הדרכת עובדים – 6 צעדים ליצירת הדרכה מנצחת

סביבת העבודה היום, יותר מתמיד, מאופיינת על ידי 2 גורמים בולטים:

  • האחד, כח עבודה מפוזר הנמצא פיזית במיקומים שונים בארץ או בעולם, במשרדים, בבית או בנסיעות.
  • השני, יכולת ריכוז גבוהה לתקופת זמן קצרה.

איך אתה יכול לוודא שאתה מעביר הדרכה לעובדים ביעילות?

הדרכה לעובדים באמצעות וובינר יכולה להיות הפתרון.

וובינר מאפשר לעובדים להשתתף בהדרכה ללא תלות במיקומם הגיאוגרפי. הדבר היחיד שעליהם לדאוג זה למכשיר, בכל גודל מסך, המחובר לאינטרנט.

מכיון שלכל אדם יש מכשיר סלולרי ואם הוא לא נמצא במערה במדבר אז יש לו אינטרנט.

הדרכה לעובדים באולם כנסים
הדרכת עובדים באמצעות וובינר

אגלה לכם מהי הסיבה שקורסים הנערכים במרכז הדרכה נמשכים הרבה זמן.

הסיבה היא שמושקעים הרבה מאמצי הכנה מצד המארגנים הכוללים: חדר או אולם, כיבוד, תגים, צוות עובדים, ציוד הקרנה, חנייה והן מצד המשתתפים: זמן נסיעות מבוזבז, דלק.

בהדרכה פרונטלית פיזית יש הרבה מאוד זמן מבוזבז.

מה יאמר עובד שמיטלטל בדרכים במשך שלוש שעות רק כדי לשמוע הרצאה של שעה?

הוא בוודאי יאמר: “מה?!? נסעתי שעה וחצי רק כדי לשמוע הדרכה של שעה אחת?”

כדי למנוע מהעובדים לומר את המשפט לעיל, וכדי שהארגון יוכל להצדיק את ההשקעה בהכנה, “מחלקים” את ההשקעה ואת הזמן המבוזבז בשעות ההדרכה.

אם ההדרכה תימשך 1 שעה בלבד, אז כל ההכנות “יפלו” על אותה שעה בודדה “מסכנה”, אבל אם ההדרכה תימשך 4 שעות, אז ההשקעה בהכנות תתחלק ל- 4 וכך יהיה אפשר להצדיק אותה!

בוובינר יש מעט מאוד, אם בכלל, זמן מבוזבז מכיון שההדרכה נעשת במקום הימצאו של העובד: הוא לא צריך לנסוע, הוא לא צריך להתעצבן בפקקים והוא לא צריך לחפש ולמצוא חנייה.

לנקודה השנייה של יכולת ריכוז לתקופת זמן קצרה, וובינרים של הדרכת עובדים הנעשים בצורה נכונה, יכולים להחזיק את תשומת הלב של העובדים שלך טוב יותר מאשר כל מסמך מודפס, מסמך דיגיטלי או סרט וידאו.

המפתח, כמובן, נמצא בתכנון, ומתחיל בבחירת מערכת וובינר המתאימה לפיתוח קורס שיכול להתאים לצורכי הקהל ולצורך הארגוני.

הדרכה מוצלחת לעובדים באמצעות וובינר – 6 צעדים:

#1 בחירת מערכת וובינר מתאימה

יש מספר גדול של מערכות וובינר. המפתח הוא מציאת תוכנת וובינר ההמתאימה לצרכים הייחודיים שלך.

הצורך הבסיסי הוא שהמשתתפים יוכלו לראות את המצגת, לשמוע את קולו של המציג, לשאלות שאלות בזמן אמת, אבל אפשר הרבה יותר.

תוכנת וובינר מאפשרת הרבה יותר ואביא פה רשימה חלקית מאוד של מה שעוד אפשר: הקלטה, שאלות אמריקאיות Polls, מספר מציגים/דוברים, לוח לבן White Board, הצגת וידאו ועוד.

בהחלט ייתכן שגם לארגון יש דרישות והרי הדרכת עובדים באמצעות וובינר צריכה להיות מדווחת למערכות הארגון השונות: משאבי אנוש, הדרכה, שכר ועוד. כמובן שאת הקשר בין מערכת הוובינר למערכות הארגון אפשר לעשות באופן ידני על ידי העתק הדבק, אבל יש מערכות וובינר שתומכות בחיבוריות למערכות אחרות, כך שהחיבור יהיו אוטומטי ולא ידני.

