שלך או במילים אחרות: הפעילות האורגנית שלך תהיה מוגבלת כדי להעביר אותך למסלול פרסומי בו תוציא כסף.

לפעמים השפע עלול לשתק אותך. אז לפני שאתן לך עצה, אציג בפניך את המקומות העיקריים בהם ניתן לפרסם בתשלום כדי לקדם את הכנס הוירטואלי שלך:

• פייסבוק
  • אינסטגרם
• גוגל
  • יוטיוב
  • מדיה
• פינטרסט
• לינקדאין
• אאוטבריין / טאבולה
• מאמרים אורחים
• פודקאסט
• חסויות לתוכן

זכור שאתה לא צריך להיות בכל מקום שציינתי לעיל. לאמיתו של דבר, עדיף שתשתף את המסר שלך במקומות שהכי הרבה יעזרו לך לעמוד ביעדים העיסקים שלך.

כאן חשוב להתמקד בפעילויות שיש להם ROI (החזר על ההשקעה) גבוה ביותר באמצעות כלל 20/80.

כלל 20/80 אומר שמעט גורם להרבה, 20% מהפעילויות מביא 80% תוצאה, כך שעליך להתמקד באותם 20% של פעילויות, אבל איזה פעילויות?

החוכמה היא לעשות מעקב אחרי כל מקור תנועה ולמדוד כמה נרשמים ואחר כך כמה משתתפים ואחר כך כמה הכנסות הגיעו מאותו מקור.

זה לא מסובך כמו שזה אולי נקרא. מעקב כזה אפשרי ואתה צריך לבנות אותו עוד לפני שאתה מתחיל לשווק את הכנס הוירטואלי.

עבור כנסים וירטואלים רבים, שילוב של פרסום ממומן בתשלום וגיוס דוברים לשיווק הוא שילוב מנצח.

ישנן דרכים רבות לבצע חסות לכנס הוירטואלי שלך. לפעמים אתה עשוי להעדיף חשיפה על פני כסף, כך שאתה צריך להגדיר מהן המטרות שלך ומה אתה יכול להציע לספונסרים הפוטנציאליים שלך.

זה הכל ענין של מה יש לך להציע

חסויות יכולות לתת לך אמינות והוכחה חברתית מכיוון שאם המשתתפים רואים שחברות שהם מכירים בוטחות בך, הם מבינים שגם הם יכולים לסמוך עליך.

איך מוצאים ספונסרים רלוונטים לכנס הווירטואלי שלך?

בכנס שלך משתתפים אנשים שבין השאר אוכלים, שותים, רוקדים, נוהגים ברכב ועוד פעילויות שכל אדם סביר עושה. אני יכול להניח שבכנס שאתה עושה בנושא נדלן לא תגייס חסות של רשת מסעדות, גם לא חברת קוסמטיקה למרות שבין המשתתפים בהחלט יכולים להיות לקוחות בפועל ולקוחות פוטנציאליים.

אז איפה לחפש נותני חסויות?

התחל לחשוב על כנסים בהם משתתף הקהל הפוטנציאלי שלך. מי מציג באירועים אלה? חברות אלה הן נותני החסות הפוטנציאליים לכנס הוירטואלי שלך.

הצג בפניהם את הכנס הוירטואלי שלך. תן להם את הפרטים הדרושים להם בכדי להבין כיצד החסות לכנס שלך יכולה להועיל להם.

הצג בפניהם את ההצעה שלך, מצב את זה בצורה דומה כמו שהיית עושה בכנס פיזי.

תן מספר הצעות לחסויות הבנויות בשכבות וקרא להם בשמות: זהב, פרימיום, סופר וכדומה.

בכל הצעה לחסות פרט את מרכיביה: לוגו, קישורים באתר, מידע על מידע, דף נחיתה, רשימת משתתפים, הקלטה, שקופית חסות, סרט וידאו ועוד.

תן גישה אל מאחורי הקלעים לנותני החסויות כך שבכל רגע נתון יוכלו את המספרים עליהם הן משלמות: לראות כמה אנשים צופים בחסות שלהם (חשיפה), כמה הקליקו על הקישור והגיעו לאתר (תנועה), כמה מילאו טופס וביקשו יותר פרטים וכדומה.

אם אתה עומד בפני הפקה של כנס וירטואלי, אתה עלול להיות בשוק לנוכח מספרן הרב של האפשרויות הקיימות.

למזלך, ניסיתי כבר לבדוק הרבה מהאפשרויות ויודע מה עובד טוב ומה עובד פחות טוב.

להלן המלצותיי לכלים ולתוכנות הטובים ביותר לארח את הכנס הוירטואלי שלך.

