אל תיתן לבעיות טכניות להרוס לך את הוובינר

התמודדות עם בעיות טכניות במהלך וובינר יכולה להיות חוויה מאוד מתסכלת.

החלק הטכני של הוובינר הוא החלק הבלתי צפוי ותמיד יש בו בעיות, מה גם שלרוב, הבעיות נובעות מדברים שאין לך עליהם שליטה.

בכל מצב של תקלה במהלך הוובינר חשוב להתמודד ומהר עם הבעיה, אחרת אתה מאבד את הקהל שלך מהר מאוד.

למרבה הצער, גם התכנון הטוב ביותר אינו מבטיח שהוובינר יעבור ללא תקלות ודברים יכולים להשתבש ואם הם ישתבשו זה יהיה הכי גרוע שרק אפשר.

מרפי אמר זאת כך (בתרגום חופשי): “בכל מצב נתון, אם יש סיכוי לכך שאירועים יתרחשו שלא כשורה, הם אכן יתרחשו שלא כשורה.” או בגירסה קצרה יותר: “כל דבר שיכול להשתבש, אכן ישתבש” וכדוגמה נוהגים להוכיח את חוק מרפי כתשובה לשאלה: “מדוע פרוסת לחם מרוחה בחמאה תיפול בדרך כלל על הצד המרוח?”

במאמר זה תמצא/י את 5 הטיפים הטובים ביותר להתמודדות עם בעיות טכניות במהלך וובינר.

10 דברים שחייבים לדעת לפני הוובינר הראשון שלך

1. הישאר רגוע, אל תיבהל

לפעמים מה שנראה כבעיה טכנית משמעותית במהלך הוובינר, עשוי להיות משהו ממש פשוט.

פאניקה לא תעזור לך במציאת הפתרון ומהר כיוון שהבהלה רק תחמיר את היכולת שלך להתמודד עם בעיות טכניות. לפעמים עדיף פשוט לקחת נשימה עמוקה ולחשוב בצורה רציונאלית על הסיבה שגרמה לבעיה.

כאשר יש בעיה, אתה צריך להבין ומהר היכן הבעיה? האם היא אצל המציג או האם הבעיה היא אצל המשתתפים כולם או חלקם.

אם רק מספר מועט של משתתפים חוו בעיה, זאת בעיה אצלם: במחשב או בחיבור האינטרנט.

2. הכן תוכנית גיבוי

אחד הדברים החשובים שעליך להיערך לקראתם בעת תכנון וובינר הוא תוכנית גיבוי למקרה שתתרחש תקלה. תוכנית זו תעזור לך לדעת מה לעשות במקרה של בעיה.

לדוגמה, מה עליך לעשות אם:

2.1 אין שמע

2.2 אין אינטרנט

2.3 המחשב שלך “נתקע”

בראש ובראשונה צריכים לעשות את הוובינר על מערכת אמינה ויציבה.

אחר כך צריך לבדוק את חיבור האינטרנט שלך ולוודא שהוא עומד בדרישות של הפלטפורמה.

לתוכנית גיבוי נדרשים משאבים ואולי גם השקעה כספית, אבל מעבר לכך נדרשת היערכות ומחשבה.

2.1 אובדן שמע

הבעיה המרכזית בוובינר עבור המשתתפים. בדרך כלל זה נגרם כתוצאה מכך שמשתתף לחץ בטעות, ללא כוונה על לחצן ההשתקה בטעות. אולי הוא ניסה להחליש אבל בפועל הוא השתיק את הרמקול.

אם הקהל שלך לא יכול לשמוע אותך לפתע במהלך הוובינר, זה כבר ענין אחר. ברור שמשהו קרה במהלך הוובינר. זה נדיר שמיקרופון שעובד, פתאום מפסיק לעבוד, אבל איך מרפי אמר? “אם פרוסה מרוחה בחמאה, תיפול, היא תיפול על הצד המרוח בחמאה.” ואתה צריך להיערך בהתאם.

לפעמים, בעיות שמע יכולות להיגרם מחיבור אינטרנט לקוי, אבל לעיתים נדירות זה בגלל שהמיקרופון סיים את חייו.

2.2 בעיות אינטרנט במהלך הוובינר

אחת הסיבות הנפוצות ביותר לבעיות טכניות במהלך הוובינר שלך היא בעיות בחיבור לאינטרנט. זה יכול לגרום לבעיות של “קפיאת” השקופיות אצל המשתתפים, שמע מקוטע או אובדן מוחלט של החיבור לאינטרנט.

בדיקה מוקדמת לפני הוובינר וביצוע הוראות מדוייקות לקראת הוובינר תוודא שאתה ערוך ומוכן כשמלוא האינטרנט הזמין עבורך, עומד לרשותך.

2.3 בעיות מחשב

למחשבים יש הרגל אומלל להתרסק בזמן הגרוע ביותר האפשרי (עוד פעם מרפי?!?).

אם זה קורה למציג או לדובר, זה יכול להיות אסון ויש לעשות הכל כדי להבטיח שמחשב המציג מוכן כראוי לוובינר.

דבר ראשון יש לוודא שיש הזנת חשמל למחשב.

למחשבים ניידים יש סוללה, אבל היא מוגבלת בזמן ואם היא ישנה, לא ניתן לאמוד כמה זמן בדיוק יש לה חיים.

מערכת חלונות מראה כמה חיים נשארו לסוללה. המלצתי היא לא הסתמך על נתון זה: לא על האחוזים ולא על כמה זמן נותר. לכן, אם המציג / דובר עושה שימוש במחשב נייד, תדאג שיהיה מחובר בכבל לחשמל.

לסיכום

החלק הטכני הוא החלק הבלתי צפוי ותמיד יש בו בעיות שלרובן אין לך יכולת השפעה או שליטה: אין לך שליטה על מזג האוויר, אין לך שליטה על אספקת החשמל ועל עוד גורמים שעשויים כל אחד לחוד או חלקם ביחד לגרום לתקלה.

אני כאן כדי לתת לך פתרון. יש לי את הידע והניסיון להיערך לפני תחילת הוובינר ולהתמודד בשעה שהבעיה מרחשת. טיפול מהיר ומקצועי שהמשתתפים לא יהיו מודעים לכך שבכלל היתה תקלה שנפתרה.

אודות הכותב

מומחה לתכנון, הקמה וניהול וובינרים עם ידע רב וניסיון של מאות וובינרים, רבי משתתפים, בארץ ובחו"ל. בין לקוחותינו: מכון היצוא, משרד הכלכלה, תרבותו מבית רימון טיולים, המוסד לבטיחות ולגיהות, אלן קאר וחברות עסקיות אחרות. מעניין אותך לשמוע איך אנהל את הוובינר שלך שיהיה מוצלח? צלצל/י 09-8910462

כתוב תגובה

נגישות