סקירה מקיפה של מערכות וובינר על כל התכונות שלהם

אני לא ממליץ לאף חברה לעשות שימוש בכלים חינמיים כמו Google Hangouts או אפילו Skype שהיא חלק מחבילת Office. הסיבה היא: אלו כלים שנבנו ליצירת שיחת וידאו בין חברים או בין עמיתים לעבודה ולא ככלי הדרכה ולכן הם חסרים יכולות בסיסיות שנדרשות לצרכי למידה.

במשך 365 הימים האחרונים. נכון ל- 20 למאי 2019

0
וובינרים
0
נרשמים
0
משתתפים

#2 חשוב על המטרות של הקהל שלך ועל נקודות הכאב שיש לו

לחלק גדול מההדרכות, העובדים בחברה שלך מחוייבים לאגיע, אבל אין זה אומר שאתה צריך לזלזל בהם בגלל שהם “לקוחות שבויים” ואין להם ברירה.

אני מציע לך, גם כאשר העובדים מחוייבים לאגיע להדרכה, לחשוב ולתכנן את הוובינר שלך על ידי התמקדות במטרת האימון שלך תוך מתן פיתרון לנקודות הכאב של העובדים.

תחשוב על זה מנקודת המבט של העובדים אליהם מיועדת ההדרכה. למה שהם ירצו להשתתף בוובינר? למה שהם ירצו להשקיע מזמנם בוובינר? אלו פתרונות מעשיים אתה יכול להציע בקורס כדי לשפר את חייהם ועבודתם?

יצירת מצגת וובינר חייבת להציב את השאלות הללו במרכז התוכן. אם תמקד את תוכן הקורס, המועבר באמצעות וובינר, בצרכים של קהל היעד שלך ובמה שיצא להם מההדרכה, אז גדלים הסיכויים שהם יאזינו לך, יספגו את המידע וחלקם אף יישמו את מה שלימדת.

שאלות ותשובות לקראת הוובינר

מלאים טופס עם פרטים. חובה להרשם כדי להיכנס לוובינר.

מיד לאחר הרשמתכם יישלח אליכם מייל [אישור הרשמה] עם קישור ייחודי שלחיצה עליו תכניס אתכם לוובינר.

כמו כן, מאז ההרשמה ועד לתחילת הוובינר תקבלו מספר מיילים של תזכורות שבכל אחד מהם נמצא קישור כניסה לוובינר (Join Webinar). מייל התזכורת האחרון ישלח אליכם שעה לפני תחילת הוובינר.

לחצו על הקישור (Join Webinar) במייל שקיבלתם ופעלו לפי ההוראות.

מומלץ להתחיל בכניסה לוובינר כ- 10 דקות לפני השעה הייעודה כדי לתפוס מקום (וירטואלי) וכדי לא לפספס את ההתחלה.

השידור החי מתחיל בדיוק בזמן!

בהחלט כן. ניתן יהיה לשאול שאלות במהלך הוובינר. אקדים ואומר שאת השאלות אתם מקלידים – אין צורך במיקרופון ואין צורך במצלמת אינטרנט כדי להשתתף בוובינר.

הסבר על האופן בו תוכלו לשאול שאלות את המרצה והצוות יינתן בתחילת הוובינר.

כדי שלא תפספסו את ההסבר, מומלץ להתחיל בכניסה לוובינר כ- 10 דקות לפני מועד תחילת השידור החי.

לא ו- כן.

מי שמשתתף באמצעות מחשב שולחני, לחיצה על הקישור תפתח את הוובינר בדפדפן: כרום, פיירפוקס, אינטרנט אקספלורר

מי שמשתתף באמצעות מובייל: אנדרואיד או אייפון יובל להורדת תוכנה, תהליך קצר ופשוט.

כן.

ניתן להשתתף בוובינר מכל מקום ועם כל מכשיר, בכל גודל מסך, העיקר הוא שהמדריך מחובר לאינטרנט.

הוובינר מוקלט וההקלטה הועברה לידי האחראיים על הוובינר בחברה לך. הפנה את הבקשה אליהם.