אתר וורדפרס הוא הדבר הטוב ביותר אם אתה רוצה שליטה מלאה. לשם כך תצטרך לאחסן את האתר שלך.

בתוך אתר הוורדפרס שלך תוכל להשתמש באלמנטור כדי ליצור דפי הרשמה מדהימים.

אתר Wix יספק לך תבניות מוכנות ומעוצבות של דפי הרשמה.

לביצוע אינטגרציה בין דף ההרשמה שבנית ומערכת הוובינר עשה שימוש בזאפיר.

אם אתה מוכר כרטיסים לכנס הוירטואלי שלך או מוצרים או כל דבר אחר, תוכל להתקין את תוסף WooCommerce ואתה מסודר.

תצטרך ספק שירותי דואר אלקטרוני טוב כדי ליצור קשר עם משתתפי הכנס הוירטואלי שנרשמו לוובינר שלך לתקופה שבין הרשמה לכנס וגם לתקופה שלאחר הכנס.

רב מסר הינה אפשרות מצויינת לענין. יש בה יכולות של משלוחי דואר מתוזמנים, פרסונאלים ועוד הרבה. אם תלחץ על הקישור הזה תוכל לקבל תקופת ניסיון בחינם.

כדי שקולך יישמע ברור צריך מיקרופון איכותי. כדי שיראו אותך ברור אתה צריך מצלמה איכותית וכדי שהכל ינגן אתה צריך שהמיקרופון והמצלמה יהיו מחוברים למחשב חדיש וחזק.

ברמה הבסיסית יש את המיקרופון והמצלמה המובנים במחשב הנייד שלך. אם המחשב הנייד שלך הוא מהשנה, גג שנתיים אחרונות – זה יכול להספיק.

רמה מעל תפרגן לעצמך מצלמה אינטרנט כמו Logitech c922x HD או c930 שנכון לכתיבת שורות אלה זה משהו סביב 379 שקלים. מצלמות אלה כוללות גם 2 מיקרופונים, אבל אם אתה רוצה למתוח קצת את הרמה הזאת, אז קנה גם מיקרופון דינמי איכותי שעולה החל מ- 339 שקל, או מיקרופון Blue Yeti במחיר 549 שקלים.

ויש עוד רמה אחת מעל עם מצלמת אינטרנט משוכללת יותר כמו Logitech Brio 4K שמחירה הוא כ- 679 שקלים.

פלטפורמות המיועדות עבור הפקת כנס וירטואלי יש מכאן ועד להודעה חדשה. אני עושה שימוש ב- Zoom לכנסים וירטואליים ועם שירות וובינר. על המערכות תוכל לקרוא כאן.

אף פלטפורמה לא נותנת שירותים בחינם ואם מוצע לך שירות חינם הוא בדרך כלל מאוד מוגבל ומיועד לצרכי היכרות ולא עבור ארגון כנס וירטואלי.

יש מערכות זולות ויש יקרות בהתאם לסוג החבילה וסל השירותים שמכילה כל חבילת שירות.

חברות וארגונים מתחילים להבין, אט אט, כי כנסים, לפחות בחלקם, יהיו וירטואליים ויש להיערך בהתאם, כלומר: הפקת כנס וירטואלי. נכון, זה לא אותו דבר: נכון, הקפה והעוגה יהיו חסרים בהפסקה, לא יהיו לחיצות הידיים ובעיקר תהיה חסרה פעילות בה הורגלנו מזה שנים רבות.

מצד שני, כנס וירטואלי בזום פותח לעסק הזדמנויות רבות וחדשות אותן, כך אני מקווה, היטבתי לתאר במאמר.

כנס וירטואלי זאת עובדה והארגונים שישכילו לאמץ כנס וירטואלי להעברת מסרים וליצירת הכנסה ירוויחו מכך בגדול.

יש לך את הבסיס, מה הלאה?

מאמר זה יעזור לך בתהליך הפקת כנס וירטואלי מוצלח. כנסים היברידים הם קצת יותר מסובכים לתכנון והפקה כי מעורב בהם צד פיזי ולא רק וירטואלי. יש עוד כמה דברים שצריך לקחת בחשבון, אבל זה כבר למאמר אחר.

אני מקווה שמצאת כאן מידע שיעזור לך לתכנן ולהפיק כנס וירטואלי, אבל צריך לזכור – הכל יהיה יותר קל אם תקבל/י עזרה ממישהו מקצועי בעל ידע וניסיון רב.

אם יש לך ענין בשירותי ניהול והפקת האירוע הוירטואלי שלך, מלא/י את הטופס המופיע מטה ונעזור לך בתכנון והפקת אירוע וירטואלי מוצלח במיוחד.