הדרכת עובדים – 6 צעדים ליצירת הדרכה מנצחת

סביבת העבודה היום, יותר מתמיד, מאופיינת על ידי 2 גורמים בולטים:

• האחד, כח עבודה מפוזר הנמצא פיזית במיקומים שונים בארץ או בעולם, במשרדים, בבית או בנסיעות.
• השני, יכולת ריכוז גבוהה לתקופת זמן קצרה.

איך אתה יכול לוודא שאתה מעביר הדרכה לעובדים ביעילות?

הדרכה לעובדים באמצעות וובינר יכולה להיות הפתרון.

וובינר מאפשר לעובדים להשתתף בהדרכה ללא תלות במיקומם הגיאוגרפי. הדבר היחיד שעליהם לדאוג זה למכשיר, בכל גודל מסך, המחובר לאינטרנט.

מכיון שלכל אדם יש מכשיר סלולרי ואם הוא לא נמצא במערה במדבר אז יש לו אינטרנט.

כדי למנוע מהעובדים לומר את המשפט לעיל, וכדי שהארגון יוכל להצדיק את ההשקעה בהכנה, "מחלקים" את ההשקעה ואת הזמן המבוזבז בשעות ההדרכה.

אם ההדרכה תימשך 1 שעה בלבד, אז כל ההכנות "יפלו" על אותה שעה בודדה "מסכנה", אבל אם ההדרכה תימשך 4 שעות, אז ההשקעה בהכנות תתחלק ל- 4 וכך יהיה אפשר להצדיק אותה!

בוובינר יש מעט מאוד, אם בכלל, זמן מבוזבז מכיון שההדרכה נעשת במקום הימצאו של העובד: הוא לא צריך לנסוע, הוא לא צריך להתעצבן בפקקים והוא לא צריך לחפש ולמצוא חנייה.

לנקודה השנייה של יכולת ריכוז לתקופת זמן קצרה, וובינרים של הדרכת עובדים הנעשים בצורה נכונה, יכולים להחזיק את תשומת הלב של העובדים שלך טוב יותר מאשר כל מסמך מודפס, מסמך דיגיטלי או סרט וידאו.

המפתח, כמובן, נמצא בתכנון, ומתחיל בבחירת מערכת וובינר המתאימה לפיתוח קורס שיכול להתאים לצורכי הקהל ולצורך הארגוני.

יש מספר גדול של מערכות וובינר. המפתח הוא מציאת תוכנת וובינר ההמתאימה לצרכים הייחודיים שלך.

הצורך הבסיסי הוא שהמשתתפים יוכלו לראות את המצגת, לשמוע את קולו של המציג, לשאלות שאלות בזמן אמת, אבל אפשר הרבה יותר.

תוכנת וובינר מאפשרת הרבה יותר ואביא פה רשימה חלקית מאוד של מה שעוד אפשר: הקלטה, שאלות אמריקאיות Polls, מספר מציגים/דוברים, לוח לבן White Board, הצגת וידאו ועוד.

בהחלט ייתכן שגם לארגון יש דרישות והרי הדרכת עובדים באמצעות וובינר צריכה להיות מדווחת למערכות הארגון השונות: משאבי אנוש, הדרכה, שכר ועוד. כמובן שאת הקשר בין מערכת הוובינר למערכות הארגון אפשר לעשות באופן ידני על ידי העתק הדבק, אבל יש מערכות וובינר שתומכות בחיבוריות למערכות אחרות, כך שהחיבור יהיו אוטומטי ולא ידני.

סקירה מקיפה של מערכות וובינר על כל התכונות שלהם

אני לא ממליץ לאף חברה לעשות שימוש בכלים חינמיים כמו Google Hangouts או אפילו Skype שהיא חלק מחבילת Office. הסיבה היא: אלו כלים שנבנו ליצירת שיחת וידאו בין חברים או בין עמיתים לעבודה ולא ככלי הדרכה ולכן הם חסרים יכולות בסיסיות שנדרשות לצרכי למידה.

לחלק גדול מההדרכות, העובדים בחברה שלך מחוייבים לאגיע, אבל אין זה אומר שאתה צריך לזלזל בהם בגלל שהם "לקוחות שבויים" ואין להם ברירה.

אני מציע לך, גם כאשר העובדים מחוייבים לאגיע להדרכה, לחשוב ולתכנן את הוובינר שלך על ידי התמקדות במטרת האימון שלך תוך מתן פיתרון לנקודות הכאב של העובדים.

תחשוב על זה מנקודת המבט של העובדים אליהם מיועדת ההדרכה. למה שהם ירצו להשתתף בוובינר? למה שהם ירצו להשקיע מזמנם בוובינר? אלו פתרונות מעשיים אתה יכול להציע בקורס כדי לשפר את חייהם ועבודתם?

יצירת מצגת וובינר חייבת להציב את השאלות הללו במרכז התוכן. אם תמקד את תוכן הקורס, המועבר באמצעות וובינר, בצרכים של קהל היעד שלך ובמה שיצא להם מההדרכה, אז גדלים הסיכויים שהם יאזינו לך, יספגו את המידע וחלקם אף יישמו את מה שלימדת.