#3 הפעל את המשתתפים לאורך כל ההדרכה האינטרנטית

הדרכה לעובדים באמצעות וובינר שונה מהדרכה לעובדים בחדר / באולם. יש הרבה הבדלים, אבל ההבדל הבולט ביותר הוא שהמשתפים רואים את המציג, הוא לא רואה אותם.

הסכנה היא שהמשתתפים יאבדו מהר מאוד ענין בוובינר, כי אף אחד לא רואה אותם, ויעסקו בדברים שנוח להם: קריאת מיילים, גלישה בפייסבוק, כתיבת מסמך, צפיה בוידאו ביוטיוב או לעזוב את המכשיר וללכת למטבח להכין קפה והמציג והצוות לא ידעו על זה בכלל!

אני מציע לך לתת תשומת לב מיוחדת לבניית הדרכה שתועבר באינטרנט על ידי הדברים הבאים:

  • ספק תיאור מפורט על מה יועבר במהלך הוובינר
  • תן דגש מיוחד ותסביר “מה יצא לי מזה” לעובד ולמה כדאי לו להיות קשוב
  • תן הבטחה שאותה תממש לאורך ההדרכה, כזאת הבטחה שתחזיק את תשומת הלב של המשתתפים עד סוף הוובינר.
  • ערוך הפסקות במידה וההדרכה מתמשכת מעל 45 דקות
  • החלף בין מצבי תצוגה שונים
  • דאג למעורבות משתתפים במהלך הוובינר ולא רק בסופו – ראה סעיף 4
  • צור ענין במצגת בטווחי זמן קצרים – ראה סעיף 5

כלי וובינר ליצרת מעורבות:

וובינר - כלי מעורבות ON24

#4 כלול רכיבים אינטראקטיביים במהלך הוובינר

וובינר בו העובדים המשתתפים יכולים לשאול שאלות בסופו, נדון לכישלון מראש. בסוף הוובינר, אין כבר מי שיגלה ענין בתכנים בגלל שהוא השאיר את המכשיר פועל וחזר לעסוק בענייניו או שאולי הוא נשאר לשמוע, אבל כבר מזמן איבד ענין ורק מייחל שהסיוט, סליחה הוובינר, הזה כבר יסתיים.

דרך אידיאלית לשמור על תשומת הלב של הקהל שלך היא לוודא שהם מעורבים, כלומר לוקחים חלק פעיל בוובינר החל מתחילתו.

בתוכנות הוובינר השונות יש מנגנונים מובנים שעוזרים למציג להפעיל את העובדים המשתתפים ויש לתכנן את הפעלתם:

  • הרמת יד בלחיצת לחצן
  • שאלות רב ברירה (אמריקאיות) בלחיצת התשובה הנכונה על המסך
  • שאלות – המשתתף מקליד את השאלה
  • סקר שהמשתתף מתבקש למלא, בדרך כלל בעת יציאתו מהשידור החי

יתרונות של וובינר לארגון

יתרונות של וובינר

#5 תן הופעה!

מצגת שהיא טקסט בלבד בשילוב של מרצה “יבש” הוא מתכון מנצח להדרכה כושלת ללא קשר למדיום בו היא מעוברצ: בן בכיתה ובין באינטרנט.

אל תזלזל בעוצמת התוכן החזותי בוובינר. מחקרים מראים שוב ושוב עד כמה המוח שלנו מגיב לתמונות נעות ועדיין מאפשר לנו להקדיש תשומת לב רבה יותר ולספוג מידע טוב יותר. התובנות השיווקיות ממחקרים אלה רלוונטיות להכשרת כוח העבודה שלך.

סרטונים, תמונות וגרפיקה פועלים טוב יותר מטקסט:

  • במקום להראות טבלאות עם המוני מספרים שרק יוציאו לעובדים את העיניים, הצג אותם כתמונה InfoGrahpics.
  • במקום הסבר מפורט שאף אחד לא זוכר, הצג סרט וידאו.
  • גוון את סוגי המדיות במצגת שלך
מצלמת אינטרנט לצרכי וובינר

#6 הודע לעובדים שאתה בודק נוכחות לאורך כל הוובינר ובדוק

הדרכה לעובדים דורשת רישום נוכחות כדי שהמעביד ידע מי לקח חלק בהדרכה.

לפעמים, רישום הנוכחות הוא תנאי לקבלת תעודה, הסמכה או קידום בעבודה.