הדרכה לעובדים באמצעות וובינר שונה מהדרכה לעובדים בחדר / באולם. יש הרבה הבדלים, אבל ההבדל הבולט ביותר הוא שהמשתפים רואים את המציג, הוא לא רואה אותם.

הסכנה היא שהמשתתפים יאבדו מהר מאוד ענין בוובינר, כי אף אחד לא רואה אותם, ויעסקו בדברים שנוח להם: קריאת מיילים, גלישה בפייסבוק, כתיבת מסמך, צפיה בוידאו ביוטיוב או לעזוב את המכשיר וללכת למטבח להכין קפה והמציג והצוות לא ידעו על זה בכלל!

אני מציע לך לתת תשומת לב מיוחדת לבניית הדרכה שתועבר באינטרנט על ידי הדברים הבאים:

• ספק תיאור מפורט על מה יועבר במהלך הוובינר
• תן דגש מיוחד ותסביר "מה יצא לי מזה" לעובד ולמה כדאי לו להיות קשוב
• תן הבטחה שאותה תממש לאורך ההדרכה, כזאת הבטחה שתחזיק את תשומת הלב של המשתתפים עד סוף הוובינר.
• ערוך הפסקות במידה וההדרכה מתמשכת מעל 45 דקות
• החלף בין מצבי תצוגה שונים
• דאג למעורבות משתתפים במהלך הוובינר ולא רק בסופו – ראה סעיף 4
• צור ענין במצגת בטווחי זמן קצרים – ראה סעיף 5

וובינר בו העובדים המשתתפים יכולים לשאול שאלות בסופו, נדון לכישלון מראש. בסוף הוובינר, אין כבר מי שיגלה ענין בתכנים בגלל שהוא השאיר את המכשיר פועל וחזר לעסוק בענייניו או שאולי הוא נשאר לשמוע, אבל כבר מזמן איבד ענין ורק מייחל שהסיוט, סליחה הוובינר, הזה כבר יסתיים.

דרך אידיאלית לשמור על תשומת הלב של הקהל שלך היא לוודא שהם מעורבים, כלומר לוקחים חלק פעיל בוובינר החל מתחילתו.

בתוכנות הוובינר השונות יש מנגנונים מובנים שעוזרים למציג להפעיל את העובדים המשתתפים ויש לתכנן את הפעלתם:

• הרמת יד בלחיצת לחצן
• שאלות רב ברירה (אמריקאיות) בלחיצת התשובה הנכונה על המסך
• שאלות – המשתתף מקליד את השאלה
• סקר שהמשתתף מתבקש למלא, בדרך כלל בעת יציאתו מהשידור החי

מצגת שהיא טקסט בלבד בשילוב של מרצה "יבש" הוא מתכון מנצח להדרכה כושלת ללא קשר למדיום בו היא מעוברצ: בן בכיתה ובין באינטרנט.

אל תזלזל בעוצמת התוכן החזותי בוובינר. מחקרים מראים שוב ושוב עד כמה המוח שלנו מגיב לתמונות נעות ועדיין מאפשר לנו להקדיש תשומת לב רבה יותר ולספוג מידע טוב יותר. התובנות השיווקיות ממחקרים אלה רלוונטיות להכשרת כוח העבודה שלך.

סרטונים, תמונות וגרפיקה פועלים טוב יותר מטקסט:

• במקום להראות טבלאות עם המוני מספרים שרק יוציאו לעובדים את העיניים, הצג אותם כתמונה InfoGrahpics.
• במקום הסבר מפורט שאף אחד לא זוכר, הצג סרט וידאו.
• גוון את סוגי המדיות במצגת שלך

הדרכה לעובדים דורשת רישום נוכחות כדי שהמעביד ידע מי לקח חלק בהדרכה.

לפעמים, רישום הנוכחות הוא תנאי לקבלת תעודה, הסמכה או קידום בעבודה.

כך או כך יש צורך ברישום שמות המשתתפים.

הבעיה היא שהמציג והצוות לא רואים את המשתתפים פנים-אל-מול-פנים, הם יודעים שהעובד נמצא לפי המייל שלו, אבל זה לא בדיוק הפרט שיכול לשמש הוכחה לכך שהעובד נכח בהדרכה.

העובד יכול לתת את הקישור להדרכה למישהו אחר: עובד אחר או קרוב משפחה ואז יראה כאילו הוא נכח בהדרכה כאשר למעשה הוא לא שמע ולו מילה אחת מההדרכה.

אז מה עושים?
דבר ראשון – מודיעים לעובדים עם תחילת הוובינר כי במהלך הוובינר תיערך בדיקת נוכחות. הודעה זו תשאיר אותם בקשב לאורך כל הוובינר.

הודעה על בדיקת נוכחות אינה מספיקה, צריך גם לבדוק נוכחות באופן מעשי וזה מוביל לנקודה השנייה והיא? לעשות בדיקה.

בחברת getwebinar פיתחנו שיטה בה ניתן לוודא, בוודאות מלאה, שאכן המשתתף בוובינר הוא עובד בחברה.

הבדיקה באמצעות השיטה לא מפריעה למהלך ההדרכה ואינה תלוייה במספר המשתתפים בהדרכה.