כך או כך יש צורך ברישום שמות המשתתפים.

הבעיה היא שהמציג והצוות לא רואים את המשתתפים פנים-אל-מול-פנים, הם יודעים שהעובד נמצא לפי המייל שלו, אבל זה לא בדיוק הפרט שיכול לשמש הוכחה לכך שהעובד נכח בהדרכה.

העובד יכול לתת את הקישור להדרכה למישהו אחר: עובד אחר או קרוב משפחה ואז יראה כאילו הוא נכח בהדרכה כאשר למעשה הוא לא שמע ולו מילה אחת מההדרכה.

אז מה עושים?
דבר ראשון – מודיעים לעובדים עם תחילת הוובינר כי במהלך הוובינר תיערך בדיקת נוכחות. הודעה זו תשאיר אותם בקשב לאורך כל הוובינר.

הודעה על בדיקת נוכחות אינה מספיקה, צריך גם לבדוק נוכחות באופן מעשי וזה מוביל לנקודה השנייה והיא? לעשות בדיקה.

בחברת getwebinar פיתחנו שיטה בה ניתן לוודא, בוודאות מלאה, שאכן המשתתף בוובינר הוא עובד בחברה.

הבדיקה באמצעות השיטה לא מפריעה למהלך ההדרכה ואינה תלוייה במספר המשתתפים בהדרכה.

רשימת תיוג check list

שילוב הדרכות לעובדים באמצעות וובינר לתוך מערך ההדרכה בארגון

לא כל הדרכה אפשר להעביר באמצעות וובינר כמו שאמר לי רביב שורץ, מנהל המרכז הקולינרי דן גורמה: “כאשר השף חותך את הבשר, אני רוצה את התלמידים פיזית לידו, אבל כאשר מועברת הדרכה בנושא נוהלי אש במסעדה, התלמידים יכולים ללמוד מהבית באמצעות וובינר, בנוחות שלהם, עם המכשיר הנוח להם.”

הדרכה באמצעות וובינר היא הרבה יותר קלה וקצרה להקמה: לא צריך לתאם חדר ישיבות או אולם, לא צריך לדאוג לכיבוד, לא צריך לדאוג לתגיי שם, לא נדרשים תיאומים מורכבים.

הדרכה לעובדים באמצעות וובינר פותחת הרבה יותר הזדמנויות. למשל, אפשר להזמין מרצה אורח שידבר ממקום מושבו בחו”ל. לא צריך להביא אותי לארץ! לא צריך לארח אותו! הרבה יותר זול, משתלם ונוח לכם ולו.

אפשר לשלב הדרכה פרונטלית ביחד עם וובינרים. תארו לכם הדרכה פרוטנלית לעובדים המועברת פעם בשבוע ביום שני במיתקני החברה למשך מספר משכים. בין המפגשים הפיזיים בכיתה, עורכים וובינר לשאלות ותשובות כדי לעזור לעובדים לעשות מטלות או להבהיר דברים למי שחוזר על החומר שנלמד בכיתה. הדרכה נעשת אך ורק במפגשים הפרונטליים בימי שני.
כדי לגרום לזה לקרות, כמובן, אתה צריך את הידע והניסיון הרב שיש לחברת getwebinar במתן פתרונות הדרכה באמצעות שידורים חיים – וובינרים.

צור איתנו קשר כדי שנוכל לעזור לך במציאת פתרונות הדרכה חדשניים לעובדים שלך במסגרת ההכשרה הארגונית.

כדי שאוכל לספק לך שירות איכותי ומקצועי, אבקשך למלא את השאלון הקצר
בבקשה למלא את שדות החובה
20%

מרבית הפונים ממלאים את השאלון תוך 32 שניות

מה מטרת הוובינר?
אפשר לבחור יותר מאפשרות אחת
נדרש לענות על שאלה זו

אודות הכותב

מומחה לתכנון, הקמה וניהול וובינרים עם ידע רב וניסיון של מאות וובינרים, רבי משתתפים, בארץ ובחו"ל. בין לקוחותינו: מכון היצוא, משרד הכלכלה, תרבותו מבית רימון טיולים, המוסד לבטיחות ולגיהות, אלן קאר וחברות עסקיות אחרות. מעניין אותך לשמוע איך וובינר מועיל לעסק שלך? צלצל/י 09-8910462

כתוב תגובה

נגישות